Regulamin serwisu internetowego 2025

Regulamin serwisu internetowego to jego serce prawne umożliwiające mu sprawne funkcjonowanie. Dobrze przygotowany regulamin serwisu to przede wszystkim dbałość o bezpieczeństwo i wygodę zarówno właściciela serwisu, jak i jego jego użytkowników. Dlatego też każdy przygotowywany przez nas regulamin dopasowywany jest indywidualnie do właściwości danego serwisu oraz wymagań jego właściciela. 

Czy regulamin serwisu jest wymagany przez przepisy polskiego prawa w 2025 r.?

Z uwagi na ryzyko związane z posiadaniem klauzul niedozwolonych w regulaminie przedsiębiorcy co raz częściej pytają nas, czy posiadanie regulaminu jest w ogóle wymagane przez przepisy prawa. Odpowiedź jest jak najbardziej twierdząca. W zasadzie każdy serwis internetowy świadczy jakieś usługi elektroniczne (są to usługi świadczone drogą elektroniczną), np. konto użytkownika, czy też dedykowana platforma do składania zamówień.

W przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną przepisy prawa wymagają aby usługodawca, czyli podmiot świadczący te usługi udostępnił użytkownikom regulamin. Podstawą prawną stanowi tutaj art. 8 ustawy o świadczeniu usług elektronicznych, który też wskazuje minimalne wymagania co do zakresu takiego regulaminu, o czym piszemy w dalszej części.

Poza powyższą ustawą przepisy szczególne również mogą nakładać obowiązek posiadania regulaminu, np. prawo telekomunikacyjne albo tzw. ustawa antyhazardowa w przypadku gier losowych. Dlatego też przed rozpoczęciem prac nad regulaminem niezbędna jest analiza przepisów prawa związanych z działaniem danego serwisu.

Regulamin serwisu internetowego to nie tylko formalność – jego posiadanie jest prawnie wymagane. Obowiązek ten wynika z kilku kluczowych przepisów prawa, które regulują działalność usług elektronicznych, ochronę konsumentów oraz ochronę danych osobowych. Oto najważniejsze powody, dla których każdy właściciel serwisu internetowego powinien posiadać regulamin:

• Obowiązek informacyjny – zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, przedsiębiorca świadczący usługi online musi określić zasady ich świadczenia.
• Ochrona praw konsumentów – regulamin musi zawierać informacje dotyczące praw użytkowników, w tym prawa do odstąpienia od umowy, reklamacji i zwrotów.
• Zgodność z RODO – regulamin powinien zawierać informacje o przetwarzaniu danych osobowych, zgodnie z wymogami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO).
• Minimalizacja ryzyka prawnego – dobrze przygotowany regulamin pozwala uniknąć problemów prawnych, sporów z użytkownikami i potencjalnych kar administracyjnych.

Co powinien zawierać regulamin serwisu internetowego w 2025?

Tak jak wspomnieliśmy wyżej art. 8 ustawy o świadczeniu usług elektronicznych wskazuje minimalne wymagania co do zakresu regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Możemy tutaj wskazać:

1) rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną,
2) warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:

a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym,

3) warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
4) tryb postępowania reklamacyjnego.

Każdy z tych punktów wymaga indywidualnego dopasowania do danego serwisu. Poza tymi elementami warto w regulaminie zawrzeć szereg zapisów informacyjnych mających na celu spełnienie wymogów informacyjnych. Dobrze, jeżeli większość tych informacji jest zrozumiale podana w jednym miejscu, dzięki czemu usługodawca może później w łatwy sposób wykazać fakt poinformowania użytkownika o np. prawie odstąpienia od umowy.

Regulamin serwisu internetowego powinien być przejrzysty, zgodny z przepisami prawa i dostosowany do specyfiki prowadzonej działalności.

Kluczowe elementy to:

• Postanowienia ogólne – określenie właściciela serwisu, zakresu usług oraz podstawowych definicji.
• Warunki korzystania z serwisu – zasady rejestracji, zakładania konta, warunki dostępu do usług.
• Zasady zawierania i rozwiązywania umów – informacja o tym, kiedy dochodzi do zawarcia umowy, jak można ją rozwiązać oraz jakie są warunki odstąpienia.
• Prawa i obowiązki użytkowników oraz administratora – w tym zakazy dotyczące np. nielegalnych treści.
• Ochrona danych osobowych i polityka prywatności – informacje o przetwarzaniu danych zgodnie z RODO.
• Reklamacje i zwroty – procedura zgłaszania reklamacji oraz zwrotów, zgodnie z prawem konsumenckim.
• Postanowienia końcowe – np. właściwość prawa, sposoby rozstrzygania sporów.

Co to znaczy dobry regulamin serwisu internetowego?

Dobry regulamin to taki, który:

• Jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
• Jest jasny i czytelny dla użytkowników – unika skomplikowanego języka prawniczego.
• Chroni interesy zarówno przedsiębiorcy, jak i użytkowników.
• Odpowiada specyfice konkretnego serwisu internetowego.
• Nie zawiera klauzul niedozwolonych, które mogłyby narazić właściciela na kary. 

Najważniejsze ustawy, które należy uwzględnić przy przygotowywaniu regulaminu:

• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną – reguluje działalność serwisów internetowych.
• Kodeks cywilny – określa zasady zawierania i wykonywania umów.
• Ustawa o prawach konsumenta – dotyczy ochrony praw klientów w transakcjach online.
• RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) – reguluje zasady przetwarzania danych osobowych.
• Ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów – nadzoruje stosowanie klauzul niedozwolonych w regulaminach.

Dlaczego wzór regulaminu to nie zawsze dobre rozwiązanie?

W internecie można znaleźć gotowe wzory regulaminów, ale ich stosowanie niesie ze sobą wiele ryzyk:

• Brak dostosowania do specyfiki serwisu – każdy serwis działa inaczej i wymaga indywidualnego podejścia.
• Ryzyko klauzul niedozwolonych – ogólne wzory mogą zawierać zapisy sprzeczne z prawem, co grozi sankcjami.
• Niezgodność z aktualnym prawem – przepisy prawa zmieniają się, a gotowe wzory często są przestarzałe.
• Brak ochrony interesów właściciela serwisu – gotowe regulaminy mogą nie uwzględniać specyficznych potrzeb przedsiębiorcy.

Zalety regulaminu przygotowanego przez prawnika

Regulamin przygotowany przez prawnika daje wiele korzyści:

• Pełna zgodność z prawem – dokument spełnia wymagania obowiązujących przepisów.
• Dostosowanie do specyfiki działalności – regulamin uwzględnia unikalne aspekty działania serwisu.
• Zabezpieczenie interesów właściciela – uwzględnia kwestie ochrony przed nieuczciwymi użytkownikami.
• Zmniejszenie ryzyka kar – uniknięcie sankcji za klauzule niedozwolone lub naruszenie przepisów.
• Profesjonalizm i wiarygodność – użytkownicy mają większe zaufanie do serwisów z dobrze napisanym regulaminem.

 Jakie zagrożenia niesie ze sobą nieprawidłowy regulamin serwisu internetowego?

Brak regulaminu lub jego niezgodność z prawem może prowadzić do poważnych konsekwencji:

• Kary finansowe – Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) może nałożyć wysokie grzywny za stosowanie klauzul niedozwolonych.
• Postępowania sądowe – użytkownicy mogą dochodzić swoich praw w sądzie, jeśli regulamin narusza ich interesy.
• Problemy z ochroną danych osobowych – naruszenie RODO może skutkować sankcjami nakładanymi przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).
• Utrata reputacji i zaufania klientów – nieczytelny lub niezgodny z prawem regulamin może odstraszać użytkowników.

 Regulamin stanowi wzorzec umowy i jako taki podlega kontroli pod kątem klauzul niedozwolonych (oczywiście przyjmujemy tutaj, że użytkownikami serwisu są również konsumenci). Jest to jedno z podstawowych zagrożeń związanych z regulaminem. Należy zwrócić uwagę, iż posiadanie klauzuli niedozwolonej to duże ryzyko – może zostać uznane za naruszenie zbiorowych interesów konsumentów (co z kolei może kosztować nawet do 10 % przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy).

Innym zagrożeniem jest to o czym już wspominaliśmy, a mianowicie braki informacyjne – w razie nie zawarcia w regulaminie wymaganych elementów może to być również uznane za naruszenie zbiorowych interesów konsumentów.

Poza wskazanymi wyżej dwoma zagrożenia regulamin, który jest np. nieczytelny, budzi wątpliwości, nie przewiduje i nie zapobiega dobrze możliwym sytuacjom konfliktogennym albo możliwym jego naruszeniom będzie stanowił w późniejszym etapie działania serwisu utrudnienie w jego funkcjonowaniu.

Regulamin serwisu internetowego to kluczowy dokument dla każdej działalności online. Powinien być dostosowany do specyfiki danego serwisu, zgodny z prawem i czytelny dla użytkowników. Korzystanie z gotowych wzorów niesie ryzyko prawne, dlatego warto powierzyć jego opracowanie prawnikowi. Dzięki temu można uniknąć sankcji, problemów prawnych i zbudować zaufanie klientów.