Serwis internetowy- jeśli planujesz założyć serwis internetowy, w którym będziesz sprzedawać szkolenia online? Świetnie, to dobry pomysł na biznes! Zapewne jednak zastanawiasz się, od czego zacząć i jakie kroki należy podjąć, aby Twoja nowo rozpoczęta działalność była bezpieczna, zgodna z przepisami, a także przynosiła oczekiwane zyski.
W poniższym artykule podsumowujemy dla Ciebie najważniejsze aspekty prawne prowadzenia serwisu internetowego ze szkoleniami online: od wyboru właściwej formy działalności gospodarczej i księgowości, przez regulamin i politykę prywatności serwisu, aż po ochronę Twojej marki.
[1] Forma prawna działalności gospodarczej dla serwisu ze szkoleniami online
Na początku oczywiście trzeba zacząć od kwestii prawnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W zdecydowanej większości przypadków prowadzenie serwisu internetowego ze szkoleniami online będzie oznaczało prowadzenie działalności gospodarczej, jako że jego właściciel będzie prowadził tę działalność w sposób ciągły, we własnym imieniu oraz w celu zarobkowym.
Tym samym nawet taki serwis internetowy ze szkoleniami online, w którym same szkolenia są udostępniane i (lub) przeprowadzane na rzecz użytkowników nieodpłatnie, może być jak najbardziej uznany za działalność gospodarczą. Wystarczy, że serwis internetowy jest ukierunkowany na zarobek np. z wyświetlanych na jego stronie reklam, aby spełniona została przesłanka zarobkowego charakteru działalności.
Kiedy już zatem mamy pewność, że nasza działalność w świetle przepisów będzie stanowiła działalność gospodarczą, musimy zastanowić się nad odpowiednią formą prawną. Prawo daje w tym temacie wiele możliwości, a ostatecznie to od nas zależy, na co się zdecydujemy. Inna forma prawna będzie dobra dla początkującego przedsiębiorcy, a jeszcze inna – dla takiego, który zaczyna osiągać większe zyski.
Jeżeli zakładając serwis internetowy ze szkoleniami online nie jesteś jeszcze pewien, czy taka działalność będzie dla Ciebie zyskowna oraz czy możesz liczyć na wysoki przychód, nie musisz od razu podejmować formalności związanych z rejestracją działalności gospodarczej. Prawo przewiduje obecnie tzw. działalność nieewidencjonowaną – jest to udogodnienie dla osób, które chcą „sprawdzić się” w roli przedsiębiorcy i sądzą, że ich przychody (przynajmniej na początku) będą niewielkie. Warunkiem jest, aby Twój przychód (ważne – przychód, a nie dochód!) nie przekraczał 50% ustawowego minimalnego wynagrodzenia (na chwilę obecną jest to zatem 1300 zł). Wystarczy, że jednego miesiąca przekroczysz ten próg – i już zostajesz zobowiązany do wpisania się do rejestru CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), w którym muszą znaleźć się przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Pamiętaj, że zasadniczo zawsze możesz od razu założyć działalność gospodarczą i uzyskać wpis do CEIDG, bez oczekiwania na to, jak Twoje przychody miesięczne przekroczą dopuszczalny limit działalności nieewidencjonowanej.
Działalność nieewidencjonowana, a w konsekwencji coraz wyższych przychodów – jednoosobowa działalność gospodarcza, to w zasadzie najprostszy sposób prowadzenia działalności, w tym również w ramach serwisu internetowego ze szkoleniami online. Czy jednak zawsze jest to najbardziej opłacalne rozwiązanie? Należy pamiętać, że prowadząc działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, ponosisz odpowiedzialność za wszystkie zobowiązania firmy nie tylko majątkiem zgromadzonym w toku prowadzonej działalności, ale także majątkiem osobistym. Twoja firma, wbrew temu, co często mylnie zakładają przedsiębiorcy, nie jest odrębnym podmiotem.
Aby ograniczyć swoją odpowiedzialność, ale też zredukować wysokość ponoszonych osobiście wydatków na firmę, możesz skorzystać z wielu różnych rozwiązań prawnych, np. możesz prowadzić działalność z inną osobą fizyczną, zawierając umowę spółki cywilnej. W dalszym ciągu razem ze swoim wspólnikiem (lub wspólnikami) odpowiadacie za długi firmy całymi swoimi majątkami, jednakże jest to odpowiedzialność solidarna, co może zminimalizować ryzyko ponoszenia tych zobowiązań samemu.
Tym niemniej spółka cywilna, podobnie jak jednoosobowa działalność gospodarcza, nie jest najlepszym rozwiązaniem na prowadzenie bardziej rozwiniętej i dochodowej działalności, szczególnie że wbrew swojej nazwie – nie jest to wcale „spółka”, lecz jedynie pewna umowa o współpracy przedsiębiorców, którzy pragną ukierunkować swoje odrębne działalności na osiągnięcie wspólnego celu.
Wobec tego w trakcie prowadzenia naszego serwisu internetowego ze szkoleniami online, możemy zorientować się, że nagle dotychczasowe prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej staje się mniej opłacalne niż gdybyśmy zdecydowali się przekształcić ją – przykładowo – w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Dlaczego akurat spółka z ograniczoną odpowiedzialnością? Wprawdzie prawo zna wiele odmian spółek – dzielonych na spółki osobowe (partnerska, jawna, komandytowa i komandytowo-akcyjna) oraz spółki kapitałowe (spółka akcyjna oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – jednak najkorzystniejszą formą spółki dla osób, które prowadząc działalność samemu, pragną znaleźć sposób na lepsze zabezpieczenie się przed dużą odpowiedzialnością, okazuje się zwykle właśnie przekształcenie swojej jednoosobowej działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę z o.o.
Założenie spółki z o.o. przez przedsiębiorcę, który dotychczas prowadził działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, może z początku zniechęcić większą liczbą formalności oraz koniecznością dysponowania określonym kapitałem (min. 5000 zł), jednak korzyści i poziom komfortu prowadzenia działalności w tej postaci mogą okazać się wyższe.
Rejestracja spółki z o.o. (tak jak zresztą pozostałych spółek osobowych i kapitałowych) wymaga już odpowiedniego wniosku do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) wraz z niezbędnymi załącznikami (w tym m. in. umowa spółki w formie notarialnej – lub akt założycielski, jeśli jest to spółka jednoosobowa). Formalności przy rejestracji sp. z o.o. mogą stać się prostsze, gdy skorzystamy z systemu informatycznego S24, który pozwala utworzyć nową spółkę drogą elektroniczną i niesie ze sobą różne udogodnienia, w tym obniżenie należnej opłaty sądowej oraz możliwość uniknięcia wizyty u notariusza dla zawarcia umowy (aktu założycielskiego) spółki.
Powyższy proces przebiega rzecz jasna w nieco bardziej skomplikowany sposób, kiedy dokonujemy przekształcenia funkcjonującej już działalności jednoosobowej w spółkę z o.o. Korzyścią dokonania przekształcenia jest w miarę „płynne” wstąpienie przez nowo założoną spółkę w prawa i obowiązki przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, w tym także przejęcie majątku firmowego. Aby jednak stało się to możliwe, musimy rzecz jasna przeprowadzić szereg czynności zmierzających m. in. do ustalenia wartości majątku przekształcanej firmy, a także sporządzić plan przekształcenia. Można powierzyć te czynności np. księgowemu lub biegłemu rewidentowi.
Wszystkie te czynności ostatecznie podniosą koszty zmiany formy prowadzonej działalności gospodarczej, ale osiągnięty rezultat – utworzenie osoby prawnej, która „przejmuje” naszą odpowiedzialność za zobowiązania wynikłe z prowadzenia serwisu internetowego ze szkoleniami online – jest w długofalowej perspektywie ważną korzyścią. Oczywiście, należy zauważyć, że odpowiedzialność spółki skończy się wtedy, gdy ewentualni wierzyciele nie będą mogli zaspokoić się z jej majątku. Niewypłacalność spółki doprowadzić będzie mogła do tego, że wierzyciele pociągną do odpowiedzialności zasiadającego w niej członka zarządu.
[2] Księgowość, rozliczenia podatkowe i składki na ZUS dla platformy szkoleniowej i kursów online
Tak długo, jak Twoje przychody pozostają odpowiednio niskie i prowadzisz działalność nieewidencjonowaną, nie musisz przejmować się kwestią rozliczeń podatkowych oraz odprowadzaniem składek na ubezpieczenia do ZUS. Kiedy jednak zaczniesz prowadzić działalność gospodarczą, oprócz jej oficjalnej rejestracji w CEIDG obciążać Ciebie będzie obowiązek rozliczania się z Urzędem Skarbowym oraz wpłacania składek do ZUS-u.
Zgłaszając się do ubezpieczeń w ZUS-ie jako początkujący przedsiębiorca, możesz skorzystać z tzw. ulgi na start, dzięki której nie będziesz musiał przez pełnych 6 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej opłacać żadnych składek na ubezpieczenia społeczne. Obowiązkowo podlegasz wówczas tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Po wykorzystaniu 6-miesięcznej ulgi na start, możesz zacząć opłacać składki w tzw. preferencyjnej wysokości, nie dłużej niż przez kolejne 24 miesiące. Pozwala to obniżyć podstawę obliczania wymiaru składek na ZUS nawet do 30% wysokości minimalnego wynagrodzenia.
Poza tym musisz jeszcze zastanowić się nad formą opodatkowania podatkiem dochodowym. Rozliczenia podatkowe można prowadzić w formie uproszczonej (ryczałt lub karta podatkowa), a także na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatkiem liniowym. Każda z tych form opodatkowania ma swoje zalety i wady, przy wyborze warto będzie szczególnie uwzględnić wysokość dochodów, rodzaj i wysokość wydatków firmowych oraz formę założonej działalności gospodarczej. Uproszczone formy opodatkowania nie pozwalają bowiem np. na odliczenie kosztów przychodu, co pozwala zmniejszyć wysokość podatku, a ponadto nie każdy może też z nich skorzystać.
Podobnie ma się sprawa z VAT-em. Początkujący przedsiębiorcy najczęściej będą mogli skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT-u ze względu na niski dochód, jednak czasami dobrowolne zgłoszenie do VAT-u może mieć pozytywne znaczenie dla finansów firmy, jeśli np. planujemy dużą ilość wydatków na naszą działalność i chcemy uzyskać możliwość odliczania VAT-u naliczonego (tego, który zapłaciliśmy w nabytych na firmę towarach i usługach) od VAT-u należnego (który sami musimy płacić do skarbówki od sprzedanych przez nas towarów i usług). Oczywiście, istnieją także takie branże, których przedstawiciele nie mają wyboru i obowiązkowo muszą rozliczać się z VAT-u. To samo dotyczy dużych przedsiębiorstw, których obrót przekroczy ustawowe limity pozwalające na korzystanie ze zwolnienia.
Powyższe kwestie podatkowe wiążą się także nierozłącznie z koniecznością prowadzenia księgowości przez przedsiębiorcę. Wyróżnić można księgowość uproszczoną (księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów) oraz tzw. pełną księgowość (księgi rachunkowe). Można powiedzieć, że księgowość uproszczona jest rozwiązaniem typowym dla niedużych firm, które nie przekraczają określonych przepisami limitów rocznego przychodu. Ewidencja przychodów przeznaczona jest dla przedsiębiorców rozliczających się według ryczałtu, natomiast KPiR (księga przychodów i rozchodów) obejmuje rozliczenia skalą podatkową lub podatkiem liniowym. Pełna księgowość staje się obowiązkiem przedsiębiorstw prowadzonych jako spółki kapitałowe (spółka akcyjna oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), a także tych, które osiągają odpowiednio wysokie przychody.
Aby dowiedzieć się więcej na temat zagadnienia rozliczeń podatkowych, składek ubezpieczeniowych do ZUS-u, a także dobrać jak najlepszą dla siebie formę opodatkowania – najważniejszym, co powinieneś zrobić, to zadbać o dobre usługi księgowe. Chociaż początkowe problemy mogą wydawać się możliwe do ogarnięcia samemu, kiedy korzysta się jeszcze ze wszystkich dogodnych zwolnień, ulg i uproszczeń, wzrost naszej działalności i zarobków może szybko doprowadzić do konieczności zatrudnienia księgowej – albo korzystania z usług zewnętrznego biura księgowego. Dlatego warto jak najwcześniej przemyśleć powierzenie tych spraw komuś, kto ma to o tym najlepsze pojęcie. Pozwoli to Tobie skupić się przede wszystkim na tym, po co założyłeś firmę – czyli na prowadzeniu serwisu internetowego ze szkoleniami online.
[3] Oprogramowanie dla serwisu internetowego ze szkoleniami online
Założenie serwisu internetowego ze szkoleniami online wiązać będzie się przede wszystkim z koniecznością zapewnienia dobrego oprogramowania, na którym zamierzasz „postawić” swój serwis internetowy. Oprogramowanie musi uwzględniać potrzebne Tobie funkcjonalności, mechanizmy i skrypty, z których będziesz korzystał w celu świadczenia swoich usług, sprzedaży i (lub) organizacji szkoleń online na rzecz użytkowników serwisu, a także do prowadzenia statystyk i analityki, na podstawie których prowadzisz działania marketingowe i wprowadzasz ulepszenia do serwisu internetowego.
Niezależnie od tego, czy skorzystasz z gotowego rozwiązania (udostępnianego na nieodpłatnej licencji oprogramowania albo płatnej w formie subskrypcji platformy), czy też zdecydujesz się zainwestować w dedykowany silnik dla swojego serwisu internetowego, możesz napotkać na różne bariery techniczne. Jeżeli nie posiadasz odpowiedniej wiedzy ani umiejętności, aby im sprostać, również tutaj przydatna będzie pomoc profesjonalisty – doświadczonego informatyka. W zależności od zakresu usług, na które się zdecydujesz, tj. czy zlecisz opracowanie od podstaw dedykowanego Tobie oprogramowania, czy też poprosisz jedynie o instalację oraz naniesienie zmian i poprawek w „gotowcu”, konieczne będzie podpisanie z fachowcem umowy. Umowa z informatykiem pozwoli nie tylko sprecyzować zakres świadczonych przez niego usług – tak aby nie budziło to wątpliwości i abyś później nie odczuwał zawodu z otrzymanych owoców jego pracy – ale też wprowadzić bardzo ważne postanowienia m. in. w celu ustalenia przeniesienia na Ciebie praw autorskich do wykonanego oprogramowania i skryptów.
W przypadku gdy chcesz „przetestować”, czy działalność polegająca na prowadzeniu serwisu internetowego ze szkoleniami online w ogóle się dla Ciebie sprawdzi, możesz pozwolić sobie na sięgnięcie po tańsze, a nawet nieodpłatne rozwiązania w postaci legalnie udostępnianych na tzw. „wolnych” licencjach oprogramowaniach CMS. W odpowiednim czasie, gdy ograniczenia techniczne takiego silnika albo jego zabezpieczenia staną się niezadowalające, będziesz mógł przenieść się na coś innego.
Przy okazji warto uwzględnić dobry hosting oraz rejestrację trafnej domeny – o ile w przypadku hostingu, można na początku pozwolić sobie na oszczędność i tańsze rozwiązanie, np. korzystając z planu hostingowego o niższym transferze i pojemności serwera, o tyle domena już na starcie może być kluczowa dla późniejszego wyrobienia swojej marki i rozpoznawalności serwisu internetowego. Zmiana nazwy „po czasie” może odbić się czkawką z marketingowego punktu widzenia. Warto zwrócić tutaj uwagę nie tylko na dobrą i charakterystyczną nazwę marketingową, ale też taką, która przede wszystkim będzie bezpieczna i nie niesie ryzyka, że naruszamy prawa np. do cudzej nazwy lub znaku towarowego. Przechodząc na bardziej zaawansowany i odpłatny hosting, zwróć uwagę, aby w umowie o prowadzenie hostingu zawarte były szczegółowe informacje na temat aspektów technicznych (np. certyfikat SSL, dostępna powierzchnia serwera, maksymalny transfer) oraz dodatkowych usług, takich jak support usługodawcy w przypadku problemów i błędów po stronie serwera. Umowa taka powinna zawierać również regulacje dotyczące odpowiedzialności hostingodawcy, w szczególności w zakresie awarii i przerw technicznych, a także gwarancji co do jakości świadczonych usług. Bez sensu jest również “pakować” się w umowy o zbyt długim czasie obowiązywania (np. 2-3 lata). Jeden rok, przynajmniej w celu sprawdzenia usług danego hostingodawcy, powinien być wystarczający, szczególnie gdy nie ma możliwości swobodnego wypowiedzenia umowy.
Bardzo pomocne okażą się także usługi z dziedziny pozycjonowania (SEO). Pozycjonowanie pozwoli Tobie na lepsze wypromowanie strony serwisu internetowego i zapewnienie jej wysokiego miejsca na liście wyników wyszukiwań w najpopularniejszych wyszukiwarkach internetowych. Również tutaj konieczne jest uważne czytanie umów, które zwykle podsuwają sami pozycjonerzy. Wzory umów usługodawców SEO potrafią być naszpikowane wieloma niezrozumiały i z pozoru korzystnymi dla Ciebie zapisami, które jednak przy bliższej analizie mogą okazać się zbędne i mylące. Dobrze jest określić zakres świadczonych usług w sposób precyzyjny i faktycznie adekwatny do Twoich potrzeb, przede wszystkim po to, abyś nie przepłacał za coś, czego rzeczywiście nie potrzebujesz lub nie ma sensu dla Twojej witryny. Ponadto także tutaj warto zwrócić uwagę na czas obowiązywania umowy, zwłaszcza gdy jest to Twoja pierwsza umowa z tym pozycjonerem. Niebezpieczne może być udzielanie pozycjonerom zbyt dużego i swobodnego dostępu do Twojego serwera i strony serwisu internetowego – może się wydawać, że jest to konieczne dla wykonania umowy, ale w gruncie rzeczy lepiej zabezpieczyć się i ograniczać dostęp do koniecznego minimum.
[4] Serwis internetowy- regulamin i polityka prywatności
Kiedy masz opanowane kwestie rejestracji działalności gospodarczej i księgowości, a serwis internetowy funkcjonuje już na odpowiednim oprogramowaniu, na wybranej domenie w ramach zakupionego hostingu, przychodzi ten moment, w którym warto zastanowić się nad prawnymi aspektami funkcjonowania Twojego serwisu internetowego ze szkoleniami online.
Serwis internetowy ze szkoleniami online może przybrać wiele postaci. Możliwe, że sprzedajesz gotowe szkolenia w formie plików audio-wideo do pobrania swoim użytkownikom, a może też serwis internetowy pełni rolę usługową i udostępniasz tylko w ramach odpłatnego abonamentu dostęp do szkoleń z poziomu samego serwisu internetowego. Jeszcze inaczej mają się sprawy, gdy Twoja działalność polega na organizacji szkoleń online na żywo (w czasie rzeczywistym), z udziałem użytkowników, którzy mogą się z Tobą komunikować za pomocą czatu lub głosowo.
Każdy serwis internetowy ze szkoleniami online, niezależnie od poziomu skomplikowania oraz zakresu świadczonych usług, będzie potrzebował dwóch podstawowych dokumentów prawnych: regulaminu oraz polityki prywatności.
Regulamin serwisu internetowego pełni rolę wzorca umowy. Prawidłowo przygotowany regulamin powinien poruszać kwestie (1) warunków i charakteru świadczonych w serwisie internetowym usług; (2) odbiorców serwisu internetowego, tj. osób, do których usługi są kierowane; (3) zasad i zakresu odpowiedzialności usługodawcy, tj. właściciela serwisu internetowego, a także powinien (4) spełniać prawem przewidziane obowiązki informacyjne, w szczególności wobec konsumentów.
Obowiązki informacyjne są liczne i mogą różnić się od asortymentu i zakresu usług dostępnych w serwisie internetowym, jednak w przypadku serwisu internetowego można być pewnym, że obejmą one zawsze wymogi przewidziane w Kodeksie cywilnym, Ustawie o prawach konsumenta oraz w Ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. „Minimalizacja” tych obowiązków (ale nie ich całkowite wyeliminowanie!) byłaby możliwa, gdybyś zdecydował się na skierowanie swojego serwisu internetowego i jego usług tylko do osób niebędących konsumentami, tj. przedsiębiorców. Niestety, nie zawsze będzie to możliwe czy po prostu opłacalne – w przypadku niektórych usług, ze względu choćby na ich charakter i tematykę, utrzymanie się wyłącznie z klientów i użytkowników „firmowych” może być zbyt trudne. Z drugiej jednak strony – klienci B2B są “prostsi”, ponieważ masz w stosunku do nich mniej obowiązków, a z kolei możesz pozwolić sobie na więcej ograniczeń odpowiedzialności i uprawnień umownych.
Regulamin serwisu internetowego nie musi być wcale przykrym obowiązkiem prawnym – brak regulaminu nie tylko naraża nas bowiem na ewentualne sankcje prawne, jakie ustawodawca wiąże np. z niespełnianiem obowiązków informacyjnych, ale też przede wszystkim naraża nas na roszczenia użytkowników i klientów serwisu internetowego, którzy wykorzystają fakt, że serwis internetowy jest przez nas „niedoregulowany” i nie ustaliliśmy warunków korzystania z jego funkcjonalności. Trudno będzie w takiej sytuacji odpierać roszczenia, przed którymi normalnie można by się obronić, gdyby posiadać kompleksowy regulamin, wyjaśniający wszystkie te problematyczne aspekty prawne serwisu internetowego. Z powołaniem się na konkretne postanowienie regulaminu, który użytkownicy lub klienci serwisu internetowego akceptowali, składając zamówienie, rejestrując konto lub biorąc udział w szkoleniu online, możemy wtedy udzielić im jasnej odpowiedzi, która uchroni nas przed niekorzystnymi konsekwencjami.
Najbardziej jaskrawym przykładem w przypadku serwisów internetowych ze szkoleniami online jest oczywiście ustawowe prawo odstąpienia od umowy, które przysługuje konsumentom. Szkolenia online mogą stanowić usługę albo też treści cyfrowe. Oznacza to, że w obydwu wariantach przedsiębiorca może skorzystać z dwóch różnych wyjątków od prawa odstąpienia od umowy, które pozwolą mu uchronić się przed roszczeniami ze strony konsumentów o zwrot pieniędzy. A wszystko dlatego, że zawarł na ten temat odpowiednie postanowienia w regulaminie oraz wdrożył stosowne checkboxy na stronie serwisu.
Również sama tematyka sprzedawanych i (lub) organizowanych na żywo szkoleń online może mieć fundamentalne znaczenie. Dodatkowych regulacji i pouczeń prawnych będą wymagały np. szkolenia z zakresu dietetyki, mające na celu promowanie zdrowego trybu życia, albo szkolenia o charakterze finansowym. W obydwu takich przypadkach należy zabezpieczyć właściciela serwisu internetowego poprzez wprowadzenie w dokumentach zastrzeżeń dotyczących jego odpowiedzialności za publikowane treści oraz charakteru prowadzonych szkoleń.
Inną kwestią, którą na pewno warto uregulować, są warunki i terminy płatności za udział (bądź dostęp) w szkoleniach online. Zazwyczaj warto zadbać, aby płatność odbywała się w formie przedpłaty, jeszcze zanim użytkownik będzie mógł wyświetlić lub pobrać oferowane mu treści. W przeciwnym razie możesz mieć problemy z wyegzekwowaniem płatności, a klient będzie niechętny to uczynić, gdy dostał już to, po co przyszedł.
Szkolenia online, jak wyżej już wspomniano, mogą zazwyczaj polegać na udostępnianiu treści cyfrowych – czy to w formie sprzedaży plików do pobrania na komputer, czy też udzielania dostępu do nich w ramach samej strony serwisu internetowego. W każdym jednak razie wiązać będzie się to z problematyką praw autorskich i innych praw własności intelektualnej. Regulamin serwisu internetowego to doskonałe miejsce na sprecyzowanie warunków licencji udzielanej użytkownikom i klientom serwisu internetowego ze szkoleniami online. Pozwoli to lepiej zabezpieczyć Twoje interesy.
Oczywiście, jednocześnie sam musisz upewnić się, że przysługują Ci właściwe prawa i zezwolenia na udostępnianie treści, które niekoniecznie są Twoimi oryginalnymi materiałami. W takim wypadku to Ty powinieneś zgłosić się po licencje do uprawnionych podmiotów i zadbać o to, aby umowy licencyjne precyzyjnie określały, że możesz korzystać w sposób komercyjny z tych materiałów i publikować je w ramach serwisu internetowego.
Polityka prywatności, w przeciwieństwie do regulaminu serwisu internetowego, nie ma charakteru wiążącego i nie pełni roli żadnej umowy. Polityka prywatności ma na celu jedynie spełnienie licznych obowiązków informacyjnych, które płyną z przepisów o ochronie danych osobowych (rozporządzenie RODO) albo innych przepisów dotyczących prywatności użytkowników, np. obowiązki prawne wynikające ze stosowania plików cookies w serwisie internetowym.
W przypadku polityki prywatności należy pamiętać o tym, że zgodnie z rozporządzeniem RODO dokument ten powinien w sposób rzetelny i zrozumiały informować użytkowników i klientów serwisu internetowego o celach, podstawach i okresach przetwarzania ich danych osobowych przez właściciela (usługodawcę) serwisu internetowego. W polityce prywatności powinny pojawić się również bardzo ważne informacje na temat potencjalnych odbiorców danych osobowych, a zatem podmiotów, którym właściciel serwisu internetowego ze szkoleniami online może przekazywać i powierzać do przetwarzania dane osobowe swoich użytkowników i klientów. Mogą to być w szczególności podmioty obsługujące procesy realizacji płatności z tytułu nabywanych za pośrednictwem serwisu internetowego usług, ale uwzględnić trzeba tak samo hostingodawcę, dostawców wtyczek społecznościowych, informatyka, biuro księgowe i kancelarię prawną itp.
Dla prawidłowego spełnienia wszystkich obowiązków informacyjnych, nie można zapomnieć o pouczeniu użytkowników i klientów serwisu internetowego o przysługujących im prawach. Zgodnie z rozporządzeniem RODO są to prawa do dostępu, sprostowania, ograniczenia, usunięcia lub przenoszenia ich danych, a także prawo do wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do sprzeciwu.
W polityce prywatności należy poinformować o stosowanym w serwisie internetowym profilowaniu, tj. zautomatyzowanym procesie podejmowania decyzji w stosunku do klientów i użytkowników serwisu internetowego w oparciu o ich działania i aktywność, jeżeli taki proces jest oczywiście przez usługodawcę stosowany.
Rzecz jasna sama polityka prywatności to nie wszystko. W kontekście RODO równie (a może nawet bardziej) istotna jest dokumentacja wewnętrzna firmy regulująca zasady przetwarzania danych osobowych zarówno klientów i użytkowników serwisu internetowego ze szkoleniami online, jak i np. pracowników firmy. Taka dokumentacja wewnętrzna ma charakter “instrukcji” dla pracowników firmy, ale też przede wszystkim legitymizuje sposób, w jaki postępujesz z tymi danymi osobowymi na wypadek ewentualnej kontroli organu nadzorczego. Wtedy to Ty będziesz musiał wykazać, w jaki sposób dokumentujesz np. czynności przetwarzania danych albo czy prowadzisz wymagane prawem ewidencje oraz czy zawierasz umowy powierzenia przetwarzania danych z każdym swoim podwykonawcą, któremu przekazujesz dane klientów.
W odniesieniu do plików cookies powinieneś z kolei śledzić uważnie najnowsze interpretacje prawne, ponieważ w świetle najnowszych orzeczeń m. in. Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej można dostrzec wyraźne trendy uznawania, że nie wystarczy już prosty komunikat o ich stosowaniu na stronie serwisu internetowego. Niestety, z prawnego punktu widzenia właściciel serwisu internetowego nie może już informować tylko o samym fakcie wykorzystywania plików cookies oraz możliwości ich dostosowywania z poziomu przeglądarki użytkownika końcowego. Aby w pełni zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami uznania jego działań za niewystarczające, właściciel serwisu internetowego powinien informować dodatkowo o celach, okresach oraz wszelkich innych aspektach funkcjonowania plików cookies (takich jak np. ich zewnętrzni odbiorcy w ramach sieci remarketingowych lub wtyczek społecznościowych). Coraz więcej serwisów internetowych dba już więc nie tylko o wyczerpujące informacje na ten temat w swoich politykach prywatności, ale jeszcze dodatkowo stosuje odpowiednie mechanizmy i skrypty na swoich stronach, które mają na celu umożliwić od strony technicznej użytkownikom zapoznawanie się z używanymi w serwisie plikami cookies i udzielanie zgody lub odmowy co do poszczególnych tylko plików cookies.
[5] Ochrona marki platformy szkoleniowej i kursów online
Aby nie obudzić się z przysłowiową „ręką w nocniku”, powinieneś od jak najwcześniejszych etapów funkcjonowania swojego serwisu internetowego ze szkoleniami online pomyśleć o ochronie swojej marki. Oczywiście, na początku może się Tobie wydawać, że to nieistotne, przyjdzie na to pora później, a obecnie lepiej koszty te spożytkować na inne, bardziej palące wydatki związane z samym serwisem internetowym.
Nie da się jednak ukryć, że ochronę marki rozpoczynasz już na samym początku zakładania serwisu internetowego – choćby w chwili, w której decydujesz o rejestracji domeny strony internetowej, a w dalszej kolejności instalujesz oprogramowanie i „ubierasz” serwis internetowy w określoną szatę graficzną. Już wtedy musisz mieć na uwadze nie tylko ryzyko naruszania cudzych praw własności intelektualnej (czy to praw autorskich, czy też prawa do znaku towarowego). Twoja domena, jeśli wcześniej nie przeprowadzisz odpowiedniego rozeznania na rynku, szczególnie wśród obecnej już konkurencji, może bowiem w przyszłości zostać spotkać się z roszczeniem ze strony podmiotu trzeciego o zaprzestanie jej używania. Stanie się tak na pewno, gdy inna firma, zwłaszcza działająca w podobnej branży, zastrzegła znak towarowy słowny o brzmieniu identycznym lub podobnym do domeny używanej przez Twój serwis internetowy. A co z szatą graficzną serwisu internetowego? Jeśli próbujesz od początku „przyoszczędzić” na pozornie nieistotnych rzeczach, to może kusić Ciebie, aby skorzystać z gotowych rozwiązań, znalezionych gdzieś w internecie. Jeśli nie upewnisz się, że np. wykorzystany szablon graficzny jest udostępniany na „wolnej” licencji i za zgodą uprawnionego podmiotu albo też w jakiś sposób naruszysz warunki tej licencji – mogą spotkać się srogie konsekwencje.
Pamiętaj, że najczęściej problemy związane z brakiem ochrony Twojej marki (na co składają się wszystkie slogany, hasła, nazwa domeny, nazwa serwisu i firmy, używane logotypy i oznaczenia itp.) pojawiają się dopiero, gdy Twoja działalność nabrała już „rozpędu” i serwis internetowy zyskał rozpoznawalność. Wtedy to zwykle przyciągniesz uwagę podmiotów trzecich, które mogą zauważyć naruszanie ich praw i rościć sobie prawo do odszkodowania, ale nawet co gorsze – do zaprzestania. Wyobrażasz sobie, że nagle po kilku(nastu) latach działalności musisz zmienić domenę albo zmienić logo i szatę graficzną strony, która już utkwiła w świadomości konsumentów? Straty z tym związane mogą być znacznie większe niż jednorazowe odszkodowanie.
Podsumowując, aby uniknąć wszystkich wyżej opisanych sytuacji, nie wystarczy od początku zadbać o korzystanie z nazw i oznaczeń graficznych, które nie są przez kogoś zarejestrowane. Trzeba jeszcze samemu z odpowiednim wyprzedzeniem złożyć wniosek do Urzędu Patentowego o zastrzeżenie znaku towarowego słownego, słowno-graficznego lub graficznego, w zależności, które rozwiązanie uznasz za najlepsze dla siebie. Zawiłości związane z wyborem rodzaju znaku, a także zakresu terytorialnego jego ochrony opisujemy dużo szerzej w artykule poświęconym właśnie korzyściom, jakie płyną z rejestracji swojego znaku. Znajdziesz go pod poniższym adresem: https://prokonsumencki.pl/blog/dlaczego-sprzedawca-internetowy-powinien-zarejestrowac-znak-towarowy-swojego-sklepu-jak-to-zrobic-i-ile-to-kosztuje-poradnik-od-prawnikow-prokonsumencki-pl/
[ ] Podsumowanie i prawna checklista
Jak widać serwis internetowy to nie taka prosta sprawa, jest dużo – aspektów, na które należy zwrócić uwagę przy zakładaniu ponieważ serwisu internetowego ze szkoleniami online (albo tak naprawdę jakiegokolwiek) jest bardzo wiele. Chociaż wydaje się inaczej, bardzo często są to w mniejszym bądź większym stopniu zagadnienia i problemy natury prawnej. Aby założyć serwis internetowy ze szkoleniami online, nie możesz uniknąć:
- [ ] Rejestracji działalności gospodarczej.
- [ ] Prowadzenia rozliczeń podatkowych i księgowości.
- [ ] Stworzenia strony internetowej wraz z potrzebnym oprogramowaniem i szatą graficzną.
- [ ] Wykupienia domeny oraz hostingu.
- [ ] Zawarcia umów z podwykonawcami i dostawcami usług, bez których Twoja działalność nie ruszy: informatykiem, grafikiem, biurem księgowym, hostingodawcą, licencjodawcami…
- [ ] Przygotowania regulaminu i polityki prywatności dla serwisu internetowego.
- [ ] Sporządzenia dokumentacji wewnętrznej dla firmy zgodnej z RODO.
- [ ] Zastrzeżenia Twojego logo i nazw handlowych.
Wobec tego, aby poradzić sobie z większością tych aspektów, bardzo przydatna (obok pomocy informatyka czy biura księgowego) okaże się właśnie pomoc doświadczonego w e-commerce prawnika. Dobry prawnik będzie w stanie nie tylko sporządzić porządny regulamin i politykę prywatności dla Twojego serwisu internetowego oraz dokumentację wewnętrzną dla firmy zgodną z RODO, ale również doradzi w wielu innych kwestiach związanych z prowadzeniem serwisu internetowego, które dotyczą sporów z klientami i użytkownikami, rozwiązań technicznych na stronie, które będą bezpieczne i zgodne z przepisami, a także doradzi co do najlepszej metody ochrony Twojej marki teraz i w przyszłości.
