Rezerwacje różnego rodzaju usług czy wizyt przez Internet od ostatnich kilku lat cieszą się niezwykłą popularnością Z tego też względu stron i platform, na których takie rezerwacje są udostępniane jest obecnie coraz więcej. Wchodząc na tego typu strony możemy wyszukać interesującą nas usługę/ produkt, sprawdzić orientacyjną kwotę, dostępność w oczekiwanym terminie i zarezerwować wcześniej wybrany produkt czy usługę. Przykładem tego typu serwisów są portale rezerwacyjne z noclegami, badaniami lekarskimi, usługami kosmetycznymi czy zajęciami sportowymi.
W dzisiejszym artykule umówimy właśnie serwisy rezerwacyjne oraz wspólnie przeanalizujemy najważniejsze aspekty ich funkcjonowania mając na uwadze wymogi prawne jak i praktyczne. Zapraszamy do lektury.
Standardowy model – serwis rezerwacyjny
W ramach tego artykułu przedstawimy i omówimy najważniejsze kwestie prawne związane z serwisem rezerwacyjnym opierając się na najbardziej standardowym, popularnym modelu takiego serwisu. W każdym serwisie bowiem udostępniane mogą być specyficzne funkcjonalności, których struktura został stworzona pod konkretną branżę lub funkcjonalności, które są typowe dla innych rodzajów serwisu.
Standardowy serwis rezerwacyjny opiera się z jednej strony na możliwości dodawania ofert produktów, usług, które mogą być przedmiotem rezerwacji, wraz z określeniem ceny, dostępności terminu bądź okresu rezerwacji, a z drugiej strony – na możliwości rezerwacji wybranych wcześniej produktów bądź usług za pomocą formularza rezerwacji.
W standardowym serwisie rezerwacyjnym złożenie rezerwacji produktu, usługi jest dla klienta bezpłatne i niezobowiązujące. W ramach rezerwacji sprzedawca zobowiązuje się w określonym terminie zarezerwować produkt, najczęściej umowa sprzedaży zawierana jest w punkcie stacjonarnym sprzedawcy, a w przypadku np. usług kosmetycznych czy wizyt lekarskich – w salonie kosmetycznym bądź gabinecie lekarskim.
Tym samym właściciel serwisu rezerwacyjnego nie jest stroną zawieranych umów sprzedaży, jego rola ogranicza się tak naprawdę do udostępnienia platformy, usług elektronicznych jak konto czy Newsletter, pełnienia funkcji administratora danych osobowych oraz bieżącego kontaktu z usługobiorcami serwisu.
Oczywiście w tym miejscu musimy też wspomnieć o serwisach rezerwacyjnych, poprzez które można zarówno zarezerwować np. nocleg w sposób niewiążący, jak i zapłacić za całość usługi, która jest objęta rezerwacją i tym samym zawrzeć ostateczną umowę z usługodawcą bądź sprzedawcą. Różnych możliwości i odmian jest bardzo wiele, natomiast w tym artykule skupimy się na typowym modelu serwisu rezerwacyjnego, poprzez który dokonujemy jedynie niewiążącej nas rezerwacji.
Bardzo ważne jest zawarcie takiej informacji w regulaminie i wyraźne wskazanie, że poprzez dokonanie rezerwacji w serwisie nie jest zawierana docelowa umowa sprzedaży, a do momentu zawarcia umowy w punkcie stacjonarnym, poza serwisem – na kliencie nie ciążą żadne zobowiązania. O tym co powinno się znaleźć w regulaminie serwisu rezerwacyjnego dowiesz się w dalszej części artykułu.
Usługi Elektroniczne udostępniane przez serwis rezerwacyjny
Ze względu na specyfikę, ilość i typy usług, które możemy zarezerwować – nie sposób omówić w jednym artykule wszystkich możliwych konfiguracji funkcjonalności w serwisie rezerwacyjnym. Wskażemy natomiast najczęściej występujące funkcjonalności w serwisach rezerwacyjnych jak: dodawanie ofert produktów/ usług, które mogą być przedmiotem rezerwacji, wyszukiwarka produktów/ usług, formularz zapytania/ formularz kontaktowy, formularz rezerwacji, opcjonalnie konto, newsletter oraz dodatkowe opcje wyróżniania ofert.
Oczywiście, w bardziej rozbudowanych serwisach rezerwacyjnych możemy spotkać się jeszcze z takimi funkcjonalnościami jak: blog czy forum.
Jakie wymogi wiążą się z wszystkimi funkcjonalnościami w serwisie? Otóż, każda z nich to świadczona przez właściciela serwisu usługa elektroniczna, a poprzez np. zapis na Newsletter czy rejestrację Konta zawierana jest tzw. umowa o charakterze ciągłym. W regulaminie serwisu należy każdą z usług wyraźnie wskazać poprzez jej zdefiniowanie oraz opisanie sposobu w jaki usługobiorca może z niej korzystać, kroków jakie są wymagane, aby skorzystanie z usługi było skuteczne oraz sposobu rezygnacji z danej usługi.
Przykład: opisując usługę elektroniczną „Wyszukiwarkę” należy poruszyć następujące kwestie: moment rozpoczęcia korzystania z wyszukiwarki ( np. przejście na stronę główną serwisu), kroki niezbędne do skutecznego z niej korzystania ( np. wpisanie wyszukiwanej frazy, wybranie kategorii i kliknięcie pola akcji) oraz wskazanie sposobu zakończenia korzystania z wyszukiwarki ( skorzystanie z wyszukiwarki ma charakter jednorazowy i ulega zakończeniu po skorzystaniu z niej).
W taki sposób należy opisać każdą z usług elektronicznych. W przypadku serwisu rezerwacyjnego należy szczególną uwagę poświęcić warunkom oraz przesłankom złożenia rezerwacji, a także wyraźnie wskazać moment zawarcia umowy sprzedaży już w punkcie stacjonarnym, gabinecie lekarskim, kosmetycznym czy centrum fitness.
Serwis rezerwacyjny- po czym poznać kompleksowy i rzetelny regulamin?
Kompleksowy regulamin serwisu rezerwacyjnego powinien składać się z kilkunastu rozbudowanych punktów, w których powinny zostać w sposób czytelny i uporządkowany uregulowane takie kwestie jak: ogólne warunki korzystania z serwisu wraz ze wskazaniem administratora danych osobowych, szczegółowe wskazanie i opisanie usług elektronicznych, warunki złożenia rezerwacji, warunki zawarcia umowy sprzedaży reklamacje dot. działania serwisu.
Oczywiście nie można zapomnieć o szeregu obowiązkach informacyjnych, zawarciu zapisów dot. prawa odstąpienia od umowy czy pozasądowych sposobach rozwiązywania sporów. Oprócz wyżej wskazanych elementów, regulamin powinien zawierać zapisy odnośnie praw autorskich oraz odrębne regulacje znajdujące zastosowanie w przypadku przedsiębiorców, dzięki którym w zakresie przewidzianym przepisami, możliwe jest ograniczenie odpowiedzialności usługodawcy.
Co do zasady serwis rezerwacyjny będzie skierowany zarówno do podmiotów profesjonalnych – przedsiębiorców jak i do konsumentów, warto natomiast odrębnie przeanalizować każdą sytuację i dopasować regulamin do grupy docelowej w serwisie.
Polityka Prywatności serwisu rezerwacyjnego zgodna z RODO
Szczegółowe kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych klientów w serwisie powinny być ujęte w odrębnym od regulaminu dokumencie – Polityce Prywatności. W dokumencie tym wyraźnie powinien być wskazany administrator danych osobowych – najczęściej będzie to po prostu właściciel serwisu czyli usługodawca.
Administrator danych osobowych powinien informować w polityce prywatności przede wszystkim o:
- adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska,
- danych kontaktowych inspektora danych wyznaczonego przez administratora ( jeżeli został wyznaczony),
- ogólnych podstawach przetwarzania danych ( m.in. wyrażenie zgody przez osobę, której dane dotyczą )
- celach, okresie oraz zakresie przetwarzanych w sklepie danych osobowych,
- odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych w sklepie ( np. podmioty obsługujące płatności elektroniczne),
- profilowaniu ( o ile jest stosowane);
- praw osoby, której dane dotyczą ( m.in prawo do sprzeciwu, cofnięcia zgody czy wniesienia skargi do organu nadzorczego),
- dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
Powyższe elementy to obowiązkowy „szkielet” Polityki Prywatności. Należy mieć na uwadze to, że tak jak regulamin – również polityka prywatności musi być każdorazowo dopasowana do danego serwisu rezerwacyjnego. Indywidualnie powinny być przeanalizowane takie kwestie jak: cele, zakres przetwarzanych danych, kategorie odbiorców czy stosowanie profilowania i plików Cookies.
Kwestii, które należy wziąć pod uwagę jest wiele – warto skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnika
Chociaż kwestii, które należy wziąć pod uwagę tworząc dokumenty dedykowane serwisowi rezerwacyjnemu jest wiele – nawet wszystkie wskazane powyżej aspekty mogą okazać się niewystarczające. Zalecamy w przypadku rozbudowanych serwisów rezerwacyjnych skorzystanie z pomocy doświadczonego prawnika, który indywidualnie przeanalizuje funkcjonowanie danego serwisu i stworzy w pełni dopasowane dokumenty. Ponadto, w przypadku, gdy grupą docelową serwisu są konsumenci, w grę wchodzą także ewentualne kary za m.in. klauzule niedozwolone czy niespełnienie obowiązków informacyjnych nałożone przez UOKiK. Oprócz sankcji pieniężnych nałożonych przez UOKiK nie można zapominać o karach wynikających z RODO.
Korzystając z gotowych wzorów dostępnych w Internecie czy też próbując bez doświadczenia w materii E-Commerce samodzielnie stworzyć dokumenty dla serwisu możemy się narazić na dotkliwe sankcje. Szczególnie w przypadku serwisów internetowych warto rozważyć zwrócenie się do prawnika i posiadanie w pełni dopasowanego regulaminu oraz polityki prywatności.
Podsumowanie
Jeżeli jesteś właścicielem serwisu rezerwacyjnego lub zamierzasz uruchomić taką platformę zachęcamy Cię do skorzystania z usług naszych doświadczonych prawników. Przeanalizują i przeprowadzą kompleksowy audyt Twoich dokumentów lub od podstaw stworzą w pełni dopasowany regulamin oraz politykę prywatności dla Twojego serwisu.
