Regulamin serwisu – strony informacyjno-reklamowe są jednymi z najpopularniejszych rodzajów serwisów internetowych. Istnieją serwisy o miastach, regionach (np. o Bieszczadach) a także serwisy dedykowane określonym tematom – dziedzinom wiedzy czy branży gospodarki. Popularność takich serwisów sprawia, że często pozwalają one ich właścicielom zarabiać na reklamach zamieszczanych na tych stronach. Poza uregulowaniem umów z reklamodawcami, właściciel serwisu powinien zadbać o zamieszczenie na stronie serwisu odpowiedniego regulaminu i polityki prywatności skierowanych do użytkowników.

Zadania, które spełnia odpowiedni regulamin serwisu

Najważniejszymi zadaniami regulaminu serwisu informacyjno-reklamowego przede wszystkim spełnienie obowiązków informacyjnych wobec użytkowników serwisu. Co więcej, posiadanie regulaminu serwisu internetowego jest obowiązkiem prawnym. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga stworzenia regulaminu usług elektronicznych, do których należą funkcjonalności serwisu. Ustawa o prawach konsumenta nakazuje podanie konsumentowi szeregu informacji o właścicielu serwisu i regulamin serwisu jest jedynym miejscem, gdzie wszystkie te informacje można zawrzeć. Z kolei Rozporządzenie RODO wymaga podania wielu informacji dotyczących przetwarzania danych użytkowników.

Elementy kompleksowego regulaminu serwisu

Kompleksowy regulamin serwisu powinien zawierać szereg elementów, do których należą przede wszystkim:

• ogólne zasady korzystania z serwisu;
• opis działania serwisu;
• opis funkcjonalności i warunki korzystania z nich;
• zasady komentowania artykułów oraz funkcjonowania bloga (jeżeli istnieje taka część serwisu);
• sposób składania reklamacji związanych z funkcjonowaniem serwisu;
• pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w przypadku konsumentów;
• informacje dotyczące praw autorskich i ewentualnej licencji na korzystanie z serwisu.

Serwis informacyjno-reklamowy najczęściej nie umożliwia zawarcia odpłatnej umowy, ani nie zawiera płatnych funkcjonalności. Niemniej jednak, z prawnego punktu widzenia korzystanie z funkcjonalności serwisu, nawet jeżeli są one darmowe, prowadzi do zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Należy zatem opisać wszystkie funkcjonalności dostępne w serwisie i wskazać zasady korzystania z nich. Najczęściej występującymi funkcjonalnościami serwisu informacyjno-reklamowego są: blog, wyszukiwarka, system komentarzy i konto użytkownika.

Jak uregulować funkcjonalności serwisu informacyjno-reklamowego

Na funkcjonalność zwaną najczęściej blogiem składają się artykuły o charakterze informacyjnym zamieszczone przez właściciela serwisu lub osoby współpracujące z nim, dotyczące kwestii związanych z ogólną tematyką serwisu. W takim przypadku wystarczy określić dostępność artykułów oraz ewentualnie opisać warunki, które powinny być spełnione w razie w celu możliwości wyświetlania artykułów (wymagania techniczne sprzętu i wyszukiwarki lub np. posiadanie konta). Jeżeli użytkownicy mogą dodawać swoje artykuły, należy określić warunki, jakie muszą spełniać artykuły, a także zasady ich zamieszczenia.

Z artykułami związana jest funkcjonalność zamieszczania komentarzy. Wiele serwisów publikujących artykuły umożliwia komentowanie ich przez użytkowników. W tym przypadku należy określić warunki zamieszczania komentarzy – ich długośc, sposób zamieszczania, dane które trzeba podać, aby zamieścić komentarz, a także ograniczenia dotyczące treści. Komentarze nie mogą naruszać prawa, zasad współżycia społecznego, ani być obraźliwe dla innych użytkowników, wulgarne itd. Warto pamiętać, że pod pewnymi warunkami administrator strony może ponosić odpowiedzialność za niezgodny z prawem komentarz na stronie. Jeżeli zamieszczenie komentarza jest możliwe bez uprzedniej jego weryfikacji przez administratora strony, może on korzystać z ochrony jaką zapewnia art. 14 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z tym przepisem:

“Nie ponosi odpowiedzialności za przechowywane dane ten, kto udostępniając zasoby systemu teleinformatycznego w celu przechowywania danych przez usługobiorcę nie wie o bezprawnym charakterze danych lub związanej z nimi działalności, a w razie otrzymania urzędowego zawiadomienia lub uzyskania wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze danych lub związanej z nimi działalności niezwłocznie uniemożliwi dostęp do tych danych.”

Warto pamiętać, że ten przepis ma zastosowanie w przypadku, gdy właściciel serwisu nie wie, że dana bezprawna treść została zamieszczona przez użytkownika w serwisie, a dopiero później uzyskuje o tym wiedzę. Nie można tego wyłączenia zastosować jeżeli właściciel zatwierdza takie treści przed ich opublikowaniem. W razie stosowania tej zasady, należy zamieścić również odpowiednią informację w regulamin serwisu.

Jeżeli chodzi o wyszukiwarkę, najczęściej umożliwia ona odpowiednie selekcjonowanie treści w serwisie, lub wyszukiwanie konkretnej frazy, tak aby użytkownik był w stanie łatwiej znaleźć odpowiednie artykuły lub inne treści w serwisie. Najczęściej nie wymaga ona wprowadzenia żadnych danych osobowych, ani też wykonywania żadnych innych dodatkowych działań. W regulaminie wystarczy zawrzeć jedynie wzmiankę o dostępności takiej funkcjonalności i oraz o możliwości zaprzestania korzystania z niej w każdym momencie.

W niektórych serwisach informacyjno-reklamowych użytkownik może założyć konto. Konto często umożliwia wówczas dostęp do większej ilości funkcjonalności lub do bardziej rozbudowanych ich wersji. W postanowieniach dotyczących konta, należy opisać sposób jego zakładania (np. formularz rejestracji), dane które użytkownik podaje przy rejestracji, a także funkcje do których dostęp umożliwia konto. Warto również opisać, w jaki sposób możliwe jest usunięcie konta.

Jeżeli w serwisie jest dostępny newsletter, należy wskazać sposób zapisu na newsletter, a także dane których podanie jest konieczne do zapisu, i które będą przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Najczęściej będzie to adres e-mail użytkownika. Jeżeli newsletter będzie służył do przesyłania informacji o charakterze marketingowym, należy odebrać od użytkownika zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w tym celu. Można tę zgodę dodać do odpowiedniego checkboxa bądź wysyłać do klientów maila potwierdzającego zapis i tam zamieszczać tę zgodę z linkiem do kliknięcia.

Polityka prywatności serwisu internetowego zgodna z RODO

Będąc administratorem danych osobowych zbieranych i przetwarzanych poprzez serwis, masz wobec użytkowników serwisu liczne obowiązki informacyjne. Ustawodawca unijny przyjął, że podmiot, którego dane są przetwarzane, a więc także użytkownik serwisu, powinien otrzymać od administratora kompleksową i wyczerpującą informację w głównych aspektach przetwarzania jego danych. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia RODO, powinieneś zapewnić użytkownikowi serwisu następujące informacje:

• dane administratora – nazwa firmy, imię i nazwisko administratora (w przypadku firm jednoosobowych), dane kontaktowe np. adres miejsca prowadzenia działalności/siedziby, adres e-mail;
• jeżeli wyznaczyłeś w swojej firmie inspektora ochrony danych – dane kontaktowe tej osoby;
• cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych;
• kategorie odbiorców danych osobowych – jeżeli przekazujesz dane użytkowników jakimś podmiotom zewnętrznym (np. firmy kurierskie);
• przekazywanie danych osobowych użytkowników do państwa będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – EOG (czyli państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) lub organizacji międzynarodowej mającej siedzibę poza EOG;
• konkretny okres przechowywania określonych danych osobowych lub kryteria ustalenia takiego okresu;
• prawo żądania przez osobę, której dane dotyczą dostępu do jej danych oraz do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jej danych;
• prawo do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody na przetwarzanie danych;
• prawie do wniesienia przez osobę, której dane dotyczą skargi do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony danych Osobowych – UODO);
• czy wymóg podania danych osobowych podczas korzystania z serwisu jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy w serwisie (np. umowy o korzystanie z funkcjonalności serwisu) oraz jakich danych i jakich sytuacji taki wymóg dotyczy;
• zautomatyzowane podejmowanie decyzji w stosunku do użytkowników, w tym tzw. profilowanie użytkowników oraz zasady działania tego typu mechanizmów, jeżeli są stosowane w serwisie.

Dobrze napisana polityka prywatności ma zatem przede wszystkim funkcję spełnienia wszystkich tych obowiązków informacyjnych wobec użytkowników Twojego serwisu.

Podstawy prawne przetwarzania danych użytkowników serwisu

Warto zadbać, aby zbieranie i przetwarzanie danych użytkowników Twojego serwisu miało konkretne podstawy prawne. Rozporządzenie RODO zabrania przetwarzania danych bez takiej postawy. Jeżeli zatem nie możesz znaleźć podstawy do przetwarzania określonych danych w określonej sytuacji, może oznaczać to, że prawo zabrania Ci w danej sytuacji przetwarzać dane. W takim przypadku trzeba zweryfikować, czy cel który założyłeś w związku z przetwarzaniem jest rzeczywiście konieczny lub prawidłowo sformułowany Najczęściej występujące w serwisie internetowym podstawy prawne przetwarzania danych są następujące:

• wykonanie umowy np. umowy o świadczenie usługi (np. udostępnienie użytkownikowi określonych funkcjonalności w serwisie) lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia RODO);
• prawnie uzasadniony interes administratora np. dochodzenie roszczeń związanych z zawartymi umowami lub obrona przed takimi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO);
• zgoda użytkownika, np. na marketing (art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia RODO);
• obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO).

Pełna lista podstaw prawnych przetwarzania danych zawarta jest w art. 6 Rozporządzenia RODO. Warto zapoznać się z tym przepisem w razie jakichkolwiek wątpliwości, czy założony przez Ciebie cel przetwarzania danych użytkowników serwisu jest zgodny z wymogami Rozporządzenia RODO.

Podsumowanie

Jeżeli jesteś właścicielem serwisu informacyjno-reklamowego, powinieneś spełnić szereg obowiązków informacyjnych wobec użytkowników Twojego serwisu. Dużą część z nich można wypełnić poprzez posiadanie dobrze napisanego regulaminu oraz polityki prywatności serwisu. Jeżeli jesteś zainteresowany odpowiednim regulaminem serwisu i polityki prywatności Twojego serwisu, sformułowaniu właściwych checkboxów, lub masz jakiekolwiek pytania dotyczące prawnych aspektów działania serwisu – nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.

Możesz skontaktować się z nami np. pod adresem e-mail: kontakt@regulaminowo.pl.