Serwis cateringowy- coraz bardziej popularną formą działalności stają się serwisy internetowe oferujące różnorakie diety cateringowe, a także serwisy umożliwiające zamawianie cateringu. Opcją często wybieraną przez klientów chcących prowadzić zdrowy tryb życia jest catering dietetyczny polegający dowożeniu przez usługodawcę klientowi codziennie zestawu posiłków na cały dzień. Taki serwis może być połączeniem serwisu oferującego diety oraz catering – klient może zamówić przygotowanie dla niego diety, a następnie w tym samym serwisie codzienny dowóz posiłków będących częścią tej diety. 

Niezależnie od tego, którą z opisanych wersji takiego serwisu zamierzasz prowadzić, przed rozpoczęciem działalności, a także później, już w trakcie prowadzenia serwisu, warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach. W tym artykule omawiamy najważniejsze z prawnego punktu widzenia aspekty prowadzenia serwisu z dietami lub cateringowego. Dowiesz się między innymi o tym jak powinien wyglądać regulamin serwisu z cateringiem dietetycznym.

 

[1] Serwis cateringowy/dietetyczny – Wybierz formę swojej działalności gospodarczej

W pierwszej kolejności, konieczne jest wybranie formy prawnej działalności gospodarczej, w ramach której będziesz swój serwis. Co do zasady nie unikniesz prowadzenia działalności gospodarczej w sensie prawnym, jeżeli Twój serwis ma przynosić dochód. Wprowadzonym niedawno wyjątkiem od tej zasady jest jednak tzw. działalność nierejestrowana (nieewidencjonowana). Ta forma prawna działalności jest dostępna dla osób, które w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywały działalności gospodarczej, a przychody z ich działalności nie przekraczają w żadnym miesiącu 50% minimalnego wynagrodzenia (co oznacza, że w 2020 r. nie powinny one przekraczać 1300 zł miesięcznie). Takiej działalności nie uznaje się za działalność gospodarczą i nie wymaga ona rejestracji. Nadal jednak będziesz musiał odprowadzać podatek dochodowy. 

W przypadku większych przychodów do wyboru pozostaje prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki. Warto rozważyć w takim przypadku szereg zalet i wad każdej z tych form prowadzenia działalności. Jednoosobowa działalność przykładowo nie generuje kosztów związanych z opłatami urzędowymi przy jej zakładaniu i prostsze jest prowadzenie w niej księgowości. Jednak właściciel takiej firmy ponosi odpowiedzialność za jej zobowiązania całym swoim majątkiem (w tym prywatnym) i o ile nie jest zatrudniony gdzie indziej na umowę o pracę jest obowiązany do odprowadzania składek do ZUS. Z kolei najpopularniejsza ze spółek handlowych, a więc spółka z o.o., pozwala ograniczyć odpowiedzialność jej właścicieli za zobowiązania firmy, a jeżeli wspólników jest więcej niż jeden, nie podlegają oni automatycznie, tak jak w firmie jednoosobowej, obowiązkowi opłacania składek ZUS. Założenie spółki jest jednak bardziej skomplikowane niż rejestracja jednoosobowej firmy w CEiDG i wiąże się z kosztami, a chociażby w spółce z o.o. występuje już wymóg prowadzenia bardziej skomplikowanej księgowości w formie ksiąg podatkowych. Przy wyborze formy prawnej działalności warto rozważyć wszystkie wady i zalety każdej z nich. Jej wybór będzie często zależał od rozmiaru działalności, a także od tego czy już na początek firma będzie zaciągała duże zobowiązania.

 

[2] Zastanów się nad dobrą nazwą dla Twojej firmy z dietami i rozważ zastrzeżenie swojego znaku towarowego (logo)

Wybór nazwy firmy ma duże znaczenie dla jej przyszłej rozpoznawalności. Jest to jedna z pierwszych decyzji, które musisz podjąć rozpoczynając działalność. Nazwa firmy powinna być oryginalna i dobrze oddawać charakter Twojej działalności. W przypadku jednoosobowej działalności w nazwie firmy musi znaleźć się Twoje imię i nazwisko, z kolei w przypadku spółek niezbędne jest określenie w nazwie formy prawnej, a niektórych przypadkach również nazwisko przynajmniej jednego wspólnika. Wybór nazwy firmy jest niezwykle ważny – jeżeli Twoja działalność się rozwinie i zwiększy się rozpoznawalność Twojej firmy, klienci będą kojarzyli ją właśnie dzięki nazwie. Zatem wybór nazwy na samym początku działalności może determinować rozpoznawalność oraz postrzeganie Twojej firmy na wiele lat. Z tych samych powodów warto też upewnić się, czy wybrana przez Ciebie nazwa nie narusza cudzych praw do nazwy firmy lub też prawa do znaku towarowego. Przyjęcie nazwy firmy naruszającej te prawa może prowadzić nawet po latach od jej założenia do konieczności rezygnacji z takiej nazwy.

Z nazwą firmy związana jest kwestia zastrzeżenia znaku towarowego. Jeżeli wybrałeś już oryginalną i dobrze prezentującą się nazwę firmy, a może posiadasz już także jej logo, warto zastanowić się nad zastrzeżeniem nazwy lub logo firmy jako znaku towarowego. Znakiem towarowym może być używane przez Twoją firmę oznaczenie (słowne, graficzne czy też słowno-graficzne), dzięki któremu można odróżnić produkty lub usługi Twojej firmy od produktów lub usług innych firm. Jeżeli Twoja firma posługuje się ciekawym, oryginalnym i chwytliwym oznaczeniem warto już na początku działalności rozważyć zastrzeżenie go jako znaku towarowego. 

Zastrzeżony znak towarowy zwiększa renomę i buduje wiarygodność przedsiębiorstwa. Pozwala również uniknąć sytuacji, w której klienci mylą Twoją firmę z inną, działającą w tej samej branży. Mając zarejestrowany znak towarowy możesz w wielu przypadkach nawet zakazać posługiwania się podobnymi, ale niezarejestrowanymi znakami przez Twoich konkurentów. Znak towarowy można również traktować w kategoriach inwestycji. Jego zastrzeżenie wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów opłat urzędowych (od kilkuset złotych do kilku tysięcy złotych), jednak raz ze wzrostem obrotów i rozpoznawalności Twojej firmy będzie również wzrastała wartość związanego z nią znaku towarowego. Stanie się on samodzielnym i ważnym składnikiem majątku firmy, który można sprzedać czy „wypożyczyć” w ramach licencji. 

Wreszcie, znak towarowy zwiększa ochronę Twoich interesów i walki z nieuczciwą konkurencją. Posiadanie zarejestrowanego znaku towarowego daje możliwość wykazania w ewentualnych sporach, że jesteś właścicielem danej marki. Dużo łatwiej jest również walczyć z nieuczciwą konkurencją np. w reklamach Adwords. Dokonując rejestracji znaku upewniasz się również, że sam nie naruszasz cudzych praw do znaków towarowych – dzięki temu unikasz sytuacji, w której po latach działania pod daną marką okazuje się, że od początku naruszała ona czyjeś prawa. 

Więcej o korzyściach związanych z rejestracją znaku towarowego piszemy w naszym artykule, do zapoznania się z którym zachęcamy:

https://prokonsumencki.pl/reklama-i-marketing-sklepu/dlaczego-sprzedawca-internetowy-powinien-zarejestrowac-znak-towarowy-swojego-sklepu-jak-to-zrobic-i-ile-to-kosztuje-poradnik-od-prawnikow-prokonsumencki-pl/

 

[3] Określ grupę docelową klientów swojego serwisu z dietami

W następnej kolejności warto będzie przyjrzeć się temu, jakich klientów chcesz przyciągnąć do swojego serwisu. W dużym stopniu jest to kwestia marketingowa, a więc tego jak dotrzeć do potencjalnych klientów oraz zachęcić ich do zakupu Twoich usług. Z prawnego punktu widzenia znaczenie będzie miało przede wszystkim to, czy zamierzasz oferować swoje usługi konsumentom czy też przedsiębiorcom, a może obu tym grupom. W przypadku konsumentów pojawi się wiele wymogów informacyjnych, które opiszemy w punkcie dotyczącym regulaminu. Umowy zawierane z konsumentami obwarowane są również wieloma obostrzeniami – nie każde postanowień, które będziesz chciał zawrzeć w takiej umowie, czy też w regulaminie serwisu będzie dozwolone. Z kolei w przypadku klientów biznesowych, możesz pozwolić sobie na większą swobodę w konstrukcji umów i warunków świadczenia usług. 

Przykładowo, możesz ograniczyć swoją odpowiedzialność za ewentualne szkody np. do wysokości zapłaconego przez drugą stronę wynagrodzenia. Innym popularnym zapisem w umowach B2B jest zastrzeżenie możliwości odstąpienia od umowy tylko przez jedną ze stron – w tym przypadku możesz zamieścić takie zastrzeżenie na swoją korzyść. Inne przydatne zapisy tego typu opisujemy w naszych artykułach dotyczących między innymi:

• wyłączenia rękojmi: https://prokonsumencki.pl/blog/jak-regulamin-sklepu-internetowego-od-prokonsumencki-pl-pomaga-sprzedawcy-1-wylaczenie-rekojmi-w-sprzedazy-miedzy-przedsiebiorcami/
• wyłączenia odpowiedzialności za uszkodzenie towaru w transporcie: https://prokonsumencki.pl/blog/jak-regulamin-sklepu-internetowego-od-prokonsumencki-pl-pomaga-sprzedawcy-1-wylaczenie-rekojmi-w-sprzedazy-miedzy-przedsiebiorcami-2-2/

Powyższe wpisy dotyczą regulaminu sklep, natomiast mogą one być przydatne również w dokumentach dotyczących Twojego serwisu internetowego.

W przypadku gdy kierujesz swoją działalność do obu tych grup, przydatne może okazać się rozgraniczenie ich w umowach, regulaminach czy też warunkach świadczenia usług, tak aby były one sformułowane maksymalnie korzystnie z Twojego punktu widzenia, a jednocześnie nie naruszały praw konsumentów.

 

[4] Sprawdź czy potrzebujesz zezwoleń na prowadzenie Twojej działalności związanej z cateringiem

Przed rozpoczęciem działalności niezwykle ważne jest zbadanie kwestii, wymaga ona uzyskania jakichkolwiek urzędowych zezwoleń. 

Jeżeli chodzi o samo układanie diet czy planów żywieniowych, nie musisz mieć żadnych formalnych kwalifikacji albo zezwoleń, aby prowadzić taką działalność. Bardziej skomplikowane jest już posługiwanie się tytułem dietetyka. Regulacja tej kwestii jest w Polsce fragmentaryczna. Najczęściej przyjmuje się, że określeniem „dietetyk” mogą posługiwać się osoby, które ukończyły studia wyższe lub różnego rodzaju kursy i szkolenia z zakresu dietetyki. 

Jeżeli chodzi o prowadzenie działalności polegającej na dostawie jedzenia, należy spełnić szereg wymogów w dotyczących bezpieczeństwa żywności, z których najważniejsze określa ustawa z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. W tym miejscu warto krótko wspomnieć np. o wymogu złożenia do Sanepidu wniosku o zatwierdzenie zakładu, w którym odbywa się produkcja lub obrót środkami spożywczymi czy też w inny sposób następuje kontakt z żywnością. Procedura zgłoszenia lokalu obejmuje również m.in. jego inwentaryzację oraz przedstawienie jego planów architektonicznych.

 

[5] Zadbaj o kwestie księgowe i podatkowe swojego biznesu

Przed rozpoczęciem działalności niezwykle ważne jest również wybranie odpowiedniej formy opodatkowania. Największy wybór co do formy opodatkowania będziesz miał przy jednoosobowej działalności gospodarczej. W zależności od szeregu czynników, możesz wybrać opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub kartą podatkową. W zależności od rozmiaru działalności będziesz mógł także w niektórych przypadkach zadecydować, czy chcesz być płatnikiem podatku VAT. Z tego powodu niezwykle ważne jest zawarcie dobrej umowy z księgową. Specjalista od kwestii księgowych i podatkowych najlepiej doradzi co do wyboru we wszystkich powyższych kwestiach, a także może wykonać za Ciebie większość obowiązków dokumentacyjnych i sprawozdawczych. W przypadku, gdy Twoja działalność nie jest skomplikowana z podatkowego punktu widzenia, możesz skorzystać jednego z systemów internetowych do samodzielnego prowadzenia księgowości.  

 

[6] Zadbaj o kompleksowy i dobrze napisany regulamin serwisu cateringowego

Kompleksowy regulamin serwisu z dietami i cateringowego powinien zawierać szereg elementów, do których należą przede wszystkim:

• zasady korzystania z serwisu;
• opis działania i funkcjonalności serwisu;
• warunki korzystania z funkcjonalności serwisu;
• regulacje dotyczące zamawiania przez użytkowników diet lub cateringu, chwilę, w której jest zawierana umowa o świadczenie usług, termin jej wykonania z Twojej strony, warunki, które powinien spełnić klient aby umożliwić Ci prawidłowe wykonanie umowy,
• warunki, terminy i sposoby płatności;
• sposób składania reklamacji związanych z funkcjonowaniem serwisu oraz świadczonymi przez Ciebie usługami;
• informacje o odstąpieniu od umowy oraz o ograniczeniach tego prawa;
• informacje o pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w przypadku konsumentów;
• informacje dotyczące praw autorskich i ewentualnej licencji na korzystanie z serwisu.

W przypadku serwisu z dietami lub cateringowego szczególnie ważną kwestią jest dobre zdefiniowanie zakresu świadczonych usług czy też oferowanych produktów. Ma to znaczenie z punktu widzenia ewentualnych wyjątków od prawa odstąpienia od umowy. W zależności od zakresu działania Twojego serwisu, oferowane w Twoim serwisie diety będą mogły zostać uznane za treści cyfrowe lub usługi, co do których możliwe jest wyłącznie konsumenckiego prawa odstąpienia od umowy. Z kolei w przypadku cateringu, zastosowanie może znaleźć wyjątek dotyczący świadczenia usług w zakresie gastronomii. Wyjątki te pozwalają uniknąć sytuacji, w której klient będący konsumentem otrzyma przygotowaną w Twoim serwisie dietę albo korzysta z usług serwisu przez 14 dni, a następnie odstępuje od umowy bez podania przyczyny. Regulamin powinien wyraźnie wskazywać klientom, że w danych przypadkach nie będzie im przysłuchiwało to prawo, a najlepiej jest dodatkowo poinformować o tym klienta również przed zawarciem umowy, np. w formularzu zamówienia. 

Problemem, który może pojawiać się przy przygotowywaniu regulaminu dla serwis cateringowy jest dobre określenie czasu dostawy. W większości tego typu serwisów jest możliwe wybranie czasu dostawy żywności przez klienta. Wiąże się z tym oczekiwanie klienta, aby dostawa nastąpiła o dokładnie określonej godzinie, a z drugiej strony ryzyko nieprawidłowego wykonania umowy ze strony serwisu. Jeżeli zamierzasz udostępniać klientom funkcjonalność wyboru czasu dostawy to ważne jest, aby dokładnie doprecyzować w regulaminie, jak również przy samym wyborze czasu dostawy, jak należy rozumieć wybrany czas dostawy, przykładowo poprzez udostępnienie możliwości wyboru dostawy w określonych np. dwugodzinnych przedziałach czasowych. Ważne jest również, aby te ograniczenia nie wynikały wyłącznie z regulaminu, ale były też wyraźnie wskazane na stronie, tak aby nie narażać się na zarzut wprowadzenia klienta w błąd.

Część wymienionych powyżej postanowień powinna znaleźć się w regulaminie serwisu w celu wypełnienia ustawowych obowiązków informacyjnych wynikających m.in. z ustawy prawach konsumenta, jak i ustawy oświadczeniu usług drogą elektroniczną. Odpowiednio sformułowany regulamin serwisu będzie jednak służył przede wszystkim zabezpieczeniu Twoich interesów, szczególnie poprzez odpowiednie uregulowanie płatności oraz warunków świadczenia przez Ciebie usług.

 

[7] Zamieść w serwisie z dietami politykę prywatności spełniającą wymogi RODO

Jako właściciel serwisu internetowego w większości przypadków będziesz administratorem  danych osobowych zbieranych i przetwarzanych w Twoim serwisie. Z tego powodu masz wobec użytkowników liczne obowiązki informacyjne wynikające przede wszystkim z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). W skrócie nazwiemy je RODO lub Rozporządzeniem RODO. Ustawodawca unijny przyjął, że podmiot, którego dane są przetwarzane, a więc w tym przypadku użytkownik Twojego serwisu, powinien otrzymać od administratora kompleksową i wyczerpującą informację w głównych aspektach przetwarzania jego danych. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia RODO, powinieneś zapewnić użytkownikowi serwisu następujące informacje:

 

• określenie administratora – w więc Twoja nazwa firmy, w tym w przypadku firm jednoosobowych Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe np. adres miejsca prowadzenia działalności/siedziby, adres e-mail;
• jeżeli wyznaczyłeś w swojej firmie inspektora ochrony danych – dane kontaktowe tej osoby;
• odbiorcy danych osobowych – wystarczy tutaj wskazać kategorie odbiorców tj. podmiotów zewnętrznych, którym przekazujesz dane użytkowników (np. operatorzy szybkich płatności);
• cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych;
• informację czy przekazujesz dane osobowe użytkowników do państwa będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – EOG (czyli państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) lub organizacji międzynarodowej mającej siedzibę poza EOG;
• okresy przechowywania określonych danych osobowych albo kryteria ich ustalenia;
• wskazanie czy konieczność podania danych osobowych podczas korzystania z serwisu jest warunkiem do zawarcia umowy poprzez serwis oraz jakich danych i jakich sytuacji taki wymóg dotyczy;
• informację o prawach użytkownika, w tym o prawie do: żądania dostępu do jego danych oraz do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jego danych, do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody na przetwarzanie danych oraz do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony danych Osobowych.

Polityka prywatności ma za zadanie spełnić wszystkie te obowiązki informacyjne w stosunku do użytkowników Twojego serwisu. 

 

[8] Zadbaj o wdrożenie pozostałych wymogów RODO w Twojej firmie z cateringiem

Z prowadzeniem serwisu internetowego wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych użytkowników. Pociąga to za sobą konieczność wdrożenia wymogów Rozporządzenia RODO. 

Jednym z elementów wdrożenia RODO jest posiadanie odpowiedniej polityki prywatności i polityki Cookies serwisu, o czym piszemy w poprzednim punkcie tego artykułu. Różnie ważne jest jednak posiadanie odpowiedniej dokumentacji wewnętrznej. Nie jest ona przeznaczona dla klientów – nie mają oni do niej dostępu – a dla właściciela firmy oraz jej pracowników. Niezwykle ważne jest też jej posiadanie na wypadek kontroli Urzędu Ochrony Danych osobowych. Taka dokumentacja zawiera m.in.:

• politykę bezpieczeństwa, która określa m.in. najważniejsze zasady przetwarzania danych osobowych w Twojej firmie, zasady przetwarzania danych przez Twoich pracowników, wykaz urządzeń stosowanych do przetwarzania danych, środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla ochrony przetwarzanych danych;
• ewidencję podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych;
• rejestr czynności przetwarzania;
• ewidencję incydentów naruszeń zasad prawidłowego przetwarzania danych;
• ewidencję upoważnień do przetwarzania danych;
• dokument będący przeprowadzoną indywidualnie dla Twojej firmy analizą ryzyka wynikającego z przetwarzania danych w Twojej firmie oraz zawierający ocenę skutków tego ryzyka dla przetwarzania danych.

Kolejny z elementów dokumentacji stanowi równie ważny obowiązek właściciela serwisu w kontekście RODO: zawarcie tzw. umów powierzenia przetwarzania danych. Takie umowy należy zawrzeć ze wszystkimi podmiotami zewnętrznymi wobec Twojej firmy, którym przekazujesz (zgodnie z przepisami RODO „powierzasz”) dane osobowe Twoich klientów czy pracowników. Prowadząc serwis internetowy najczęściej będziesz powierzać dane osobowe takim podmiotom jak:

• operatorzy płatności internetowych, w tym szybkich przelewów czy też płatności kartą płatniczą;
• kancelaria prawna czy też biuro księgowe, jeżeli korzystasz z usług takich podmiotów;
• firma kurierska – szczególnie w przypadku, gdy oferujesz dostarczanie klientom posiłków;
• dostawcy oprogramowania komputerowego potrzebnego do prowadzenia serwisu internetowego i do obsługiwania jego poszczególnych funkcjonalności, w tym np. dostawcy poczty elektronicznej potrzebnej do wysyłania powiadomień e-mail związanych z realizacją usług dostępnych w serwisie lub newslettera

W niektórych przypadkach możesz od takiego podmiotu otrzymać informację, że firma nie podpisuje tego typu umów ponieważ uznaje się ona sama za samodzielnego administratora danych osobowych Twoich klientów. W takim przypadku nie masz obowiązku zawarcia umowy powierzenia danych, ponieważ dotyczy ona tylko podmiotów, które same nie są administratorami tych danych.

 

[9] Zamieść na stronie serwisu z dietami odpowiednie checkboxy

Twój serwis prawdopodobnie przewiduje zawieranie umów – takich jak chociażby umowa o wykonanie diety czy też o świadczenie usług cateringowych. Będziesz więc potrzebować przynajmniej dwóch obligatoryjnych checkboxów (ich zaznaczenie powinna być wymagane aby przejść dalej) dotyczących regulaminu oraz polityki prywatności. Powinny one znajdować się każdorazowo pod formularzem rejestracji konta oraz w formularzem zamówienia, najpóźniej przed przyciskiem potwierdzającym rejestrację lub zakup (w przypadku np. zamawiania diety lub cateringu). Checkbox dotyczący polityki prywatności oraz informację o administratorze zalecamy umieścić także pod formularzem kontaktowym na stronie serwisu.

Jeżeli chodzi sprzedaż treści cyfrowych (takich jak np. diety przesyłane klientom w formie wiadomości mailowej lub udostępniane na koncie klienta w Twoim serwisie), zalecamy dodanie checkboxa do zaznaczanie o zgodzie klienta na dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu na konsumenckie odstąpienie od umowy. Termin ten wynosi 14 dni od dnia zawarcia umowy, zatem ten wymóg jest istotny tylko w przypadku gdy udostępniasz treści cyfrowe wcześniej niż na 14 dni od złożenia przez klienta zamówienia. W przeciwnym razie klient będący konsumentem mógłby odstąpić od umowy w przypadku już dostarczonych treści, jeśli zmieściłby się w terminie, i żądać zwrotu ceny. Dodatkowo w wiadomości potwierdzającej zakup warto wówczas dodać informację na temat wyrażenia zgody przez Klienta na dostarczenie mu treści cyfrowych i braku odstąpienia od umowy. 

W przypadku gdy na przykład w celu ułożenia diety lub zaproponowania odpowiedniego rodzaju cateringu zbierasz od klientów serwisu dane dotyczące stanu zdrowia czy przebytych chorób, dochodzi do przetwarzania tzw. danych wrażliwych (zgodnie z RODO są to szczególne kategorie danych osobowych). Zgodnie z RODO, na przetwarzanie tych danych należy każdorazowo uzyskać zgodę, mimo że standardowo nie jest ona konieczna do przetwarzania danych w celu realizacji zawartej umowy. W przypadku, gdy potrzebujesz tych danych do prawidłowego wykonania usługi dla klienta, taka zgoda może być obligatoryjna, tak samo jak checkboxy dotyczące regulaminu i polityki prywatności. Powinna ona jednak być wyraźna, tzn. zamieszczona w osobnym checkboxie oraz wskazywać na to jakie dane wrażliwe będą przetwarzane.

W wypadku przetwarzania danych w celach marketingowych Usługodawcy (poza marketingiem bezpośrednim, którego podstawą może być też uzasadniony interes administratora) konieczne jest uzyskanie na to wyraźnej i dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą. Dlatego w takim przypadku powinieneś dodać na stronie serwisu fakultatywny checkbox do zaznaczenia – w miejscu, w którym dane te będą zbierane do tego celu oraz dodatkowo obligatoryjny checkbox dotyczący potwierdzenia zapoznania się z polityką prywatności (chyba, że już wcześniej odebrałeś potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności).

Trzeba jednak pamiętać, że zarówno zgody, jak i potwierdzenie dotyczące polityki prywatności, opisane powyżej powinny być w pełni świadome i aktywnie przez użytkownika wyartykułowane. Oznacza to, że checkboxy zawierające te oświadczenia nie mogą być domyślnie zaznaczone. Użytkownik powinien je zaznaczyć każdorazowo samodzielnie.

 

[10] Zapewnij użytkownikom kompleksową informację o plikach Cookies

Na stronie serwisu powinieneś zamieścić  komunikatu o wykorzystywaniu plików Cookies. Powinien on znajdować się w widocznym dla użytkownika zaraz po wejściu na stronę serwisu miejscu. Komunikat o plikach Cookies powinien zawierać następujące informacje: 

• określenie administratora danych;
• cele stosowania plików Cookies;
• okres funkcjonowania plików Cookies;
• wszystkie dodatkowe informacje, takie jak informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych (czy osoby trzecie mogą uzyskać dostęp plików Cookies, które są wysyłane przez stronę internetową administratora o ile, uwzględniając szczególne okoliczności, w których dane są gromadzone, takie dodatkowe informacje są niezbędne do zapewnienia rzetelnego przetwarzania danych w stosunku do osoby, której dane dotyczą). 

W powyższym wyliczeniu uwzględniamy najnowszą obowiązującą interpretację przepisów unijnych dotyczących plików Cookies, która wymaga informowania również o celach i okresie stosowania poszczególnych plików Cookies. Dotychczas były to rzadko podawane informacje. Interpretacja ta wynika z wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 1 października 2019 r. w sprawie Bundesverband der Verbraucherzentralen und Verbraucherverbände – Verbraucherzentrale Bundesverband eV przeciwko Planet49 GmbH (C‑673/17). Szerzej to orzeczenie i skutki tym związane omawiamy na naszym blogu – link poniżej: 

https://prokonsumencki.pl/regulamin-sklepu-internetowego-4/zmiany-w-polityce-Cookies-nowe-obowiazki-informacyjne-w-zakresie-stosowania-plikow-Cookies/

Z powodów technicznych w zasadzie niemożliwe jest podanie wszystkich tych informacji w polityce prywatności i to tak aby były aktualne i w danym momencie odpowiadały rzeczywistości: ilość i rodzaj plików Cookies najczęściej zmienia się w zależności od tego, do której podstrony serwisu przejdziemy, a także od momentu, w którym strona została przez nas otwarta. W polityce prywatności da się tak naprawdę wskazać użytkownikom głównie instrukcje samodzielnego sprawdzenia podstawowych informacji o plikach Cookies na najpopularniejszych przeglądarek internetowych. Warto jednak wskazać, że tak naprawdę, zgodnie z powyżej wskazaną obowiązującą interpretacją, powinieneś przekazywać użytkownikom Twojego serwisu bardziej szczegółowe informacje o plikach Cookies – i to aktualne na dany moment. 

Rozwiązaniem może być tutaj skorzystanie z narzędzi komercyjnych, które pozwalają użytkownikom serwisu uzyskanie informacji o plikach Cookies na stronie w czasie rzeczywistym, a także zróżnicowanie zgody udzielanej za pomocą kliknięcia przycisku na banerze informującym o Cookies. Jest to rozwiązanie rekomendowane przez nas. Przykładowo, takie narządzie jest dostępne tutaj: https://www.cookiebot.com/en/:

Jak widać na zrzucie ekranu, tego typu narzędzia umożliwiają udzielenie zgody na pliki Cookies w taki sposób, aby spełniała ona wymogi wynikające z przepisów oraz najnowszych interpretacji TSUE, a także udzielenie szczegółowej informacji o plikach Cookies w czasie rzeczywistym bez konieczności częstego modyfikowania polityki prywatności. Zaznaczamy również, że nie jest to strona powiązana z naszym serwisem, natomiast oferuje ona jedno z przykładowych rozwiązań ułatwiających spełnienie wymogów co do plików Cookies w zakresie obowiązków informacyjnych oraz w udzielenia świadomej zgody.

 

[11] Nie bój się czytania i negocjowania umów np. z firmą informatyczną, pozycjonującą

Aby zapewnić dobrą obsługę serwisu i satysfakcjonujące wyniki sprzedaży prawdopodobnie będziesz korzystał z pomocy zewnętrznych profesjonalnych podmiotów. Może to być firma informatyczna czy agencja reklamowa tworzące stronę internetową dla twojego serwisu, firma kurierska dostarczająca posiłki w ramach cateringu, czy też firma zajmująca się pozycjonowaniem Twojej strony w wynikach wyszukiwania.

Niezależnie od tego, z kim zawierasz umowę, zawsze postaraj się ją przeczytać i sprawdzić czy Twoje interesy są dobrze zabezpieczone. Szczególnie zwracaj uwagę na rozdziały o obowiązkach stron, terminach płatności i sposobach rozwiązania umowy. Wzorce umów przedstawiane Ci do podpisu przez Twoich kontrahentów często mogą zawierać postanowienia, które są nie do końca dla Ciebie korzystne. Warto negocjować takie zapisy i przedstawiać propozycję własnych. Nie ma powodu, dla którego masz zgadzać się na brak możliwości lub utrudnienia w wypowiedzeniu umowy czy też rażąco wysokie kary umowne. Na szczęście na rynku panuje spora konkurencja, zatem Twój kontrahent powinien zabiegać  o klienta i zgadzać się na rozsądne modyfikacje w umowie. Jeżeli nie masz czasu czytać szczegółów wszystkich umów, warto pomyśleć o pomocy prawnika. Jest to oczywiście dodatkowy koszt, jednak możesz w ten sposób również dużo zaoszczędzić poprzez uniknięcie zawarcia niekorzystnej dla Ciebie umowy. 

 

[12] Korzystaj z profesjonalnej pomocy prawnej

Tak jak Ty jesteś specjalistą w swojej dziedzinie, tak prawnik dzięki swojej wiedzy może Ci pomóc uniknąć niekorzystnych umów, zapisów oraz zabezpieczyć ryzyka związane z prowadzaną działalności. 

Nawiązując do powyższego punktu, opieka prawnika wyspecjalizowanego w rynku e-commerce, umowach handlowych czy też w rynku usług może być przydatna nie tylko przy zawieraniu umów z kontrahentami. Prawnik pomoże przygotować regulamin serwisu, tak aby zawierał on regulacje korzystne dla Ciebie, a jednocześnie nie zawierał postanowień niedozwolonych, szczególnie w przypadku konsumentów. To samo dotyczy również takiego przygotowania polityki prywatności, aby była zrozumiała dla klientów, a jednocześnie spełniała wszystkie wymogi Rozporządzenia RODO. Z nawiązaniu do RODO, specjalista od danych osobowych i regulacji prawnych z nimi związanych zapewni wdrożenie w Twojej firmie wymogów związanych z przetwarzaniem danych, w tym przygotuje dokumentację wewnętrzną wymaganą przez RODO. Wreszcie, dobry prawnik zapewni Ci monitoring regulaminu i polityki prywatności, a także innych stosowanych w firmie dokumentów, tak aby dopasować je do zmieniających się regulacji prawnych. Pamiętaj, że pomoc prawna nie musi być droga, natomiast ważne jest, aby była odpowiednio dopasowana do Twoich potrzeb. 

 

[ ] Podsumowanie & prawna checklista

Jeżeli zakładasz serwis oferujący diety lub catering, pamiętaj o tym, że istnieje szereg aspektów prawnych prowadzenia takiej działalności, które będziesz musiał na jakimś jej etapie rozważyć. Podsumujmy w tym miejscu, czym warto w pierwszej kolejności zająć się przy zakładaniu serwis cateringowy bądź dietetyczny: 

1. [  ] wybór formy prawnej działalności gospodarczej 
2. [  ] dobra nazwa dla Twojej firmy i ewentualne zastrzeżenie swojego znaku towarowego 
3. [  ] określenie grupy docelowej klientów
4. [  ] zezwolenia na prowadzenie działalności
5. [  ] kwestie księgowe i podatkowe
6. [  ] kompleksowy i dobrze napisany regulamin serwisu cateringowego
7. [  ] polityka prywatności spełniająca wymogi RODO
8. [  ] wdrożenie pozostałych wymogów RODO w Twojej firmie
9. [  ] odpowiednie checkboxy na stronie serwisu
10. [  ] kompleksowa informację o plikach Cookies na stronie serwisu
11. [  ] negocjowanie umów np. z firmą informatyczną, pozycjonującą
12. [  ] profesjonalna pomoc prawna

Warto zacząć już teraz, dlatego w celu ułatwienia Ci tego zadania przygotowaliśmy powyższy artykuł. 

Jeżeli jesteś zainteresowany uzyskaniem profesjonalnej pomocy prawnika przy kwestiach, które opisaliśmy powyżej lub masz jakiekolwiek pytania dotyczące prawnych aspektów prowadzenia Twojego serwisu – nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji. Możesz skontaktować się z nami np. pod adresem e-mail: kontakt@regulaminowo.pl.