Regulamin strony internetowej i polityka prywatności dla strony firmowej (wizytówki)

Nie ulega wątpliwości, że internet pomaga bardzo wielu przedsiębiorcom nagłośnić informacje o swojej działalności oraz pozyskać cenne kontakty z potencjalnymi kontrahentami. Właśnie dlatego popularnością cieszą się wśród nich strony internetowe o charakterze „wizytówki”. Celem takiej strony firmowej jest przede wszystkim zebrać w jednym miejscu najważniejsze wiadomości o profilu i zakresie działalności przedsiębiorcy, tak aby przykuć uwagę i zachęcić odwiedzających do skorzystania z jego usług lub zamówienia oferowanych produktów.

Strona firmowa, tak jak każda strona internetowa, nie obejdzie się zatem bez odpowiednio dopasowanych pod kątem prawnym dokumentów. Co powinno znaleźć się w regulaminie i polityce prywatności strony „wizytówki”?

Obowiązki informacyjne na stronie firmowej

Strona firmowa zawsze powinna posiadać stosowny regulamin strony internetowej. Jeżeli przedsiębiorcy wydaje się, że jego witryna jest na tyle prosta i nieskomplikowana, że nie dotyczą jej żadne regulacje prawne – pozostaje on w błędzie. Podstawowym aktem prawnym, który zawiera wymogi stosowane w zasadzie do każdej strony internetowej, jest ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Zgodnie z tymi przepisami strona firmowa powinna zawsze posiadać własny regulamin strony internetowej, określający co najmniej: 

1. 1. dane identyfikujące przedsiębiorcę prowadzącego stronę, w tym również jego dane kontaktowe, 
   2. ogólne warunki korzystania z usług elektronicznych (tj. funkcjonalności strony),
   3. wymogi techniczne dla prawidłowego korzystania ze strony firmowej i jej funkcjonalności; oraz
   4. zastrzeżenia i pouczenia prawne.

Przekazywanie powyższych informacji usługobiorcom strony firmowej jest niezbędne, aby spełnić obowiązki informacyjne wynikające z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Niespełnienie tych obowiązków albo przekazanie danych niepełnych bądź nieprawdziwych może zostać uznane za wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Dodatkowo należy pamiętać, że nieudostępnienie usługobiorcy informacji o zasadach i warunkach korzystania ze strony firmowej spowoduje, że usługobiorcy nie będą wiązały te postanowienia regulaminu, których nie przekazano mu do wglądu przed skorzystaniem z funkcjonalności strony.

Nie bez znaczenia są także obowiązki informacyjne wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, które znajdują się w rozporządzeniu RODO. Właśnie z uwagi na mnogość tych obowiązków konieczne jest, aby każda strona firmowa posiadała osobny dokument w postaci polityki prywatności. Zapewni to również możliwość sprostania ciężarowi dowodowemu, który obarcza przedsiębiorcę, zgodnie z którym powinien on każdorazowo umieć wykazać, że dopełnił wobec usługobiorców wszystkich obowiązków informacyjnych wskazanych przez RODO. Posiadanie odpowiednio skonstruowanej polityki prywatności jest pierwszym krokiem do bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.

Zastrzeżenia i pouczenia prawne na stronie firmowej

W regulaminie strony „wizytówki” przede wszystkim należy uregulować kwestie odpowiedzialności jej właściciela, tak aby nie budziło to żadnych wątpliwości. Zasadniczo strona firmowa nie będzie umożliwiać zawarcia bezpośrednio za jej pomocą umowy sprzedaży czy też umowy o świadczenie usług – w zależności od charakteru działalności przedsiębiorcy. Właściciel strony powinien wyjaśnić zatem osobom ją odwiedzającym, na czym polegają zasady jej działania.

Należy zastrzec wyraźnie, że za pośrednictwem strony firmowej nie dochodzi do zawarcia umowy, a co najwyżej – zapoznanie się z asortymentem towarów lub/i świadczonych przez przedsiębiorcę usług oraz nawiązanie z firmą kontaktu celem ewentualnego negocjowania warunków umowy. Zawarcie takiej umowy następuje już jednak zawsze poza stroną firmową, np. w siedzibie przedsiębiorcy lub na odległość drogą telefoniczno-mailową, co uregulowane jest osobnymi ogólnymi warunki sprzedaży.

W związku z powyższym w regulaminie wskazane jest również zastrzeżenie, że cenniki, reklamy i opisy produktów lub usług, które opublikowano na stronie firmowej, mają charakter informacyjny i nie mogą być traktowane jako oferta w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, a co najwyżej – jako zaproszenie do zawarcia umowy. Tym samym przedsiębiorca prowadzący stronę firmową zabezpiecza swoje interesy, ponieważ rozwiewa wszelkie potencjalne wątpliwości co do charakteru publikowanych treści oraz roli swojej strony firmowej.

Zalecane z punktu widzenia przedsiębiorcy są także inne zabezpieczające jego interesy pouczenia i zastrzeżenia prawne, takie jak np. stosowna nota dotycząca praw autorskich i praw własności intelektualnej do materiałów tekstowych, graficznych i audiowizualnych zamieszczonych na łamach strony firmowej. 

Strona firmowa, zależnie od tego, jak złożone funkcjonalności posiada, może pozwalać swoim usługobiorcom na wprowadzanie różnych danych, np. za pośrednictwem dostępnych formularzy. W regulaminie strony internetowej powinny zatem znaleźć się liczne pouczenia co do treści, jakich nie wolno zamieszczać na jego łamach. Przykładowo – dodawane przez usługobiorców komentarze muszą być oczywiście zgodne z rzeczywistością i niewprowadzające w błąd. Dobrze jest w tym miejscu upomnieć także usługobiorców, w ślad za obowiązkiem płynącym z przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, że zabronione jest dostarczanie przez nich treści o charakterze bezprawnym czy mogących zakłócać prawidłowe działanie strony firmowej. Korzystanie ze strony powinno odbywać się z poszanowaniem ogólnych przepisów prawa, a w szczególności dóbr osobistych osób trzecich, ochrony danych osobowych oraz praw własności intelektualnej. Są to kwestie pozornie oczywiste, jednak na właścicielu strony firmowej, jako usługodawcy, ciąży obowiązek spełnienia tych obowiązków informacyjnych i pouczenia swoich usługobiorców o tych zasadach.

Regulamin strony internetowej, jak wyżej wspomniano, nie powinien także pomijać kwestii technicznych. Należy wskazać, jakie wymagania powinna spełniać osoba odwiedzająca stronę firmową, aby korzystać z niej w sposób prawidłowy i w pełni funkcjonalny. Mogą one polegać w szczególności na zaleceniach dotyczących rodzaju i wersji przeglądarki internetowej, właściwości urządzenia końcowego usługobiorcy, minimalnej rozdzielczości ekranu czy też uruchomienia odpowiednich skryptów i wtyczek, takich jak Javascript, pliki Cookies albo Flash.

Warunki korzystania z usług elektronicznych

Strona firmowa będzie zawsze posiadała mniej lub bardziej skomplikowane usługi elektroniczne, tj. wszelkie funkcjonalności, które noszą cechy interaktywności i pozwalają osobom odwiedzającym stronę na wprowadzanie informacji i dokonywanie akcji powodujących określony skutek na stronie internetowej. Przedsiębiorca prowadzący stronę firmową występować będzie więc tutaj w roli usługodawcy w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

W przypadku strony firmowej można wyobrazić sobie w szczególności takie usługi elektroniczne jak wyszukiwarka, newsletter, formularz kontaktowy albo blog z możliwością przeglądania oraz komentowania publikowanych na nim wpisów. Są to najczęściej wykorzystywane na „wizytówkach” usługi elektroniczne.

Usługodawca powinien informować o sposobie działania i zasadach używania tego typu usług elektronicznych. Zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną – miejscem na spełnienie tych wymogów jest oczywiście regulamin strony internetowej, który powinien właściwie określać postanowienia dotyczące świadczenia usług elektronicznych. Istotną kwestią jest wskazanie również kategorii danych, których podanie jest od usługobiorcy wymagane celem skorzystania z określonej usługi elektronicznej. 

Warunki korzystania z usług elektronicznych powinny wskazywać nie tylko na sposób działania czy ewentualne zagrożenia płynące z korzystania z usług elektronicznych strony, ale także informować usługobiorców o możliwości i sposobie rezygnacji z usług elektronicznych w każdej chwili i bez ponoszenia kosztów. Dodatkowo należy określić procedurę reklamacji funkcjonowania strony i jej usług elektronicznych. 

Dane osobowe na stronie firmowej

W końcu dochodzimy do ostatniej kwestii, którą należy uregulować, gdy sporządza się dokumenty dla każdej strony internetowej. W świetle rozporządzenia RODO przejrzystość w zakresie przetwarzania danych osobowych nabrała jeszcze większego znaczenia niż dawniej. Dlatego właśnie każda strona firmowa, nawet jeżeli nie udostępnia swoim usługobiorcom zbyt wielu podstron czy formularzy, w których mogą podawać swoje dane osobowe, powinna posiadać dostosowaną politykę prywatności.

Polityka prywatności spełnia obowiązki informacyjne, jakie ciążą na administratorze danych osobowych, którym będzie w większości przypadków sam właściciel strony i jej usługodawca. Powinna ona precyzować, kto jest administratorem danych gromadzonych w ramach strony internetowej oraz jak nawiązać z nim kontakt. Jeżeli dana firma wyznaczyła inspektora ochrony danych osobowych, to również jego dane identyfikacyjne muszą znaleźć się w polityce prywatności.

Ponadto nie może zabraknąć informacji o sposobie przetwarzania danych osobowych usługobiorców. Każda polityka prywatności powinna precyzować:

1. Cele, dla których gromadzi się dane osobowe w ramach strony;
2. Podstawę prawną celu przetwarzania danych;
3. Okres przechowywania danych, czyli przez jaki czas dane będą w określonym celu przetwarzane.

Są to podstawowe informacje, na jakie należy zwrócić uwagę, tworząc politykę prywatności strony firmowej. Poza tym należy pouczyć osoby, których dane dotyczą, o ich prawach (w szczególności do sprostowania i zmiany danych, usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu).

W polityce prywatności powinny się znaleźć informacje o wszelkich wykorzystywanych metodach analitycznych (takich jak narzędzie Google Analytics albo Facebook Pixel) oraz o profilowaniu i remarketingu, jeżeli są przez administratora strony stosowane. Usługobiorcy powinni być świadomi, jakie narzędzia i dlaczego stosuje się do śledzenia ich aktywności w ramach strony firmowej, a także jakie potencjalne skutki może to na nich wywierać.

Polityka prywatności jest również dobrym miejscem na spełnienie obowiązku informacyjnego dotyczącego plików Cookies, który wynika z ustawy Prawo telekomunikacyjne. W zasadzie każda strona internetowa z tego rodzaju plików korzysta, aby zapamiętywać preferencje usługobiorców co do wyglądu strony, podawane przez nich dane (np. z wypełnianych ankiet i formularzy) czy też do celów statystyczno-analitycznych. Jako że nie ma możliwości wyłączenia używania plików Cookies domyślnie dla każdego usługobiorcy, usługodawca powinien informować osoby odwiedzające stronę, najlepiej poprzez widoczny komunikat na stronie głównej, o korzystaniu z plików Cookies. Komunikat taki może zawierać odnośnik do polityki prywatności, w której z kolei zagadnienie zostanie omówione szerzej. Niezbędne jest pouczenie o możliwości ręcznego wyłączenia oraz usunięcia plików Cookies przez każdego usługobiorcę z perspektywy jego przeglądarki internetowej.

Dlaczego warto zlecić prawnikowi napisanie regulaminu i polityki prywatności strony firmowej?

Regulamin i polityka prywatności strony firmowej powinny być zgodne z przepisami obowiązującego prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Prawem telekomunikacyjnym oraz rozporządzeniem RODO.

Jak zatem widać, regulacje, które należy uwzględnić, rozsiane są często po wielu różnych aktach prawnych. Właściciel strony firmowej, nie znając dobrze prawa, może więc napotkać na swej drodze sporo przeszkód. Zdradliwe mogą być także błędne przekonania, że jeżeli strona firmowa jest z zasady tylko nieskomplikowaną „wizytówką” przedsiębiorcy, to nie wymaga ona spełnienia żadnych szczególnych wymogów prawnych. Nic bardziej mylnego.

Chociaż kuszące jest skopiowanie jednego z dostępnych w sieci wzorów regulaminów, ich jakość zazwyczaj pozostawia wiele do życzenia, a poza tym nie ma pewności, że nie naruszamy wtedy czyichś praw własności intelektualnej. Dlatego lepiej nie ryzykować i zwrócić się z tym problemem do prawnika. Profesjonalny regulamin to coś więcej niż działalność zgodna z prawem – jego wysoki poziom merytoryczny oraz przejrzystość budują wiarygodność strony „wizytówki”, a tym samym – całej firmy należącej do przedsiębiorcy. Odpowiednio zredagowany przez prawnika regulamin zapewni pozytywny odbiór firmy oraz będzie dobrze prezentować się na jej stronie.