Umowa non-disclosure agreement, czyli inaczej umowa o zachowaniu poufności. Nie ulega wątpliwości, że obecnie informacja jest dobrem bardzo cennym. Ten kto posiada określone informacje może czerpać z nich korzyści finansowe. Jednocześnie ujawnienie informacji może stanowić szkodę innego podmiotu lub ograniczyć jego zysk. Dlatego też bardzo istotnym i wręcz niezbędnym rozwiązaniem jest zawieranie umów NDA z naszymi kontrahentami czy pracownikami tak by uchronić się przed niepożądanym ujawnieniem danych, cennych z naszego punktu widzenia.
Stworzenie dobrej umowy o zachowaniu poufności to wyzwanie, któremu nie zawsze łatwo sprostać. Warto w tym zakresie zasięgnąć pomocy osób, które się w tym specjalizują, tak by nie pominąć istotnego elementu takiej umowy i właściwie zabezpieczyć swoje interesy.
Warto omówić zatem chociaż podstawowe elementy jakie w takiej umowie powinny się znaleźć.
Ogólnie mówiąc, umowa NDA ma zabezpieczyć nasze dane przed dostępem do nich osób trzecich.
Istota umowy NDA (umowy o zachowaniu poufności)
Przedmiotem umowy mogą być wszelkie dane czy informacje mające znaczenie gospodarcze. Mogą to być wszelkiego rodzaju informacje finansowe, plany, projekty, rozwiązania technologiczne, inne rozwiązania praktyczne, informacje o kontrahentach itd.
Istotnym w umowie NDA jest precyzyjne określenie danych, które chcemy chronić, tak by nie było wątpliwości co podlega ochronie. Z praktyki wiadomo, że lepiej w tego rodzaju umowach nie zawierać postanowień, które mogłyby być swobodnie interpretowane, bo to znacząco obniży realny poziom ochrony naszych danych.
Warto też jasno wskazać jakie zachowanie będzie poczytywane za ujawnienie danych i co z informacjami pozyskanymi we własnym zakresie przez kontrahenta.
Dobra umowa NDA nie powinna też pomijać szczególnych elementów ochrony tych danych jakie powinien przestrzegać nasz kontrahent. Mianowicie, chodzi o stosowanie środków ochrony w zakresie korzystania czy przechowywania danych, tak by w sposób niekontrolowany nie wyciekły na zewnątrz.
Warto zauważyć, że przedmiotem takiej umowy, zwłaszcza dlatego, że byłoby to bezcelowe, nie powinny być dane, które są powszechnie dostępne, np. ujawnione w KRS. Bez wątpienia nawet jeżeli tego rodzaju dane znalazłyby się w umowie nie będą one podlegały ochronie. Mogłoby to także świadczyć o braku profesjonalizmu, szczególnie gdyby było to łączone z karą umowną za ujawnienie takich danych.
Umowa NDA powinna także określać czas jej obowiązywania. Zważając, że najczęściej będzie ona zawierana wraz z inną umową główną, warto by umowa o poufności była zawierana co najmniej na taki czas jak umowa główna, a jeszcze lepiej by trwała także po zakończeniu umowy głównej.
Znaczenie kary umownej
Kara umowna w umowie NDA jest – z punktu widzenia podmiotu chcącego chronić swe dane – najistotniejszą jej częścią. To właśnie umieszczenie kary umownej sprawia, że taka umowa nie będzie wyłącznie prawną „wydmuszką” bez realnego wpływu na rzeczywistość. Bez kary umownej umowa taka byłaby jedynie deklaracją naszego kontrahenta, gdzie zachowanie danych w tajemnicy byłoby wyrazem wyłącznie jego dobrej woli. Karę umowną możemy właściwie dowolnie określić, np. poprzez konieczność zapłaty określonej kwoty za każde naruszenie. Pamiętajmy też, że jeżeli kara w umowie będzie zbyt wygórowana, drugiej stronie przysługuje prawo żądania od sądu orzekającego jej miarkowania i stosownego pomniejszenia do wagi naruszenia. W tym miejscu warto też wspomnieć o klauzuli umownej, którą warto umieścić właściwie w każdej umowie, w której przewidujemy odszkodowanie za niedochowanie warunków umowy. Mowa oczywiście o klauzuli przewidującej możliwość dochodzenia dodatkowej kwoty pieniężnej, jeżeli szkoda przewyższa przewidzianą w umowie karę umowną. Jest to ważne postanowienie albowiem może się okazać, że naruszenie naszych informacji poufnych może wyrządzić szkodę, której pierwotnie nie przewidywaliśmy. Taka klauzula da nam szansę dochodzenia roszczeń, które realnie zrekompensują poniesioną przez nas stratę.
Umowa NDA z pracownikiem
Umowę NDA warto także zawrzeć z pracownikami zarówno pracującymi na umowie o pracę, jak i zleceniobiorcami w naszej firmie. Często to właśnie nasi pracownicy są źródłem wycieku określonych danych, stąd warto zabezpieczyć się także pod tym kątem. Obecnie umowa NDA z pracownikiem nie różni się znacząco od umowy NDA zawieranej z innym podmiotem.
Do niedawna przepisy przewidywały obowiązek zachowania poufności przez pracownika w trakcie i 3 lata po ustaniu stosunku pracy. Jako termin ustawowy nie podlegał on skróceniu i wydłużeniu. Przepis ten został jednak uchylony i nie ma przeszkód by dowolnie uregulować ten czas w umowie. Ryzyko jakie to niesie za sobą wiąże się z możliwością przeoczenia faktu, iż pracownik, który już u nas nie pracuje nie został objęty umową NDA także po zakończeniu stosunku pracy.
Podsumowanie
Podsumowując umowa NDA jest podstawowym narzędziem, które może zapewnić bezpieczeństwo naszych danych przed ich niepożądanym ujawnieniem. Umowę taką warto zawrzeć zarówno z naszymi partnerami biznesowymi, jak również pracownikami. Dobra umowa, która pozwoli realnie zabezpieczyć informacje poufne może wymagać wiele wysiłku i jednocześnie nie sposób stworzyć jednego uniwersalnego wzoru, który zapewni nam pełną ochronę, dlatego też warto dogłębnie zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy prawnika przy tworzeniu takiej umowy.
