Regulamin i polityka prywatności strony rezerwacyjnej

Zastanawiasz się nad stworzeniem strony rezerwacyjnej, na której klienci będą mogli rezerwować wizyty w celu skorzystania z usług np. Twoim gabinecie kosmetycznym, lekarskim czy też np. zapisać się na zajęcia fitness? A może prowadzisz serwis dzięki któremu użytkownicy mogą rezerwować usługi wielu różnych firm? Ważną częścią procesu tworzenia każdego z tych serwisów jest  regulamin i polityka prywatności strony rezerwacyjnej. W tym artykule omawiamy, co powinny zawierać te dokumenty. 

 

Zadania, które spełnia odpowiedni regulamin

Najważniejszymi zadaniami regulaminu strony rezerwacyjnej jest przede wszystkim spełnienie obowiązków informacyjnych wobec użytkowników serwisu oraz uregulowanie ewentualnych umów zawieranych poprzez taką stronę. Co więcej, posiadanie regulaminu serwisu internetowego jest obowiązkiem prawnym. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga stworzenia regulaminu usług elektronicznych, do których należą funkcjonalności serwisu. Ustawa o prawach konsumenta nakazuje podanie konsumentowi szeregu informacji o właścicielu serwisu i regulamin jest jedynym miejscem, gdzie wszystkie te informacje można zawrzeć. Z kolei Rozporządzenie RODO wymaga podania wielu informacji dotyczących przetwarzania danych użytkowników.Regulamin i polityka prywatności strony rezerwacyjnej to ważne aspekty prawne.

 

Elementy kompleksowego regulaminu serwisu

Kompleksowy regulamin serwisu powinien zawierać szereg elementów, do których należą przede wszystkim:

• ogólne zasady korzystania z serwisu;
• opis działania serwisu;
• opis funkcjonalności i warunki korzystania z nich;
• zasady dotyczące rezerwowania wizyt oraz określenie sposobu zawierania umów – w tym czy umowa zawierana jest dopiero na miejscu w trakcie wizyty, czy serwis umożliwia zawarcie wiążącej umowy o świadczenie usług;
• warunki, terminy i sposoby płatności – w przypadku gdy serwis zawiera umożliwia dokonanie wiążącej rezerwacji oraz jednocześnie płatności;
• sposób składania reklamacji związanych z funkcjonowaniem serwisu;
• informacje o odstąpieniu od umowy oraz o ograniczeniach tego prawa – w przypadku gdy serwis umożliwia dokonanie wiążącej rezerwacji;
• pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w przypadku konsumentów;
• informacje dotyczące praw autorskich i ewentualnej licencji na korzystanie z serwisu.

 

Duża część serwisów rezerwacyjnych nie umożliwia zawarcia wiążącej umowy o świadczenie usług, ani nie zawiera płatnych funkcjonalności. Niemniej jednak, z prawnego punktu widzenia korzystanie z funkcjonalności serwisu, nawet jeżeli są one darmowe, prowadzi do zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Należy zatem opisać wszystkie funkcjonalności dostępne w serwisie i wskazać zasady korzystania z nich. 

 

Najczęściej występującymi funkcjonalnościami serwisu rezerwacyjnego są konto użytkownika oraz formularz rezerwacji. W przypadku serwisów, które z kolei umożliwiają zawarcie wiążącej umowy o świadczenie usług oraz dokonanie płatności, konieczne jest opisanie samej umowy, sposobu jej zawierania, chwili zawarcia umowy, sposobów i terminu płatności, a także ewentualnego odstąpienia od umowy. 

 

Jeżeli chodzi o formularz rezerwacji, regulamin powinien wskazywać, w jaki sposób można za jego pomocą zarezerwować daną usługę, jakie dane są konieczne do przejścia procesu rezerwacji, a także czy można za jego pomocą zawrzeć wiążącą umowę o świadczenie usług czy też umożliwia on jedynie dokonanie niewiążącej rezerwacji. Niezależnie od rodzaju umowy, regulamin powinien wskazywać strony: użytkownika serwisu oraz podmiot, który będzie świadczył końcową usługę. Jeżeli jest to jednocześnie właściciel serwisu (szczególnie w przypadku serwisu rezerwacyjnego dedykowanego tylko dla jednej działalności), należy wskazać jego dane w regulaminie. Jeżeli serwis umożliwia rezerwację usług u różnych firm, należy wskazać w regulaminie, że dane tej strony umowy będą podane przed dokonaniem rezerwacji. Nie muszą one wówczas być zawarte w regulaminie, natomiast powinny być podane w opisie oferty danej firmy na stronie serwisu lub w formularzu rezerwacji, a także dodatkowo w wiadomości e-mail potwierdzającej rezerwację. 

 

W przypadku, gdy serwis umożliwia zawarcie wiążącej umowy o świadczenie usług (na co najczęściej wskazuje możliwość dokonania płatności w serwisie), warto również pamiętać o konsumenckim prawie odstąpienia od umowy. W przypadku umów o świadczenie usług, można wyłączyć to uprawnienie, ale pod pewnymi warunkami. Zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta:

 

„Prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów (…) o świadczenie usług, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy.”

 

W praktyce oznacza to, że w przypadku gdy sprzedaż usług jest skierowana do konsumentów, gdyby usługa miałą zastać wykonana przed upływem 14 dni od rezerwacji (t.j. zawarcia umowy o świadczenie usług), będzie konieczne uzyskanie od nich odpowiedniej zgody na świadczenie tych usług przed upływem terminu na odstąpienie od umowy. W przeciwnym razie, konsument mógłby skorzystać z usługi, a następnie odstąpić od umowy i żądać zwrotu zapłaconej kwoty. W regulaminie należy zamieścić informację o tym wyjątku od prawa odstąpienia od umowy i dokładnie opisać, jakich sytuacji on dotyczy.

 

Brak odebrania od użytkowników powyższych zgód nie stanowi naruszenia praw konsumenta, ani obowiązków informacyjnych. Umożliwia on jednak użytkownikom odstąpienie od umowy przed upływem 14 dni od jej zawarcia i jednocześnie odzyskanie pieniędzy pomimo skorzystania z odpłatnych usług. 

 

W niektórych serwisach rezerwacyjnych użytkownik może założyć konto. Konto często umożliwia wówczas dostęp do większej ilości funkcjonalności lub do bardziej rozbudowanych ich wersji. W postanowieniach dotyczących konta, należy opisać sposób jego zakładania (np. formularz rejestracji), dane które użytkownik podaje przy rejestracji, a także funkcje do których dostęp umożliwia konto. Warto również opisać, w jaki sposób możliwe jest usunięcie konta.

 

Jeżeli w serwisie jest dostępny newsletter, należy wskazać sposób zapisu na newsletter, a także dane których podanie jest konieczne do zapisu, i które będą przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Najczęściej będzie to adres e-mail użytkownika. Jeżeli newsletter będzie służył do przesyłania informacji o charakterze marketingowym, należy odebrać od użytkownika zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w tym celu. Można tę zgodę dodać do odpowiedniego checkboxa bądź wysyłać do klientów maila potwierdzającego zapis i tam zamieszczać tę zgodę z linkiem do kliknięcia.

 

Polityka prywatności zgodna z RODO

Będąc administratorem danych osobowych zbieranych i przetwarzanych poprzez serwis, masz wobec użytkowników serwisu liczne obowiązki informacyjne. Ustawodawca unijny przyjął, że podmiot, którego dane są przetwarzane, a więc także użytkownik serwisu, powinien otrzymać od administratora kompleksową i wyczerpującą informację w głównych aspektach przetwarzania jego danych. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia RODO, powinieneś zapewnić użytkownikowi serwisu następujące informacje:

 

• dane administratora – nazwa firmy, imię i nazwisko administratora (w przypadku firm jednoosobowych), dane kontaktowe np. adres miejsca prowadzenia działalności/siedziby, adres e-mail;
• jeżeli wyznaczyłeś w swojej firmie inspektora ochrony danych – dane kontaktowe tej osoby;
• cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych;
• kategorie odbiorców danych osobowych – jeżeli przekazujesz dane użytkowników jakimś podmiotom zewnętrznym;
• przekazywanie danych osobowych użytkowników do państwa będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – EOG (czyli państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) lub organizacji międzynarodowej mającej siedzibę poza EOG;
• konkretny okres przechowywania określonych danych osobowych lub kryteria ustalenia takiego okresu;
• prawo żądania przez osobę, której dane dotyczą dostępu do jej danych oraz do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jej danych;
• prawo do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody na przetwarzanie danych;
• prawie do wniesienia przez osobę, której dane dotyczą skargi do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony danych Osobowych – UODO);
• czy wymóg podania danych osobowych podczas korzystania z serwisu jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy w serwisie (np. umowy o korzystanie z funkcjonalności serwisu) oraz jakich danych i jakich sytuacji taki wymóg dotyczy;
• zautomatyzowane podejmowanie decyzji w stosunku do użytkowników, w tym tzw. profilowanie użytkowników oraz zasady działania tego typu mechanizmów, jeżeli są stosowane w serwisie.

 

Dobrze napisana polityka prywatności ma zatem przede wszystkim funkcję spełnienia wszystkich tych obowiązków informacyjnych wobec użytkowników Twojego serwisu.

 

Podstawy prawne przetwarzania danych

Regulamin i polityka prywatności strony rezerwacyjnej to dokumenty, do których należy się przyłożyć. Warto zadbać, aby zbieranie i przetwarzanie danych użytkowników Twojego serwisu miało konkretne podstawy prawne. Rozporządzenie RODO zabrania przetwarzania danych bez takiej postawy. Jeżeli zatem nie możesz znaleźć podstawy do przetwarzania określonych danych w określonej sytuacji, może oznaczać to, że prawo zabrania Ci w danej sytuacji przetwarzać dane. W takim przypadku trzeba zweryfikować, czy cel który założyłeś w związku z przetwarzaniem jest rzeczywiście konieczny lub prawidłowo sformułowany Najczęściej występujące w serwisie internetowym podstawy prawne przetwarzania danych są następujące:

 

• wykonanie umowy np. umowy o świadczenie usługi (np. udostępnienie użytkownikowi określonych funkcjonalności w serwisie) lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia RODO);
• prawnie uzasadniony interes administratora np. dochodzenie roszczeń związanych z zawartymi umowami lub obrona przed takimi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO);
• zgoda użytkownika, np. na marketing (art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia RODO);
• obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO).

 

Pełna lista podstaw prawnych przetwarzania danych zawarta jest w art. 6 Rozporządzenia RODO. Warto zapoznać się z tym przepisem w razie jakichkolwiek wątpliwości, czy założony przez Ciebie cel przetwarzania danych użytkowników serwisu jest zgodny z wymogami Rozporządzenia RODO.

 

Podsumowanie

Regulamin i polityka prywatności strony rezerwacyjnej jest ważnym aspektem prowadzenia działalności zgodnie z prawem, dlatego warto zastanowić się jak uregulować wszelkie aspekty prawne. Dużą część z nich można wypełnić poprzez posiadanie dobrze napisanego regulaminu oraz polityki prywatności serwisu. Jeżeli jesteś zainteresowany uzyskaniem profesjonalnej pomocy przy napisaniu odpowiedniego regulaminu i polityki prywatności Twojego serwisu, sformułowaniu właściwych checkboxów, lub masz jakiekolwiek pytania dotyczące prawnych aspektów działania serwisu – nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji. Możesz skontaktować się z nami np. pod adresem e-mail: kontakt@regulaminowo.pl.