Regulamin i polityka prywatności – tworzysz mobilne aplikacje sprzedażowe dla swoich klientów lub planujesz rozszerzyć działalność swojej firmy na sprzedaż usług, reklam lub miejsc reklamowych za pomocą aplikacji mobilnych? W tym artykule opisujemy jak powinien wyglądać regulamin takiej aplikacji oraz kwestie przetwarzania danych osobowych.
Regulamin i polityka prywatności zgodna z RODO, ten artykuł przybliży ci wszelkie potrzebne kwestie związane z zachowaniem bezpieczeństwa dla swojej firmy. Zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszymi prawnikami – chętnie pomożemy.
Aplikacje mobilne są coraz bardziej popularnym sposobem sprzedaży usług a także prowadzenia działalności reklamowej. Umożliwiają one wygodniejsze i szybsze zawieranie umów w porównaniu do stacjonarnej sprzedaży towarów i usług, a nawet sprzedaży internetowej w serwisie lub sklepie internetowym. Aplikacja mobilna składa się z oprogramowania, które umożliwia korzystanie z jej funkcjonalności na smartfonie lub tablecie. Jednak nie tylko dobrze działające oprogramowanie i przydatne funkcjonalności są istotne przy tworzeniu aplikacji. Regulamin, który dobrze zabezpiecza interesy usługodawcy, nie zawiera klauzul niedozwolonych i spełnia wszystkie obowiązki informacyjne jest równie ważnym elementem dobrej aplikacji. Co więcej, posiadanie regulaminu aplikacji jest obowiązkiem prawnym. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga stworzenia regulaminu usług elektronicznych, do których należą funkcjonalności aplikacji. Ustawa o prawach konsumenta nakazuje podanie konsumentowi szeregu informacji o przedsiębiorcy np. sprzedającym usługi, a także o samej umowie i regulamin jest jedynym miejscem, gdzie wszystkie te informacje można zawrzeć. Z kolei Rozporządzenie RODO wymaga podania wielu informacji dotyczących przetwarzania danych użytkowników aplikacji.
Elementy kompleksowego regulaminu aplikacji mobilnej
Kompleksowy regulamin aplikacji powinien zawierać szereg elementów, do których należą przede wszystkim:
- ogólne zasady korzystania z aplikacji;
- opis działania aplikacji;
- opis funkcjonalności i warunki korzystania z nich;
- warunki, terminy i sposoby płatności – w przypadku gdy aplikacja zawiera odpłatne funkcjonalności;
- sposób zawarcia umowy o świadczenie usług za pomocą aplikacji – w przypadku aplikacji sprzedającej e-usługi, reklamy, miejsca reklamowe;
- sposób składania reklamacji związanych z funkcjonowaniem aplikacji;
- informacje o odstąpieniu od umowy oraz o ograniczeniach tego prawa – w przypadku gdy aplikacja umożliwia zakupienie usług przez konsumentów;
- pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w przypadku konsumentów;
- postanowienia dotyczące przedsiębiorców;
- informacje dotyczące praw autorskich i ewentualnej licencji na korzystanie z aplikacji.
Część wymienionych powyżej postanowień powinna znaleźć się w regulaminie aplikacji w celu wypełnienia ustawowych obowiązków informacyjnych – szczególnie w przypadku gdy aplikacja umożliwia korzystanie z e-usług przez konsumentów. Odpowiednio sformułowany regulamin aplikacji, służy jednak również zabezpieczeniu interesów właściciela aplikacji, szczególnie w przypadku usług skierowanych do firm. W przypadku postanowień dotyczących przedsiębiorców, w regulaminie można zawrzeć szereg postanowień korzystnych dla usługodawcy, które nie byłyby dozwolone w przypadku konsumentów. Poniżej opisujemy najważniejsze elementy regulaminu aplikacji sprzedającej e-usługi, czy też miejsca reklamowe.
Funkcjonalności i zawarcie umowy za pomocą aplikacji
Opis dostępnych funkcjonalności oraz sposobu zawarcia umowy o korzystanie z usług oferowanych w aplikacji są kluczowymi elementami, które powinien zawierać kompleksowy regulamin aplikacji sprzedającej e-usługi, a także miejsca reklamowe. Najczęściej występującą funkcjonalnością jest oczywiście konto użytkownika. To za pomocą konta użytkownik może zarządzać swoimi działaniami w aplikacji. Regulamin powinien zawierać opis procesu zakładania konta, informację o danych osobowych, które należy podać przy rejestracji, a także krótki opis funkcjonalności, z których korzystanie umożliwia konto.
Następnie, w regulaminie należy opisać sposób w jaki można skorzystać z głównych funkcjonalności tj. zakupu usług, które oferowane są w aplikacji lub zarezerwowania miejsca reklamowego. Warto w tym miejscu określić rodzaj umowy, która będzie w ten sposób zawierana przez użytkownika z właścicielem serwisu. Najczęściej będzie to umowa o świadczenie usług, jednak w niektórych przypadkach konieczne będzie rozważenie również innych umów, takich jak np. umowa najmu. W regulaminie aplikacji warto dokładnie zdefiniować tę umowę i opisać obowiązki obu stron z niej wynikające.
Warto również pamiętać, że zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta:
„Prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów (…) o świadczenie usług, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy.”
W praktyce oznacza to, że w przypadku gdy sprzedaż usług w aplikacji jest skierowana do konsumentów, będzie konieczne uzyskanie od nich odpowiedniej zgody na świadczenie tych usług przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, a więc czternastu dni od zawarcia umowy. W przeciwnym razie, konsument mógłby skorzystać z usługi, a następnie odstąpić od umowy i żądać zwrotu zapłaconej kwoty. W regulaminie należy zamieścić informację o tym wyjątku od prawa odstąpienia od umowy i dokładnie opisać, jakich sytuacji on dotyczy.
Następnie, regulamin powinien określać procedurę zawarcia umowy o skorzystanie z usług oferowanych przez aplikację np. zarezerwowania miejsca reklamowego. W tym miejscu należy między innymi wskazać, w jakiej chwili zawierana jest umowa (np. po naciśnięciu przez klienta określonego przycisku). Konieczne jest również wskazanie ewentualnej odpłatności za daną usługę, w szczególności sposobu i terminu płatności. Nie ma konieczności informowania w samym regulaminie o cenach, natomiast użytkownik powinien taką informację otrzymać w samej aplikacji jeszcze przed zawarciem umowy.
Często pojawiającą się w aplikacji funkcjonalnością, dodatkową wobec głównych dostępnych usług, jest możliwość zapisania się na newsletter. W takim przypadku, w regulaminie należy opisać sposób zapisania się na newsletter, a także informację o możliwości rezygnacji z tej funkcjonalności w każdym czasie. Poza zawarciem tej informacji w regulaminie, przy zapisywaniu się na newsletter, klient powinien wyrazić zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celach marketingowych.
Powyżej opisaliśmy kilka funkcjonalności często występujących w aplikacjach oferujących e-usługi czy możliwość rezerwacji miejsca reklamowego. Warto jednak pamiętać, że w dobrze napisanym regulaminie aplikacji powinien znaleźć się opis wszystkich najważniejszych oferowanych funkcjonalności, szczególnie w sytuacji, kiedy umożliwiają one zawarcie umowy pomiędzy użytkownikiem a właścicielem aplikacji.
Polityka prywatności aplikacji mobilnej zgodna z RODO
Nie tylko informacje o zawieraniu umów oraz informacje o funkcjonalnościach powinny być przekazane użytkownikowi. Będąc administratorem danych osobowych zbieranych i przetwarzanych poprzez aplikację internetową, usługodawca (najczęściej jest nim właściciel aplikacji) ma wobec użytkowników liczne obowiązki informacyjne. Ustawodawca unijny przyjął, że podmiot, którego dane są przetwarzane, a więc także użytkownik aplikacji, powinien otrzymać od administratora kompleksową i wyczerpującą informację w głównych aspektach przetwarzania jego danych. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia RODO, usługodawca powinien zapewnić użytkownikowi serwisu następujące informacje:
- dane administratora – nazwa firmy, imię i nazwisko administratora (w przypadku firm jednoosobowych), dane kontaktowe np. adres miejsca prowadzenia działalności/siedziby, adres e-mail;
- jeżeli w firmie jest wyznaczony inspektor ochrony danych – dane kontaktowe tej osoby;
- cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych;
- kategorie odbiorców danych osobowych – jeżeli dane użytkowników są przekazywane jakimś podmiotom zewnętrznym (np. firmy kurierskie);
- przekazywanie danych osobowych użytkowników do państwa będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – EOG (czyli państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) lub organizacji międzynarodowej mającej siedzibę poza EOG;
- konkretny okres przechowywania określonych danych osobowych lub kryteria ustalenia takiego okresu;
- prawo żądania przez osobę, której dane dotyczą dostępu do jej danych oraz do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jej danych;
- prawo do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody na przetwarzanie danych;
- prawo do wniesienia przez osobę, której dane dotyczą skargi do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony danych Osobowych);
- czy wymóg podania danych osobowych podczas korzystania z aplikacji jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy w aplikacji (np. umowy o korzystanie z funkcjonalności serwisu) oraz jakich danych i jakich sytuacji taki wymóg dotyczy;
- zautomatyzowane podejmowanie decyzji w stosunku do użytkowników, w tym tzw. profilowanie użytkowników oraz zasady działania tego typu mechanizmów, jeżeli są stosowane w aplikacji.
Powyższe informacje najlepiej dostarczyć użytkownikowi w formie odpowiedniej polityki prywatności. Ze względu na konstrukcję aplikacji, zwykle jest możliwość zapoznania użytkownika tylko z jednym dokumentem. Dlatego politykę prywatności można przygotować jako załącznik do regulaminu aplikacji, który będzie się w tym samym dokumencie, i z którym użytkownik będzie mógł się zapoznać w momencie przy rejestracji konta, kiedy będzie mu przedstawiony do akceptacji regulamin. Dobrze napisana polityka prywatności spełnia zatem przede wszystkim funkcję spełnienia wszystkich tych obowiązków informacyjnych wobec użytkowników aplikacji.
Podstawy prawne przetwarzania danych w ramach aplikacji mobilnej
Poza posiadaniem odpowiedniej polityki prywatności warto zadbać, aby zbieranie i przetwarzanie danych użytkowników aplikacji miało konkretne podstawy prawne. Rozporządzenie RODO zabrania przetwarzania danych bez takiej postawy. Jeżeli zatem nie można znaleźć podstawy do przetwarzania określonych danych w określonej sytuacji, może oznaczać to, że prawo zabrania w danej sytuacji przetwarzać dane użytkowników. W takim przypadku trzeba zweryfikować, czy cel który został założony w związku z przetwarzaniem jest rzeczywiście konieczny lub prawidłowo sformułowany Najczęściej występujące w aplikacji podstawy prawne przetwarzania danych są następujące:
- wykonanie umowy np. umowy o świadczenie usługi (np. udostępnienie użytkownikowi określonych funkcjonalności w aplikacji) lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia RODO);
- prawnie uzasadniony interes administratora np. dochodzenie roszczeń związanych z zawartymi umowami lub obrona przed takimi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO);
- zgoda użytkownika, np. na marketing (art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia RODO);
- obowiązek prawny ciążący na administratorze np. prowadzenie ksiąg podatkowych lub rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO w związku z odpowiednimi przepisami ustaw podatkowych lub ustawy o rachunkowości).
Pełna lista podstaw prawnych przetwarzania danych zawarta jest w art. 6 Rozporządzenia RODO. Warto zapoznać się z tym przepisem w razie jakichkolwiek wątpliwości, czy założony przy tworzeniu aplikacji cel przetwarzania danych użytkowników serwisu jest zgodny z wymogami Rozporządzenia RODO.
Podsumowanie
Jeżeli jesteś właścicielem aplikacji internetowej oferującej e-usługi lub sprzedającej miejsca reklamowe albo tworzysz takie aplikacje dla swoich klientów, pamiętaj o tym, że istnieje szereg obowiązków prawnych, które można spełnić poprzez posiadanie dobrze napisanego regulaminu aplikacji wraz z polityką prywatności. Dzięki tym dokumentom możesz uregulować zawierane poprzez aplikację umowy w maksymalnie korzystny dla siebie sposób, będąc jednocześnie w zgodzie z wymogami prawnymi.
Jeżeli jesteś zainteresowany uzyskaniem profesjonalnej pomocy przy napisaniu odpowiedniego regulaminu i polityki prywatności Twojej aplikacji, sformułowaniu właściwych checkboxów, lub masz jakiekolwiek pytania dotyczące prawnych aspektów działania aplikacji – nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji. Możesz skontaktować się z nami np. pod adresem e-mail: kontakt@regulaminowo.pl.
