Checkboxy zgodne z RODO – jeżeli zastanawiasz się jak dostosować checkboxy do RODO bądź dopiero rozpocząłeś działalność w ramach sklepu internetowego i chcesz dowiedzieć się podstawowych informacji na ich temat – ten artykuł jest dla właśnie dla Ciebie. W tym opracowaniu omówimy checkboxy obowiązkowe i fakultatywne oraz wskażemy najważniejsze zasady dotyczące wszystkich zgód. Dzięki checkboxom – przyciskom wyboru możesz w czytelny dla klienta oraz nieskomplikowany dla Ciebie technicznie sposób uzyskać zgodę klienta. Dzięki takim checkboxom masz możliwość wykazania, że spełniłeś obowiązki informacyjne wobec klienta, dlatego warto tej materii poświęcić większą uwagę i nie ryzykować dotkliwymi sankcjami pieniężnymi.
Podstawowe zasady dotyczące wszystkich checkboxów
Nie wchodząc jeszcze w szczegóły oraz kryteria wyodrębnienia checkboxów obowiązkowych i fakultatywnych do zaznaczenia, musimy zawsze pamiętać o kilku podstawowych zasadach dot. wszystkich zgód.
Po pierwsze, każda zgoda powinna być wyrażona samodzielnie przez daną osobę. Co za tym idzie – żaden checkbox po załadowaniu strony nie może być automatycznie zaznaczony. Dotyczy to wszystkich zgód, w tym także tych obowiązkowych do zaznaczenia.
Przykładowo: domyślnie zaznaczony checkbox z akceptacją regulaminu jest niedozwolony i takie rozwiązanie traktowane jest jako brak swobodnie wyrażonej zgody. Co więcej, w tego typu przypadkach można mieć wątpliwości co do związania klienta postanowieniami regulaminu.
Po drugie – każdy checkbox powinien zostać zaznaczony dobrowolnie, samodzielnie – nie można wymuszać tej czynności w jakikolwiek sposób.
Zgody obligatoryjne do zaznaczenia
Zgodami, które mają charakter obowiązkowy do zaznaczenia tj. muszą być zaznaczone, aby skutecznie przejść dalej jest odpowiednio:
- checkbox z akceptacją regulaminu sklepu internetowego,
- checkbox z oświadczeniem o zapoznaniu się z polityką prywatności sklepu internetowego.
Checkboxy te powinny się znaleźć jako obowiązkowe do zaznaczenia ( checkboxy z gwiazdką) w formularzu rejestracyjnym oraz w formularzu zamówienia.
Zalecany do zaznaczenia w przypadku formularza kontaktowego jest z kolei checkbox z oświadczeniem o zapoznaniu się z Polityką Prywatności.
Przyjrzyjmy się bliżej akceptacji regulaminu. Obowiązek publikowania regulaminu sklepu internetowego określa odrębna ustawa – ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Regulamin sklepu internetowego to wzorzec umowny, inaczej mówiąc wzór umowy zawieranej pomiędzy sprzedawcą, a klientem.
Zgodnie z tą ustawą usługodawca nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin jeszcze przed zawarciem umowy. Z racji, iż regulamin to wzorzec umowny – klient ma prawo do zapoznania się z nim przed zawarciem umowy oraz musi samodzielnie zaakceptować regulamin ( zaznaczyć checkbox w trakcie składania zamówienia). Co warte podkreślenia – brak spełnienia wyżej wskazanych wymogów wiąże się z tym, że klient nie będzie związany postanowieniami regulaminu.
Pod kątem technicznym – brak zaznaczenia checkboxa z akceptacją regulaminu powinien uniemożliwiać złożenie zamówienia. Ponadto zalecamy, aby w treści checkboxa znalazło się odesłanie do odrębnej strony z pełną wersją regulaminu sklepu. Takie odesłanie można umieścić w ramach słowa „regulamin”, dodatkowo zalecamy odróżnienie słowa z linkiem do regulaminu poprzez zastosowanie innego koloru lub podkreślenia.
Teraz przyszedł czas na checkbox z oświadczeniem o zapoznaniu się z Polityką Prywatności. Celowo nie używamy tutaj słowa „akceptacja”. Polityki Prywatności, a więc dokument o charakterze informacyjnym, w przeciwieństwie do regulaminu nie jest wzorcem umownym, a więc nie możemy wymagać od klienta jej akceptacji. Zatem prawidłowy checkbox powinien zawierać oświadczenie o zapoznaniu się z Polityką Prywatności, nie zaś o zgodzie bądź akceptacji tego dokumentu.
Ponadto, zalecamy, aby checkbox z akceptacją regulaminu jak i oświadczeniem o zapoznaniu się z polityką prywatności stanowiły 2, odrębne checkboxy, właśnie ze względu na odmienny charakter tych 2 dokumentów.
W przypadku, w którym ze względu na kwestie techniczne będzie to niemożliwe lub utrudnione, można stworzyć 1 checkbox mając na uwadze różnice w wyrażanych zgodach (przy regulaminie mówimy o akceptacji, a przy polityce o zapoznaniu się). Tak jak przy regulaminie, tak w przypadku Polityki również zalecamy dodanie odesłania do odrębnej strony, na której umieszczona jest Polityka Prywatności, tak aby klient mógł się z nią zapoznać.
Co do wspomnianego wyżej formularza kontaktowego – zalecamy dodanie przed polem akcji skutkującym wysłanie zapytania – umieszczenie obowiązkowego checkboxa z oświadczeniem o zapoznaniu się z Polityką Prywatności. Dzięki takiej zgodzie, klient jednocześnie oświadczy, ze zapoznał się m.in. z zasadami i warunkami przetwarzania jego danych osobowych w celu wysłania zapytania i otrzymania odpowiedzi.
Checkboxy zgodne z RODO
W związku z RODO, obecnie obligatoryjny do zaznaczenia jest checkbox z oświadczeniem o zapoznaniu się z Polityką Prywatności, zgodnie z powyższym punktem. Wcześniej, przed wejściem w życie RODO, checkbox ten w ogóle nie był wymagany, natomiast ze względu na szereg obowiązków informacyjnych zalecamy jego dodanie do formularza rejestracyjnego, formularza zamówienia oraz formularza kontaktowego, zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie wyżej.
W samym checkboxie znajduje się także odesłanie do Polityki Prywatności, która oczywiście również musi być dostosowana do RODO. Odesłanie musi kierować do aktualnej, dostosowanej do RODO Polityki Prywatności, także nie wystarczy samo dodanie checkboxa z zapoznaniem się z Polityką Prywatności. Konieczne jest kompleksowe dostosowanie sklepu do RODO – od uaktualnienia dokumentów na checkboxach kończąc.
Zgody nieobowiązkowe do zaznaczenia
Wyżej omówiliśmy 2 podstawowe, obowiązkowe checkboxy, które muszą znaleźć się w każdym sklepie internetowym. Obecnie, bardzo chętnie sprzedawcy rozszerzają zakres oferowanych usług oraz tym samym rozszerzają zakres przetwarzanych danych. Każdorazowo, w zależności od celu, niezbędne jest uzyskanie zgody klienta za pomocą checkboxa. Wszystkie pozostałe zgody ( oprócz akceptacji regulaminu i zapoznania się z polityką prywatności) czyli:
- zapis na Newsletter wraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych;
- zgoda na wystawienie opinii o zakupie w portalach typu Ceneo/Opineo;
- zgoda na otrzymywanie ofert promocyjnych od partnera;
zawsze będą nieobowiązkowe do zaznaczenia – klient nie musi zaznaczyć wyżej wskazanych zgód, aby zarejestrować konto czy skutecznie złożyć zamówienie (checkboxy fakultatywne).
Zacznijmy od checkboxa z zapisem na Newsletter ( zgoda marketingowa). W przypadku Newslettera niezbędne jest uzyskanie zgody klienta na przetwarzanie danych osobowych ( wcześniej zaakceptowany, obowiązkowy checkbox z Polityką Prywatności nie będzie wystarczający, stanowi natomiast uzupełnienie zgody marketingowej).
W wypadku przetwarzania danych w celach marketingowych (poza marketingiem bezpośrednim ) konieczne jest uzyskanie na to wyraźnej i dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą ( artykuł 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia RODO). Dlatego zalecamy dodanie na stronie sklepu internetowego fakultatywnego checkboxa do zaznaczenia – w miejscu, w którym dane będą zbierane do tego celu oraz obligatoryjnego dotyczącego potwierdzenia zapoznania się z polityką prywatności ( wcześniej omówiony, obligatoryjny checkbox). Uzupełnieniem jest konieczność potwierdzenia zapoznania się z polityką prywatności. Jest to rozwiązanie bardziej pragmatyczne i bezpieczne zarazem. Zalecana przez nas zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna zawierać następujące informacje: wskazanie danych, które będą przetwarzanie np. imię i adres e-mail klienta, dane sprzedawcy jako administratora danych osobowych, inf. o dobrowolności, prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, a także dostępu, sprostowania, usunięcia oraz odesłanie do polityki prywatności sklepu internetowego.
Kolejna nieobowiązkowa zgoda wiąże się z wyrażeniem opinii o zawartej umowie sprzedaży. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym celu jest tak samo jak w przypadku Newslettera – artykuł 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia RODO, czyli wyraźna i dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą.
Checkbox ze zgodą na wystawienie opinii o zakupie będzie wyglądał odmiennie, w zależności od umowy z konkretną firmą zbierającą opinie. Z takiej umowy bowiem najczęściej będzie wynikała konieczność uzyskania zgody za pomocą checkboxa. Z racji, iż udzielenie zgody w tym zakresie nie jest konieczne do realizacji umowy sprzedaży, stąd ta zgoda tak samo jak zapis na Newsletter powinna być dobrowolna. Zalecana przez nas klauzula powinna zawierać następujące informacje: wskazanie danych osobowych klienta, które będą przetwarzane, wskazanie danych serwisu typu Ceneo, Opineo, inf. o dobrowolności, prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, a także dostępu, sprostowania, usunięcia oraz odesłanie do polityki prywatności sklepu internetowego.
Jeżeli chodzi o zgodę na otrzymywanie ofert promocyjnych od partnera, w checkboxie tego typu powinna się znaleźć wyraźna informacja o tym kto jest partnerem Sprzedawcy. Zalecamy wskazanie danych partnera, od którego klient po zaznaczeniu checkboxa będzie otrzymywał oferty promocyjne. Oczywiście, analogicznie do pozostałych, nieobowiązkowych checkboxów – z racji, iż udzielenie zgody w tym zakresie nie jest konieczne do realizacji umowy sprzedaży, zgoda taka powinna być dobrowolna do zaznaczenia.
Jakie ryzyko jakie niosą za sobą nieprawidłowe checkboxy lub ich brak w sklepie internetowym
Chociaż na pierwszy rzut oka kwestia checkboxów i wszystkie wymagania z nimi związane wydają się być dosyć skomplikowane, w rzeczywistości należy kierować się kilkoma podstawowymi zasadami, a w łatwy i w szybki sposób możliwe będzie prawidłowe dostosowanie wszystkich checkboxów do RODO i ustaw szczególnych.
Na jakie ryzyko naraża się sprzedawca, który stosuje nieprawidłowe checkboxy?
Sankcje możemy podzielić na te wynikające z RODO, związane z postępowaniem wszczętym przez UOKiK oraz z te wynikające z zasad ogólnych.
Jeżeli chodzi o postępowanie wszczęte przez UOKiK – możemy wyróżnić sankcje pieniężne przykładowo, gdy sprzedawca w związku z brakiem checkboxów nie jest w stanie wykazać spełnienia obowiązków informacyjnych. Koszt związany z wszczęciem postępowania sądowego to około 1000-1500 zł. Nie należy oczywiście zapominać o szerszych uprawnieniach Prezesa UOKiK, który w razie stosowania przez sprzedawcę praktyki naruszającej zbiorowe interesy konsumentów (np. braku checkboxów i tym samym nie możliwości wykazania spełnienia obowiązków informacyjnych) może nałożyć na przedsiębiorcę karę finansową do 10 % przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy.
RODO z kolei wprowadziło szereg procedur kontrolnych oraz możliwości nałożenia kar w przypadku stwierdzenia naruszeń w zakresie przetwarzania danych osobowych, a więc przykładowo braku wymaganych zgód czy ich nieprawidłowa treść.
W przypadku stwierdzenie naruszeń RODO, organ nadzorczy dysponuje szeregiem środków naprawczych oraz administracyjnych kar pieniężnych, które w zależności od stanu faktycznego mogą być stosowane oddzielnie lub łącznie.
W ramach środków naprawczych możemy wskazać m.in. na: ostrzeżenia, upomnienia, nakaz spełnienia żądań, nakaz dostosowania operacji, nakaz sprostowania, usunięcia danych osobowych czy też cofnięcie certyfikacji. Środki te mogą być stosowane zamiast lub łącznie z karami pieniężnymi.
Kary pieniężne w zależności od charakteru i stopnia naruszeń mogą sięgać nawet do 20.000.000,00 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – do 4 % rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.
Poza RODO oraz postępowaniem wszczętym przez UOKiK innymi źródłami informacji na temat grożących sankcji jest także kodeks cywilny oraz kodeks karny.
Nie ryzykuj – skorzystaj z usług profesjonalistów
Jeżeli jesteś sprzedawcą internetowym lub zamierzasz otworzyć sklep internetowy i zastanawiasz się jak konkretnie powininny brzmieć wszystkie omówione wyżej checkboxy, aby nie narażać się na sankcje – skorzystaj z usług naszych doświadczonych prawników. Zweryfikują oni treść Twoich dotychczasowych checkboxów, sprawdzą wszystkie formularze na stronie, a w przypadku nieprawidłowości wskażą właściwą, zgodną z prawem treść każdego z checkboxów.
