Wypożyczalnia internetowa – planujesz otworzyć wypożyczalnię internetową? Świetnie, to dobry pomysł na biznes! Niezależnie od tego, co będziesz wypożyczać klientom, musisz zadbać, aby Twoja nowo rozpoczęta działalność była bezpieczna i zgodna z przepisami, a także przynosiła oczekiwane zyski.
W poniższym artykule przedstawiamy Tobie najważniejsze aspekty prawne prowadzenia wypożyczalni internetowej: od wyboru właściwej formy działalności gospodarczej i księgowości, przez wymogi prawne dla zawieranych umów najmu (w tym regulamin wypożyczalni internetowej), aż po ochronę Twojej marki.
[ ] 1 Założenie działalności gospodarczej
Kiedy już wiesz, na czym będzie polegać Twój biznes, musisz zastanowić się nad odpowiednią formą prawną swojej działalności. Prawo daje w tym temacie wiele opcji, ale ostatecznie to od nas zależy, na co się zdecydujemy. Inna forma prawna będzie dobra dla początkującego przedsiębiorcy, a jeszcze inna – dla takiego, który zaczyna już osiągać większe zyski.
Jeżeli zakładając wypożyczalnię internetową nie jesteś jeszcze pewien, czy taka działalność będzie dla Ciebie zyskowna oraz czy możesz liczyć na wysoki przychód, nie musisz od razu podejmować formalności związanych z rejestracją działalności gospodarczej. Prawo przewiduje obecnie tzw. działalność nieewidencjonowaną – jest to udogodnienie dla osób, które chcą „sprawdzić się” w roli przedsiębiorcy i sądzą, że ich przychody (przynajmniej na początku) będą niewielkie. Warunkiem jest, aby Twój przychód nie będzie przekraczał 50% ustawowego minimalnego wynagrodzenia. Wystarczy, że jednego miesiąca przekroczysz ten próg – i już jesteś zobowiązany do wpisania się do rejestru CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), w którym muszą znaleźć się przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Pamiętaj, że zasadniczo zawsze możesz od razu założyć działalność gospodarczą i uzyskać wpis do CEIDG, bez oczekiwania na to, jak Twoje przychody miesięczne przekroczą dopuszczalny limit działalności nieewidencjonowanej.
Jednoosobowa działalność gospodarcza, to w zasadzie najprostszy sposób prowadzenia działalności, w tym również w ramach wypożyczalni internetowej. Czy jednak zawsze jest to najbardziej opłacalne rozwiązanie? Należy pamiętać, że prowadząc działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, ponosisz odpowiedzialność za wszystkie zobowiązania firmy nie tylko majątkiem zgromadzonym w toku prowadzonej działalności, ale także majątkiem osobistym.
Aby ograniczyć swoją odpowiedzialność, ale też zredukować wysokość ponoszonych osobiście wydatków na firmę, możesz skorzystać z wielu różnych rozwiązań prawnych, np. możesz prowadzić działalność z inną osobą fizyczną, zawierając umowę spółki cywilnej. Tym niemniej spółka cywilna, podobnie jak jednoosobowa działalność gospodarcza, nie jest najlepszym rozwiązaniem na prowadzenie bardziej rozwiniętej i dochodowej działalności, szczególnie że wbrew swojej nazwie – nie jest to wcale „spółka”, lecz jedynie pewna umowa o współpracy przedsiębiorców, którzy pragną ukierunkować swoje odrębne działalności na osiągnięcie wspólnego celu.
Wobec tego w trakcie prowadzenia swojej wypożyczalni internetowej możesz zorientować się, że nagle dotychczasowa jednoosobowa działalność gospodarcza staje się mniej opłacalna. Kuszące może stać się wtedy przekształcenie działalności np. w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Prawo zna wiele odmian spółek – dzielonych na spółki osobowe (partnerska, jawna, komandytowa i komandytowo-akcyjna) oraz spółki kapitałowe (spółka akcyjna oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – jednak najkorzystniejszą formą spółki dla osób, które prowadząc działalność samemu, pragną znaleźć sposób na lepsze zabezpieczenie się przed dużą odpowiedzialnością, okazuje się zwykle właśnie przekształcenie swojej jednoosobowej firmy w jednoosobową spółkę z o.o.
Założenie spółki z o.o. przez przedsiębiorcę, który dotychczas prowadził działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, może z początku zniechęcić większą liczbą formalności oraz koniecznością dysponowania określonym kapitałem, jednak korzyści i poziom komfortu prowadzenia działalności w tej postaci mogą okazać się zdecydowanie wyższe. Rejestracja spółki wymaga już odpowiedniego wniosku do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) wraz z niezbędnymi załącznikami (w tym m. in. umowa spółki w formie notarialnej – lub akt założycielski, jeśli jest to spółka jednoosobowa).
Wszystkie te czynności ostatecznie podniosą koszty zmiany formy prowadzonej działalności gospodarczej, ale osiągnięty rezultat – utworzenie osoby prawnej, która „przejmuje” naszą odpowiedzialność za zobowiązania wynikłe z prowadzenia wypożyczalni internetowej – jest w długofalowej perspektywie ważną korzyścią.
Pozostają jeszcze… podatki. Tak długo, jak Twoje przychody pozostają odpowiednio niskie i prowadzisz działalność nieewidencjonowaną, nie musisz przejmować się kwestią rozliczeń podatkowych oraz odprowadzaniem składek na ubezpieczenia do ZUS. Kiedy jednak zaczniesz prowadzić działalność gospodarczą, oprócz jej oficjalnej rejestracji obciążać Ciebie będzie obowiązek rozliczania się z Urzędem Skarbowym oraz wpłacania składek do ZUS-u.
Na początku wszystko może wydawać się proste i możliwe do ogarnięcia samemu. Początkujący, jednoosobowy przedsiębiorca może w ZUS-ie skorzystać zwykle z różnych udogodnień, np. ulgi na start albo opłacania składek w preferencyjnej wysokości. Rozliczenia podatkiem dochodowym można prowadzić w formie uproszczonej, np. na ryczałcie lub w formie karty podatkowej, a z VAT-u wielu przedsiębiorców może się zwolnić ze względu na niskie dochody.
To wszystko z początku pozwala zredukować wydatki firmowe oraz formalności księgowe. Niestety, z czasem, kiedy działalność się rozwija, wszystko zaczyna się znowu komplikować, a formy opodatkowania czy prowadzenia księgowości nie są już takie jednoznaczne. Pojawiają się dylematy, które rozwiązania są najbardziej opłacalne dla Twojego biznesu. W tych oraz innych problemach pomóc może zatrudnienie księgowej – albo skorzystanie z usług zewnętrznego biura księgowego. Warto jak najwcześniej przemyśleć powierzenie tych spraw komuś, kto ma to o tym najlepsze pojęcie. Nie bez znaczenia pozostaje tutaj wybór formy współpracy (zatrudnienie czy outsourcing) oraz sporządzenie dobrej umowy, która będzie regulować zakres obowiązków oraz odpowiedzialność stron. Pozwoli to Tobie skupić się przede wszystkim na tym, po co założyłeś firmę – czyli na prowadzeniu wypożyczalni internetowej.
[ ] 2 Wypożyczalnia internetowa
Otwarcie wypożyczalni internetowej wiązać będzie się przede wszystkim z koniecznością zapewnienia solidnego oprogramowania, na którym zamierzasz „postawić” stronę internetową swojej wypożyczalni. Oprogramowanie musi uwzględniać potrzebne Tobie funkcjonalności, mechanizmy i skrypty, z których będziesz korzystał w celu np. zawierania umów najmu z klientami, a także do prowadzenia statystyk i analityki, na podstawie których prowadzisz działania marketingowe i zwiększasz zasięgi swojej strony.
Niezależnie od tego, czy skorzystasz z gotowego rozwiązania (oprogramowania udostępnianego na nieodpłatnej licencji albo platformy płatnej w formie subskrypcji), czy też zdecydujesz się zainwestować w dedykowany silnik dla swojej wypożyczalni internetowej, możesz napotkać różne bariery techniczne. Jeżeli nie posiadasz odpowiedniej wiedzy ani umiejętności, aby im sprostać, również tutaj przydatna będzie pomoc profesjonalisty – doświadczonego informatyka. W zależności od zakresu usług, na które się zdecydujesz, konieczne będzie podpisanie z fachowcem umowy. Umowa z informatykiem pozwoli nie tylko sprecyzować zakres świadczonych przez niego usług – tak aby nie budziło to wątpliwości i abyś później nie odczuwał zawodu z otrzymanych owoców jego pracy – ale też wprowadzić bardzo ważne postanowienia m. in. w celu ustalenia terminów wykonania prac oraz ich odbioru, możliwości zgłaszania uwag i nanoszenia poprawek, gwarancji, a co najważniejsze – praw autorskich do wykonanego oprogramowania i skryptów.
W przypadku gdy chcesz „przetestować”, czy działalność polegająca na prowadzeniu wypożyczalni internetowej w ogóle się dla Ciebie sprawdzi, możesz pozwolić sobie na sięgnięcie po tańsze, a nawet nieodpłatne rozwiązania w postaci legalnie udostępnianych na tzw. „wolnych” licencjach oprogramowaniach CMS. W odpowiednim czasie, gdy ograniczenia techniczne takiego silnika albo jego zabezpieczenia staną się niezadowalające, będziesz mógł przenieść się na coś innego.
Przy okazji warto od razu uwzględnić dobry hosting oraz rejestrację trafnej domeny – o ile w przypadku hostingu, można na początku pozwolić sobie na oszczędność i tańsze rozwiązanie, np. korzystając z planu hostingowego o niższym transferze i pojemności serwera, o tyle domena już na starcie może być kluczowa dla późniejszego wyrobienia swojej marki i rozpoznawalności wypożyczalni internetowej. Zmiana nazwy „po czasie” może odbić się czkawką z marketingowego punktu widzenia. Warto zwrócić tutaj uwagę nie tylko na dobrą i charakterystyczną nazwę marketingową, ale też taką, która przede wszystkim będzie bezpieczna i nie niesie ryzyka, że naruszamy prawa np. do cudzej nazwy lub znaku towarowego. Przechodząc na bardziej zaawansowany i odpłatny hosting, zwróć uwagę, aby w umowie o prowadzenie hostingu zawarte były szczegółowe informacje na temat aspektów technicznych (np. certyfikat SSL, dostępna powierzchnia serwera, maksymalny transfer) oraz dodatkowych usług, takich jak support usługodawcy w przypadku problemów i błędów po stronie serwera. Umowa taka powinna zawierać również regulacje dotyczące odpowiedzialności hostingodawcy, w szczególności w zakresie awarii i przerw technicznych, a także gwarancji co do jakości świadczonych usług. Bez sensu jest również “pakować” się w umowy o zbyt długim czasie obowiązywania (np. 2-3 lata). Jeden rok, przynajmniej w celu sprawdzenia usług danego hostingodawcy, powinien być wystarczający, szczególnie gdy nie ma możliwości swobodnego wypowiedzenia umowy.
Bardzo pomocne okażą się także usługi z dziedziny pozycjonowania (SEO). Pozycjonowanie pozwoli Tobie na lepsze wypromowanie strony wypożyczalni internetowej i zapewnienie jej wysokiego miejsca na liście wyników wyszukiwań w najpopularniejszych wyszukiwarkach internetowych. Również tutaj konieczne jest uważne czytanie umów, które zwykle podsuwają sami pozycjonerzy. Wzory umów usługodawców SEO potrafią być naszpikowane wieloma niezrozumiały i z pozoru korzystnymi dla Ciebie zapisami, które jednak przy bliższej analizie mogą okazać się zbędne i mylące. Dobrze jest określić zakres świadczonych usług w sposób precyzyjny i faktycznie adekwatny do Twoich potrzeb, przede wszystkim po to, abyś nie przepłacał za coś, czego rzeczywiście nie potrzebujesz lub nie ma sensu dla Twojej wypożyczalni. Ponadto także tutaj warto zwrócić uwagę na czas obowiązywania umowy, zwłaszcza gdy jest to Twoja pierwsza umowa z tym pozycjonerem. Niebezpieczne może być udzielanie pozycjonerom zbyt dużego i swobodnego dostępu do Twojego serwera i strony wypożyczalni internetowej – może się wydawać, że jest to konieczne dla wykonania umowy, ale w gruncie rzeczy lepiej zabezpieczyć się i ograniczać dostęp do koniecznego minimum.
[ ] 3 Zawieranie umów najmu z klientami
Wypożyczalnię internetową można prowadzić przynajmniej na dwa różne sposoby. Każdy z wariantów wiąże się jednak z zawarciem z klientem umowy najmu wypożyczanego przez Ciebie przedmiotu.
Bardzo ważne jest, abyś już na początku rozważył, jakie przyjmiesz rozwiązanie. Czy zamierzasz całkowicie „uprościć” i zautomatyzować proces zawierania umów najmu z klientami – i pozwalać na zawieranie umów najmu bezpośrednio na stronie swojej wypożyczalni internetowej? Czy też wolisz, aby strona wypożyczalni internetowej miała tylko charakter informacyjny, a umowę najmu będziesz zawierać z klientami np. po indywidualnych negocjacjach mailowych lub telefonicznych?
Co istotne, należy rozpatrzyć te kwestie nie tylko od strony praktycznej, ale przede wszystkim pod kątem wymogów prawnych. Ustalenie treści umowy i szczegółowych warunków, na jakie umówiłeś się z klientem, będzie na pewno prostsze, gdy dysponujesz umową pisemną z jego wyraźnym podpisem. Niestety, zawieranie każdej umowy wypożyczenia na piśmie będzie trudniejsze w sensie logistycznym i zmniejszy też tempo obsługi zamówień składanych przez internet. Nic więc dziwnego, że coraz częściej wypożyczalnie internetowe, chcąc być bardziej konkurencyjne, dążą do usprawnienia zawierania umów od początku do końca przez internet.
Warto zwrócić uwagę, że umowa najmu będzie ważna niezależnie od tego, czy zawierasz ją przez formularz zamówień na stronie wypożyczalni internetowej, czy też mailowo, czy dopiero pisemnie przy odbiorze przedmiotu przez klienta. Umowa najmu nie wymaga bowiem zgodnie z przepisami żadnej szczególnej formy. Możesz uregulować „ramy” takiej umowy np. w postaci osobnego wzorca umowy takiego jak ogólne warunki najmu albo ogólne warunki świadczenia usług wypożyczalni. Taki dokument pozostanie niezmienny i możesz przedstawiać go każdemu klientowi, z którym zawierasz umowę – zmianie ulegną jedynie elementy takie jak okres, przedmiot czy cena wypożyczenia, które będą wynikać z zamówienia danego klienta.
Wszystkie powyższe kwestie wymagają więc od Ciebie nie tylko przemyślenia metodyki działania, ale też wreszcie skonstruowania porządnej i jak najlepiej zabezpieczającej Twoje interesy umowy do stosowania w relacjach z klientami. Dla osiągnięcia tego celu nie obejdzie się z pewnością bez skorzystania z usług prawnika, który doradzi Tobie w wyborze modelu wypożyczalni internetowej i sposobu zawierania umów, a następnie opracuje potrzebne dokumenty.
[ ] 4 Regulamin i polityka prywatności wypożyczalni internetowej
Kiedy udało Ci się postanowić, w jakiej formie będziesz prowadzić działalność i jaki model działania wypożyczalni internetowej obierzesz, a Twoja strona internetowa już funkcjonuje, pojawia się ten moment, w którym warto zastanowić się nad regulaminem i polityką prywatności Twojej wypożyczalni internetowej.
Wszystkie wypożyczalnie internetowe, niezależnie od tego, czy zawieranie umów najmu następuje w ramach strony internetowej, czy dopiero pisemnie po kontakcie z klientem – będą potrzebowały regulaminu oraz polityki prywatności. Dokumenty te są fundamentalne dla legalnego działania każdej witryny, w tym również wypożyczalni internetowej.
Prawidłowo przygotowany regulamin wypożyczalni internetowej powinien poruszać kwestie:
- warunków składania zamówień, zawarcia i realizacji umowy najmu;
- warunków świadczonych w wypożyczalni internetowej usług elektronicznych (np. formularz kontaktowy, konto, newsletter, formularz zamówienia);
- zasad i zakresu odpowiedzialności przedsiębiorcy; a także powinien
- spełniać prawem przewidziane obowiązki informacyjne, w szczególności wobec konsumentów.
Obowiązki informacyjne są liczne, jednak w przypadku wypożyczalni internetowej można być pewnym, że obejmą one zawsze wymogi przewidziane w Kodeksie cywilnym, Ustawie o prawach konsumenta oraz w Ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. „Minimalizacja” tych obowiązków (ale nie ich całkowite wyeliminowanie!) byłaby możliwa, gdybyś zdecydował się na skierowanie swojej wypożyczalni internetowej i jej usług tylko do osób niebędących konsumentami, tj. przedsiębiorców. Klienci B2B są „prostsi”, ponieważ masz w stosunku do nich mniej obowiązków, a z kolei możesz pozwolić sobie na wprowadzenie większej liczby ograniczeń odpowiedzialności i uprawnień umownych.
Regulamin wypożyczalni internetowej może zawierać te wszystkie szczegółowe warunki realizacji umowy najmu z klientami, które domyślnie zawarłbyś w umowie pisemnej, jeżeli interesuje Cię całkowite uproszczenie procesu zawierania umów i sprowadzenia ich np. do formularza zamówień. Regulamin wypożyczalni internetowej może także zawierać tylko ogólne „ramy” prawne dla przyszłych umów najmu, które zawierać będziesz z klientami dopiero po przedstawieniu im konkretnej oferty wypożyczenia – na podstawie ich zapytania.
W zależności od tego, jaki model działania wypożyczalni internetowej postanowiłeś obrać, powinieneś w regulaminie zawrzeć odpowiednie zastrzeżenia prawne i wyjaśnić np. że katalogi, cenniki i opisy przedmiotów dostępne na stronie wypożyczalni są tylko przykładowe i mają charakter wyłącznie informacyjny (a zatem nie stanowią oferty handlowej). Ważne jest wtedy, aby wskazać potencjalnym klientom, że strona wypożyczalni internetowej zaprasza ich jedynie do rozpoczęcia negocjacji w celu zawarcia umowy najmu. W przeciwnym razie, zwłaszcza wtedy, gdy udostępniasz na stronie formularz z możliwością składania zamówień, mogą pojawić się uzasadnione wątpliwości co do chwili, w której dochodzi do wiążącego zawarcia umowy.
Brak regulaminu naraża więc przedsiębiorcę na ewentualne sankcje prawne, jakie ustawodawca wiąże np. z niespełnianiem obowiązków informacyjnych, ale przede wszystkim naraża nas na roszczenia użytkowników i klientów wypożyczalni internetowej, którzy wykorzystają sytuację, że wypożyczalnia internetowa jest przez nas „niedoregulowana” i nie ustaliliśmy warunków korzystania z niej.
Bardzo ważną kwestią w przypadku wypożyczalni internetowej jest oczywiście ustawowe prawo odstąpienia od umowy, które przysługuje konsumentom. Usługi w zakresie najmu mogą korzystać przynajmniej z dwóch wyjątków od prawa odstąpienia od umowy, które wprowadza Ustawa o prawach konsumenta. Oznacza to, że przedsiębiorca może skorzystać z przepisów prawa, które pozwolą mu uchronić się przed roszczeniami ze strony konsumentów o zwrot pieniędzy, zwłaszcza wtedy, gdy usługa została już wykonana lub rozpoczęta. W przypadku niektórych wypożyczalni internetowych, w zależności od przedmiotu wypożyczenia, w grę może wchodzić przepis o świadczeniu usług w zakresie najmu samochodów oraz usług związanych z wypoczynkiem, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres trwania usługi. Dotyczyć może to w szczególności sezonowego najmu np. jachtów i żaglówek dla celów rekreacyjnych.
Inną kwestią, którą na pewno należy uregulować, są warunki i terminy płatności za wypożyczenie. W niektórych wypożyczalniach, zwłaszcza wtedy, gdy umowa dotyczy udostępnienia przedmiotu do używania w odległym czasie, konieczne może się okazać uregulowanie kwestii opłaty rezerwacyjnej lub zadatku, który będzie chociaż częściowo rekompensował stratę wynikłą z nagłego zerwania umowy przez klienta. Innym ważnym elementem każdej umowy najmu jest zabezpieczenie przyszłych roszczeń np. z tytułu uszkodzenia przedmiotu wypożyczenia – w tym celu warto wprowadzić obowiązek zapłaty kaucji zwrotnej.
Polityka prywatności, w przeciwieństwie do regulaminu wypożyczalni internetowej, nie ma charakteru wiążącego i nie pełni roli żadnej umowy. Polityka prywatności ma na celu jedynie spełnienie licznych obowiązków informacyjnych, które płyną z przepisów o ochronie danych osobowych (rozporządzenie RODO) albo innych przepisów dotyczących prywatności klientów, np. obowiązki prawne wynikające ze stosowania plików cookies na stronie wypożyczalni internetowej.
W przypadku polityki prywatności należy pamiętać o tym, że zgodnie z rozporządzeniem RODO dokument ten powinien w sposób rzetelny i zrozumiały informować użytkowników i klientów wypożyczalni internetowej o celach, podstawach i okresach przetwarzania ich danych osobowych przez właściciela wypożyczalni internetowej. W polityce prywatności powinny pojawić się również bardzo ważne informacje na temat potencjalnych odbiorców danych osobowych, a zatem podmiotów, którym właściciel wypożyczalni internetowej może przekazywać i powierzać do przetwarzania dane osobowe swoich użytkowników i klientów. Mogą to być w szczególności podmioty obsługujące procesy realizacji płatności albo wysyłki przedmiotu wypożyczenia, ale uwzględnić trzeba tak samo hostingodawcę, dostawców wtyczek społecznościowych, informatyka, biuro księgowe i kancelarię prawną itp.
Dla prawidłowego spełnienia wszystkich obowiązków informacyjnych, nie można zapomnieć o pouczeniu użytkowników i klientów wypożyczalni internetowej o przysługujących im prawach. Zgodnie z rozporządzeniem RODO są to prawa do dostępu, sprostowania, ograniczenia, usunięcia lub przenoszenia ich danych, a także prawo do wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do sprzeciwu.
Naturalnie sama polityka prywatności to nie wszystko. W kontekście RODO równie istotna jest dokumentacja wewnętrzna firmy regulująca zasady przetwarzania danych osobowych zarówno klientów i użytkowników wypożyczalni internetowej, jak i np. pracowników firmy. Taka dokumentacja wewnętrzna ma charakter “instrukcji” dla pracowników firmy, ale też przede wszystkim legitymizuje sposób, w jaki postępujesz z tymi danymi osobowymi na wypadek ewentualnej kontroli organu nadzorczego. Wtedy to Ty będziesz musiał wykazać, w jaki sposób dokumentujesz np. czynności przetwarzania danych albo czy prowadzisz wymagane prawem ewidencje oraz czy zawierasz umowy powierzenia przetwarzania danych z każdym swoim podwykonawcą, któremu przekazujesz dane klientów.
[ ] 5 Ochrona Twojej marki
Aby nie obudzić się z przysłowiową „ręką w nocniku”, powinieneś od jak najwcześniejszych etapów funkcjonowania swojej wypożyczalni internetowej pomyśleć o ochronie swojej marki. Oczywiście, na początku może się Tobie wydawać, że to nieistotne, przyjdzie na to pora później, a obecnie lepiej koszty te spożytkować na inne, bardziej palące wydatki związane z samą wypożyczalnią internetową.
Nie da się jednak ukryć, że ochronę marki rozpoczynasz już na samym początku zakładania wypożyczalni internetowej – choćby w chwili, w której decydujesz o rejestracji domeny strony internetowej, a w dalszej kolejności instalujesz oprogramowanie i „ubierasz” wypożyczalnię internetową w określoną szatę graficzną. Już wtedy musisz mieć na uwadze nie tylko ryzyko naruszania cudzych praw własności intelektualnej (czy to praw autorskich, czy też prawa do znaku towarowego). Twoja domena, jeśli wcześniej nie przeprowadzisz odpowiedniego rozeznania na rynku, szczególnie wśród obecnej już konkurencji, może bowiem w przyszłości zostać spotkać się z roszczeniem ze strony podmiotu trzeciego o zaprzestanie jej używania. Stanie się tak na pewno, gdy inna firma, zwłaszcza działająca w podobnej branży, zastrzegła znak towarowy słowny o brzmieniu identycznym lub podobnym do domeny używanej przez Twoją wypożyczalnię internetową.
A co z szatą graficzną wypożyczalni internetowej? Jeśli próbujesz od początku „przyoszczędzić” na pozornie nieistotnych rzeczach, to może kusić Ciebie, aby skorzystać z gotowych rozwiązań, znalezionych gdzieś w internecie. Jeśli nie upewnisz się, że np. wykorzystany szablon graficzny jest udostępniany na „wolnej” licencji i za zgodą uprawnionego podmiotu albo też w jakiś sposób naruszysz warunki tej licencji – mogą spotkać Cię srogie konsekwencje.
Pamiętaj, że najczęściej problemy związane z brakiem ochrony Twojej marki (na co składają się wszystkie slogany, hasła, nazwa domeny, nazwa wypożyczalni i firmy, używane logotypy i oznaczenia itp.) pojawiają się dopiero, gdy Twoja działalność nabrała już „rozpędu” i wypożyczalnia internetowa zyskała rozpoznawalność. Wtedy to zwykle przyciągniesz uwagę podmiotów trzecich, które mogą zauważyć naruszanie ich praw i rościć sobie prawo do odszkodowania, ale nawet co gorsze – do zaprzestania korzystania z danego znaku. Wyobrażasz sobie, że nagle po kilku(nastu) latach działalności musisz zmienić domenę albo zmienić logo i szatę graficzną strony, która już utkwiła w świadomości konsumentów? Straty z tym związane mogą być znacznie większe niż jednorazowe odszkodowanie.
Podsumowując, aby uniknąć wszystkich wyżej opisanych sytuacji, nie wystarczy od początku zadbać o korzystanie z nazw i oznaczeń graficznych, które nie są przez kogoś zarejestrowane. Trzeba jeszcze samemu z odpowiednim wyprzedzeniem złożyć wniosek do Urzędu Patentowego o zastrzeżenie znaku towarowego słownego, słowno-graficznego lub graficznego, w zależności, które rozwiązanie uznasz za najlepsze dla siebie.
Zawiłości związane z wyborem rodzaju znaku, a także zakresu terytorialnego jego ochrony opisujemy dużo szerzej w artykule poświęconym właśnie korzyściom, jakie płyną z rejestracji swojego znaku. Znajdziesz go pod poniższym adresem: Dlaczego Sprzedawca Internetowy powinien zarejestrować znak towarowy swojego sklepu, jak to zrobić i ile to kosztuje – poradnik od prawników Prokonsumencki.pl
Podsumowanie
Jak na pewno zauważyłeś, problemów, na które należy zwrócić uwagę przy zakładaniu wypożyczalni internetowej, jest bardzo wiele. Większość omówionych zagadnień, które musisz przemyśleć już na początku swojego biznesu, wymaga dobrej znajomości przepisów prawa. Aby założyć wypożyczalnię internetową, nie możesz pominąć następujących kroków:
- Rejestracji działalności gospodarczej.
- Prowadzenia rozliczeń podatkowych i księgowości.
- Stworzenia strony internetowej wraz z potrzebnym oprogramowaniem i szatą graficzną.
- Wykupienia domeny oraz hostingu.
- Wyboru modelu działania Twojej wypożyczalni internetowej.
- Zawarcia umów z podwykonawcami i dostawcami usług, bez których Twoja działalność nie ruszy: informatykiem, grafikiem, biurem księgowym, hostingodawcą, operatorem płatności…
- Przygotowania dokumentacji prawnej dla klientów wypożyczalni internetowej: ogólnych warunków najmu, regulaminu i polityki prywatności.
- Sporządzenia dokumentacji wewnętrznej dla firmy zgodnej z RODO.
- Zastrzeżenia Twojego logo i nazw handlowych.
Mając powyższe na uwadze, aby poradzić sobie z większością tych aspektów, bardzo przydatna okaże się właśnie pomoc doświadczonego w e-commerce prawnika. Profesjonalny prawnik będzie w stanie nie tylko sporządzić bezpieczne warunki zawierania umów z klientami, regulamin i politykę prywatności dla Twojej wypożyczalni internetowej oraz dokumentację wewnętrzną dla firmy zgodną z RODO, ale również doradzi w wielu innych kwestiach związanych z prowadzeniem wypożyczalni internetowej, które dotyczą sporów z klientami.
