Jeśli prowadzisz czat internetowy lub planujesz go założyć w najbliższej przyszłości, to w pierwszej kolejności sprawdź czy posiadasz odpowiedni regulamin i politykę prywatności czatu. Dokumenty te są Ci potrzebne, abyś uregulował w nich kwestię zasad korzystania z czatu i zamieszczanych na nim treści. Ponadto, jako właściciel czatu będziesz przetwarzał dane jego użytkowników, dlatego musisz zadbać o spełnienie obowiązków informacyjnych wynikających z RODO. W tym artykule wskażemy Ci jak powinien wyglądać regulamin czatu.
Ogólna charakterystyka czatu internetowego
Czat internetowy, to miejsce na stronie internetowej, które umożliwia prowadzenie rozmów za pośrednictwem Internetu w formie pisemnej, audio lub wideo. Czat internetowy jest więc traktowany jako jedna z form komunikacji pomiędzy użytkownikami. W internecie znajdziemy także wiele czatów internetowych, których głównym celem jest wymiana poglądów i informacji z osobami o podobnych zainteresowaniach. Użytkownicy czatu mogą więc rozmawiać za jego pośrednictwem ze znajomymi czy osobami wyszukanymi losowo przez czat. Dlatego ważne jest aby właściciel czatu posiadał odpowiedni regulamin czatu internetowego, który przede wszystkim będzie określał warunki korzystania z czatu, a także zamieszczane za jego pośrednictwem treści.
Co powinien zawierać regulamin czatu internetowego
Podstawowym aktem prawnym, o którym właściciel czatu internetowego powinien pamiętać jest ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ponieważ czat internetowy będzie pozwalał na zawarcie umów o świadczenie usług elektronicznych (np. rejestracji konta czy korzystania z czatu). Zgodnie z przepisami tej ustawy usługodawca (w tym przypadku właściciel czatu) powinien określić regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Taki regulamin może być częścią regulaminu czatu internetowego.
Najważniejszym punktem regulaminu czatu będą warunki korzystania z czatu. W regulaminie nie może zabraknąć informacji o treściach, jakich nie wolno zamieszczać podczas korzystania z czatu (np. wulgaryzmów). Należy także upomnieć użytkowników czatu, w związku z obowiązkiem wynikającym z przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, że zabronione jest dostarczanie przez nich treści o charakterze bezprawnym czy mogących zakłócać prawidłowe działanie czatu internetowego. W regulaminie należy także wskazać, że korzystanie z czatu powinno odbywać się z poszanowaniem ogólnych przepisów prawa, a w szczególności dóbr osobistych osób trzecich, ochrony danych osobowych oraz praw własności intelektualnej. Kwestie te mogą wydawać się oczywiste, ale jako właściciel czatu masz obowiązek spełnienia tych obowiązków informacyjnych i pouczyć użytkowników czatu o tych zasadach.
Regulamin czatu nie powinien także pomijać kwestii technicznych. Należy wskazać, jakie wymagania powinna spełniać osoba odwiedzająca czat, aby korzystać z niego w sposób prawidłowy i w pełni funkcjonalny (np. posiadać odpowiedni sprzęt techniczny).
W razie jakichkolwiek problemów czy pytań dotyczących działania czatu usługobiorcy powinni mieć możliwość skontaktowania się z właścicielem strony. Dlatego nie bez znaczenia jest, aby regulamin zawierał w szczególności dane identyfikacyjne właściciela czatu (dane firmy lub imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej) oraz dane kontaktowe takie jak adres do korespondencji, adres mailowy czy numer telefonu.
Zasady korzystania z usług elektronicznych
W regulaminie czatu internetowego powinien znajdować się dokładny opis działania czatu oraz wszystkich usług elektronicznych dostępnych na jego stronie. Bez wątpienia podstawową funkcją czatu internetowego jest możliwość prowadzenia rozmów z innymi użytkownikami czatu w czasie rzeczywistym. Oprócz tego czat może posiadać dodatkowe usługi jak np. możliwość rejestracji konta. W regulaminie nie może więc zabraknąć informacji na jakich zasadach odbywa się korzystanie z usług, jakie dane osobowe należy podać, aby skorzystać z danej usługi oraz wskazania czy ma ona charakter jednorazowy, czy też ma charakter ciągły (np. w przypadku konta użytkownika). Jeśli korzystanie z usług czatu jest odpłatne, to również należy poinformować o tym w regulaminie, a także wskazać dostępne metody płatności.
W przypadku takich usług elektronicznych, które wymagają podania swoich danych osobowych w określonym celu, niezbędne będzie umieszczenie odpowiednich checkboxów, które osoba korzystająca z usługi będzie obowiązana zaznaczyć. W szczególności chodzi tutaj o oświadczenie o zapoznaniu się z polityką prywatności oraz zgodą na postanowienia regulaminu czatu.
Obowiązkiem usługodawcy będzie także informowanie w regulaminie o ewentualnych zagrożeniach i niebezpieczeństwach, jakie wiązać się mogą z korzystaniem z usług elektronicznych dostępnych w ramach czatu internetowego. Właściciel czatu powinien również poinformować o zasadach zgłaszania reklamacji na te usługi.
Dane osobowe, a czat internetowy
Kolejną kwestią, którą należy uregulować prowadząc czat internetowy jest kwestia przetwarzania danych osobowych jego użytkowników. Każdy właściciel czatu internetowego, nawet jeżeli udostępnia swoim użytkownikom możliwość bycia anonimowym podczas korzystania z czatu, powinien posiadać dostosowaną politykę prywatności.
W dokumencie tym wyraźnie powinien być wskazany administrator danych osobowych – najczęściej będzie to po prostu właściciel czatu internetowego czyli usługodawca. Ponadto administrator powinien poinformować w polityce prywatności przede wszystkim o:
- adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska
- danych kontaktowych inspektora danych wyznaczonego przez administratora ( jeżeli został wyznaczony)
- ogólnych podstawach przetwarzania danych (m.in. wyrażenie zgody przez osobę, której dane dotyczą),
- celach oraz okresie przetwarzanych danych osobowych,
- odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych osobowych np. dostawcy usług informatycznych)
- profilowaniu (o ile jest stosowane);
- praw osoby, której dane dotyczą ( m.in prawo do sprzeciwu, cofnięcia zgody czy wniesienia skargi do organu nadzorczego),
- dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
- przekazywaniu danych osobowych użytkowników do państwa będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – EOG (czyli państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) lub organizacji międzynarodowej mającej siedzibę poza EOG;
Polityka prywatności jest również dobrym miejscem na spełnienie obowiązku informacyjnego dotyczącego plików cookies, jeśli dana strona z nich korzysta (np. do zapamiętywania danych logowania do konta). Jako że nie ma możliwości wyłączenia używania plików cookies domyślnie dla każdego użytkownika, właściciel czatu powinien informować osoby odwiedzające stronę, najlepiej poprzez widoczny komunikat na stronie głównej, o korzystaniu z plików cookies. Komunikat taki zawierać może odnośnik do polityki prywatności, w której z kolei zagadnienie zostanie omówione szerzej. Powinno znaleźć się tam pouczenie o możliwości ręcznego wyłączenia oraz usunięcia plików cookies przez każdego użytkownika z perspektywy jego przeglądarki internetowej.
Podsumowanie
Z uwagi na liczne wymogi informacyjne, które nakłada rozporządzenie RODO oraz ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każdy właściciel czatu internetowego powinien posiadać odpowiedni regulamin.
Pamiętaj, że brak realizacji przez właściciela czatu obowiązków informacyjnych wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) może skutkować wniesieniem skargi do organu nadzorczego, a w ostateczności ryzykiem nałożenia znacznej kary finansowej – w przypadku najmniejszych naruszeń kara pieniężna może wynosić do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
Jeżeli potrzebujesz pomocy przy przygotowaniu regulaminu czatu internetowego – nasi prawnicy służą pomocą. Możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: kontakt@regulaminowo.pl.
