Planujesz uruchomić własny serwis ogłoszeniowy, ale nie do końca orientujesz się w aspektach prawnych związanych z jego uruchomieniem i prowadzeniem? W tym artykule wskażemy Ci najważniejsze zagadnienia prawne, na które musisz zwrócić uwagę decydując się na uruchomienie i prowadzenie portalu ogłoszeniowego, w tym zwrócimy uwagę między innymi na regulamin serwisu ogłoszeniowego oraz inne kwestie prawne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Decydując się na uruchomienie portalu ogłoszeniowego musisz pamiętać o takich kwestiach jak:
- [ 1 ] Na początek wybór formy działalności
- [ 2 ] Wybór grupy docelowej Twojego serwisu ogłoszeniowego
- [ 3 ] Wybór odpowiedniego oprogramowania dla Twojego serwisu
- [ 4 ] Regulamin serwisu ogłoszeniowego – co musisz wiedzieć?
- [ 5 ] Polityka prywatności serwisu ogłoszeniowego zgodna z wymogami RODO
- [ 6 ] Wdrożenie RODO w Twojej firmie
- [ 7 ] Zadbaj o profesjonalną opiekę prawną serwisu ogłoszeniowego
- [ 8 ] Chroń swoją markę
Wszystkie te kwestie zostaną omówione poniżej, zapraszamy do lektury!
[ 1 ] Na początek wybór formy działalności
Zanim rozpoczniesz, powinieneś pamiętać, że prowadzenie serwisu ogłoszeniowego, a zwłaszcza serwisu pobierającego opłaty od użytkowników, może zostać uznane za prowadzenie działalności gospodarczej. Jeżeli więc, dopiero w przyszłości planowałeś wprowadzenie opłat do swojego serwisu, to już teraz powinieneś zastanowić się nad wyborem dopasowanej dla Ciebie formy prowadzenia działalności gospodarczej. Ważne abyś przeanalizował dokładnie wszystkie dostępne formy, ponieważ jest to jedna z najważniejszych decyzji, od której zależeć będzie sposób podejmowania decyzji w Twojej firmie, odpowiedzialność za jej zobowiązania, a także sposób rozliczania podatku i podział zysków. Obecnie możesz wybierać z możliwości zarejestrowania jednoosobowej działalności gospodarczej, rejestracji spółki osobowej (jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej) oraz kapitałowej (akcyjnej lub z ograniczoną odpowiedzialnością).
W tym punkcie porównamy dwie najczęściej wybierane formy czyli jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Na początku powinieneś porównać koszty prowadzenia każdej z działalności. Jeśli ta kwestia jest dla Ciebie istotna, to powinieneś się zastanowić nad rejestracją jednoosobowej działalności gospodarczej – w takim przypadku rejestracja jest bezpłatna, a formalności sprowadzają się jedynie do wpisania Twojej działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Ponadto, nie musisz prowadzić pełnej księgowości tak, jak ma to miejsce w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Brak wymogu prowadzenia pełnej księgowości, pozwoli ci skorzystać z internetowych systemów księgowości online, które pozwolą ci zaoszczędzić na zatrudnieniu księgowej. Musisz jednak pamiętać, że w przypadku jednoosobowej działalności za swoje zobowiązania będziesz zawsze odpowiadał swoim majątkiem, a twoje imię i nazwisko będzie częścią nazwy Twojej firmy i będziesz musiał je podawać na każdym dokumencie, w tym w regulaminie Twojego serwisu ogłoszeniowego.
Spółka z o.o. zapewnia ci więc większą anonimowość w tym zakresie (choć nadal twoje dane jako wspólnika spółki będą znajdować się w publicznych rejestrach np. Krajowym Rejestrze Sądowym). Prowadzenie spółki z o.o. wiążę się jednak z większymi kosztami, które pojawiają się już na samym początku jej rejestracji m.in. ok. 350 złotych opłat rejestracyjnych, jeśli zdecydujemy się na rejestrację online, a także koszty pokrycia kapitału zakładowego. Dodatkowo dochodzi koszt prowadzenia pełnej księgowości oraz podwójne opodatkowanie podatkiem CIT od osób prawnych oraz PIT od Twojego dochodu. Jeśli jednak planujesz prowadzenie działalności na dużą skalę lub w zespole, to warto abyś zastanowił się nad tą formą działalności, ponieważ Twój majątek nie będzie narażony na obciążenie stratami firmy.
Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na rejestrację spółki z o.o., to zgodnie z nowymi przepisami musisz w ciągu 7 dni od jej rejestracji zarejestrować się w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, który powstał aby przeciwdziałać praniu pieniędzy. Każda spółka osobowa oraz kapitałowa (czyli nie spółka cywilna) musi wskazać w powyższym terminie wszystkich beneficjentów rzeczywistych spółki. Za brak wpisu w wyznaczonym terminie do rejestru ustawa przewiduje znaczne kary finansowe.
Podsumowując – jeżeli działasz w pojedynkę i zależy Ci na niskich kosztach, a jednocześnie akceptujesz pełną odpowiedzialność, to zdecyduj się na jednoosobową działalność gospodarczą. Jeżeli działasz w zespole i szukasz sprawnego rozwiązania współpracy, ale przy większych kosztach przynajmniej na początku, to załóż spółkę.
[ 2 ] Wybór grupy docelowej Twojego serwisu ogłoszeniowego
Jeśli wybrałeś już dopasowaną dla siebie formę prowadzenia działalności, warto abyś dalej zastanowił się komu chciałbyś dedykować swój serwis ogłoszeniowy. Czy chciałbyś żeby serwis był ogólnodostępny dla wszystkich, albo tylko specyficznej grupie odbiorców np. studentom szukającym pierwszych praktyk lub nowożeńcom szukającym sal na wesele? Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na świadczenie usług konsumentom masz z jednej strony dostęp do szerokiego grona odbiorców, ale wiąże się to jednocześnie z wymogiem spełnienia wielu obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów prawa (tutaj szczególnie musisz zwrócić uwagę na klauzule niedozwolone czyli zapisy, które rażąco naruszają interesy konsumentów). Przygotowany przez nas poradnik dotyczący obowiązków informacyjnych sprzedawcy możesz pobrać tutaj: https://prokonsumencki.pl/poradnik-obowiazki-informacyjne/.
Jeśli zdecydujesz się na świadczenie usług przedsiębiorcom, to w tym przypadku możesz ograniczyć pewne ryzyka i lepiej zadbać o swoje prawa np. poprzez wyłączenie rękojmi dla przedsiębiorców, zastrzeżenie dla Ciebie prawa odstąpienia od umowy zawartej z przedsiębiorcą czy możliwość usunięcia konta ze skutkiem natychmiastowym. Dlatego ważne jest, abyś zadbał o dobry regulamin serwisu ogłoszeniowego.
[ 3 ] Wybór odpowiedniego oprogramowania dla Twojego serwisu
W zależności od głównej działalności serwisu i jego przewidywanych odbiorców będziesz musiał dopasować odpowiednio stronę swojego serwisu ogłoszeniowego. Jeśli nie chcesz wydawać pieniędzy na pracę informatyka, który stworzy ci dedykowaną platformę, to zastanów się nad skorzystaniem z gotowego rozwiązania np. serwisu abonamentowego. Takie rozwiązanie pozwoli ci przetestować twój pomysł, bez inwestowania jednocześnie dużych środków. Jeśli będziesz chciał skorzystać jednak z pomocy informatyka, to pamiętaj, aby zabezpieczyć w umowie terminy wykonania karami umownymi, aby zmotywować wykonawcę do pracy, a także pamiętaj by zadbać o przeniesienie praw autorskich. Najczęściej takie umowy będą przybierały formę umowy o dzieło. Jeśli jednak planujesz stałą współpracę z informatykiem, to powinieneś rozważyć zawarcie umowy o współpracę (jeśli informatyk posiada swoją działalność), umowy zlecenie lub nawet umowy o pracę. Zawsze jednak dokładnie analizuj treść zawieranych przez Ciebie umów i staraj się nie bazować na gotowych rozwiązaniach, ponieważ nie zawsze mogą być one dopasowane do Twoich potrzeb. Jeśli masz wątpliwości, co do treści umowy, zawsze możesz skonsultować ją z Twoim prawnikiem lub poprosić go o sporządzenie dopasowanej dla Ciebie umowy.
[ 4 ] Regulamin serwisu ogłoszeniowego – co musisz wiedzieć?
W standardowym modelu serwisu ogłoszeniowego informacje wynikające z dodawanych w serwisie ogłoszeń mają charakter wyłącznie informacyjny, a celem zawarcia umowy sprzedaży należy skontaktować się bezpośrednio z ogłoszeniodawcą już poza serwisem. Tym jako właściciel serwisu ogłoszeniowego nie będziesz stroną zawieranych umów sprzedaży. Twoja rola polega tak naprawdę na udostępnianiu platformy, usług elektronicznych jak konto czy Newsletter, pełnienia funkcji administratora danych osobowych oraz bieżącego kontaktu z usługobiorcami serwisu. Musisz pamiętać, że taka informacja musi znaleźć się w regulaminie serwisu ogłoszeniowego. Ponadto warto w regulaminie wskazać, że właściciel serwisu nie jest autorem ogłoszeń zamieszczanych w serwisie, a tym samym nie jest stroną zawieranych już poza serwisem umów sprzedaży.
Kolejną ważną kwestią, która musi zostać uregulowana w regulaminie są usługi elektroniczne w serwisie ogłoszeniowym. W standardowym serwisie ogłoszeniowym na pewno pojawią się takie funkcjonalności jak dodawanie ogłoszenia, formularz kontaktowy, wyszukiwarka dostępnych ogłoszeń, ale także możliwość założenia Konta w serwisie czy zapis na Newsletter. Każda z tych funkcjonalności musi zostać uregulowana osobno w regulaminie serwisu ogłoszeniowego. Należy więc w regulaminie wskazać wyraźnie każdą z usług, poprzez jej zdefiniowanie oraz sposób w jaki usługobiorca serwisu może z niej korzystać oraz w jaki sposób może z niej zrezygnować. Przykładowo opisując usługę elektroniczną „formularz dodawania ogłoszenia” należy wskazać (1) moment rozpoczęcia korzystania (np. przejście do odpowiedniej zakładki na stronie serwisu) (2) kroki niezbędne do skutecznego z niej korzystania (np. wybranie odpowiedniej kategorii, dodanie opisu ogłoszenia, podanie danych kontaktowych oraz kliknięcia pola akcji) (3) sposób zakończenia korzystania z usługi (np. usługa ma charakter jednorazowy i ulega zakończeniu w momencie skorzystania z niej lub zaprzestania korzystania).
W taki sposób należy opisać każdą z funkcjonalności serwisu ogłoszeniowego. Pamiętaj, jednak aby zwrócić szczególną uwagę na warunki zamieszczania ogłoszenia, zwłaszcza jeśli ich zamieszczenie jest odpłatne. W regulaminie należy również umieścić postanowienia, które zabezpieczą właściciela serwisu przed ewentualnymi naruszeniami w tym zakresie. Oprócz określenia przesłanek, które należy spełnić, aby wystawić ogłoszenie, wskazania danych niezbędnych do wpisania w formularzu, zasad odpłatności za zamieszczanie ogłoszeń oraz ich wyróżnianie, sposobu płatności, terminu w jakim ogłoszenie będzie widoczne na stronie, ważne aby poświęcić szczególną uwagę zabezpieczeniu właściciela serwisu przed zamieszczeniem bezprawnych treści przez usługobiorców. Zalecamy wyraźnie podkreślić w regulaminie, iż usługobiorcy zobowiązani są zamieszczać w serwisie jedynie prawdziwe, rzetelne i niewprowadzające w błąd informacje, a zamieszczone ogłoszenie powinno być zgodne z prawem i dobrymi obyczajami mając na uwadze poszanowanie dóbr osobistych, praw autorskich oraz prawa własności intelektualnej zarówno usługodawcy jak i osób trzecich. Dodatkowo w regulaminie serwisu ogłoszeniowego można szczegółowo wymienić przedmioty i usługi, które nie mogą być przedmiotami ogłoszenia zamieszczonego w serwisie.
Więcej na temat regulaminu serwisu ogłoszeniowego pisaliśmy już tutaj: Regulamin serwisu ogłoszeniowego
[ 5 ] Polityka prywatności serwisu ogłoszeniowego zgodna z wymogami RODO
Polityka prywatności serwisu ogłoszeniowego to dokument, który będzie zawierał przede wszystkim zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez administratora (najczęściej będzie to właściciel serwisu) w serwisie ogłoszeniowym, w tym podstawy, cele i okres przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą, a także informacje w zakresie stosowania w serwisie internetowym plików Cookies oraz narzędzi analitycznych.
Zgodnie z obowiązkami informacyjnymi wynikającymi z RODO administrator danych osobowych serwisu ogłoszeniowego powinien poinformować w polityce prywatności o:
- adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska,
- danych kontaktowych inspektora danych wyznaczonego przez administratora ( jeżeli został wyznaczony),
- ogólnych podstawach przetwarzania danych ( m.in. wyrażenie zgody przez osobę, której dane dotyczą )
- celach, okresie oraz podstawie przetwarzanych w serwisie danych osobowych,
- odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych w serwisie ( np. podmioty obsługujące płatności elektroniczne czy dostawcy usług księgowych),
- Profilowaniu (o ile jest stosowane);
- prawach osoby, której dane dotyczą ( m.in prawo do sprzeciwu, cofnięcia zgody czy wniesienia skargi do organu nadzorczego),
- dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
Powyższe elementy to tylko zarys polityki prywatności serwisu ogłoszeniowego. Należy jednak pamiętać, że polityka prywatności, tak jak regulamin, powinna być dopasowana do modelu działania danego serwisu ogłoszeniowego. Ponadto w dokumencie należy również szczegółowo opisać wykorzystywanie plików Cookies w serwisie ogłoszeniowym, zwłaszcza, że ostatnie orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości UE wskazało, że administrator powinien poinformować odwiedzającego stronę o kwestiach takich jak cel stosowania plików Cookies, okres ich stosowania, a także kategorie odbiorców danych osobowych, czyli osobach trzecich, które uzyskują dostęp do plików Cookies na stronie. Szerzej opisujemy zmiany i obowiązki informacyjne w zakresie stosowania plików Cookies w naszym artykule: Zmiany w polityce cookies: nowe obowiązki informacyjne w zakresie stosowania plików Cookies
[ 6 ] Wdrożenie RODO w Twojej firmie
Prowadzenie serwisu ogłoszeniowego wiążę się z koniecznością przetwarzania danych osobowych nie tylko osób dodających ogłoszenia na Twoim portalu, ale także pozostałych użytkowników serwisu np. osób, które pozostawiły swoje dane w formularzu kontaktowym do danego ogłoszenia. Przetwarzanie takiej ilości danych osobowych będzie pociągało za sobą obowiązek spełnienia i wdrożenia wymogów Rozporządzenia RODO.
Tak, jak wskazaliśmy w poprzednim punkcie, jednym z elementów wdrożenia RODO jest sporządzenie i umieszczenie na stronie polityki prywatności i polityki Cookies serwisu. Pamiętaj jednak, że samo posiadanie polityki prywatności nie oznacza wdrożenia RODO w Twojej firmie. Ważne, abyś posiadał odpowiednią dokumentację wewnętrzną, do której wgląd będziesz miał Ty oraz twoi pracownicy. Posiadanie odpowiedniej i prawidłowo sporządzonej dokumentacji jest niezwykle istotne na wypadek kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W przypadku jej braku możesz narazić się na znaczne kary finansowe.
Dokumentacja wewnętrzna powinna zawierać m.in.:
- politykę bezpieczeństwa, określającą najważniejsze zasady przetwarzania danych osobowych w Twojej firmie, zasady przetwarzania danych przez Twoich pracowników, wykaz urządzeń stosowanych do przetwarzania danych, środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla ochrony przetwarzanych danych;
- ewidencję podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych;
- rejestr czynności przetwarzania;
- ewidencję incydentów naruszeń zasad prawidłowego przetwarzania danych;
- ewidencję upoważnień do przetwarzania danych;
- dokument będący przeprowadzoną indywidualnie dla Twojej firmy analizą ryzyka wynikającego z przetwarzania danych w Twojej firmie oraz zawierający ocenę skutków tego ryzyka dla przetwarzania danych.
Nie możesz zapominać również o kolejnym istotnym obowiązku jaki nakłada na Ciebie RODO, a mianowicie o zawarciu tzw. umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Są to umowy, które musisz zawrzeć ze wszystkimi podmiotami zewnętrznymi wobec Twojej firmy, którym przekazujesz dane osobowe Twoich klientów, użytkowników serwisu czy nawet pracowników. Prowadząc serwis ogłoszeniowy najczęściej będziesz przekazywać dane osobowe takim podmiotom jak:
- dostawcy oprogramowania potrzebnego do prowadzenia Twojego serwisu internetowego i do obsługi jego poszczególnych usług elektronicznych np. dostawcom poczty elektronicznej potrzebnej do wysyłania powiadomień e-mail związanych z realizacją usług w serwisie lub obsługi newslettera
- biura rachunkowe, jeśli sam nie prowadzisz swojej księgowości lub kancelarii prawnej, jeśli korzystasz z ich usług
- operatorom płatności internetowych, w tym operatorom szybkich przelewów i płatności kartą płatniczą
W niektórych przypadkach, podczas podpisywania umów o świadczenie usług z takimi podmiotami możesz uzyskać informację, że nie musisz podpisywać dodatkowej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, ponieważ odpowiedni paragraf zawieranej umowy posiada już wymagane rozporządzeniem RODO zapisy. Zawsze jednak sprawdź lub skonsultuj z Twoim prawnikiem treść zawieranej umowy.
[ 7 ] Zadbaj o profesjonalną opiekę prawną serwisu ogłoszeniowego
Nawet idealnie skrojony pod Twoją działalność dokument, nie uchroni ciebie przed zagrożeniami i ryzykiem związanym z prowadzeniem własnej działalności, w tym również windykowaniem naleźności. Dlatego warto pomyśleć o wsparciu prawnika, który zadba o Twoje prawa i udzieli ci pomocy w nawet najbardziej skomplikowanych sprawach związanych z Twoim serwisem ogłoszeniowym. Możesz zatem skorzystać z pomocy jednorazowej, jak i stałej opieki prawnej opłacanej w formie abonamentu. Dzięki nowoczesnym kanałom komunikacji nie musisz już też korzystać z usług tradycyjnych kancelarii i umawiać się na spotkanie, ale możesz zamiast tego skorzystać z telefonicznych lub mailowych porad prawnych. Pomoc prawnika może się okazać konieczna zwłaszcza podczas zawierania umów z Twoimi kontrahentami. Prowadząc serwis ogłoszeniowy będziesz zawierał najczęściej umowy z dostawcą oprogramowania dla Twojego serwisu, agencją marketingową, agencją SEO czy dostawcą płatności. Takie umowy mogą być bardzo rozbudowane, dlatego ważne jest dokładne zapoznanie się z ich treścią, tak abyś miał pewność co gwarantuje Tobie dana umowa oraz czy jej postanowienia nie są dla ciebie niekorzystne np.wygórowane kary umowne. Konsultacja umowy z prawnikiem pozwoli Ci uniknąć bądź ograniczyć potencjalne problemy w przyszłości.
[ 8 ] Chroń swoją markę
Ostatnią kwestią na którą powinieneś zwrócić uwagę jest ochrona wypracowanej przez ciebie marki. W przypadku prowadzenia serwisu ogłoszeniowego, warto pomyśleć o zastrzeżeniu jego nazwy jako znaku towarowego. Wówczas Twój znak towarowy będzie podlegał ochronie prawnej. Oznacza to, że nikt inny, poza Tobą, nie będzie mógł oznaczać swoich usług Twoim znakiem. Dotyczy to oczywiście wyłącznie usług, dla których Twój znak został zarejestrowany i konkretnego terytorium. Przykładowo jeżeli więc zarejestrujesz znak, w kategorii dotyczącej prowadzenia serwisu ogłoszeniowego, to osoba, która prowadzi sklep odzieżowy, nie będący serwisem ogłoszeniowym będzie mogła posługiwać się podobnym do Twojego znakiem. Dzięki temu zyskujesz więc swego rodzaju monopol, a nazwa lub logo Twojego serwisu ogłoszeniowego będzie kojarzona tylko z Tobą jako właścicielem serwisu. Ponadto, gdy stajesz się właścicielem znaku towarowego, zyskujesz pewność, że nie naruszasz praw innych i nie narażasz się na ryzyko, że ktoś inny zarejestruje Twój znak, a Ty zostaniesz wezwany do zaprzestania naruszeń w postaci posługiwania się tym oznaczaniem. Wówczas musiałbyś zmienić swoje oznaczenie np. nazwę serwisu ogłoszeniowego, co nie tylko naraziłoby Ciebie na poniesienie znacznych kosztów związanych z zaprojektowaniem nowego oznaczenia oraz zmiany domeny, ale również utraciłbyś zdobytą renomę marki. Szerzej o korzyściach rejestracji znaku towarowego dowiesz się z przygotowanego przez nas artykułu: Dlaczego Sprzedawca Internetowy powinien zarejestrować znak towarowy swojego sklepu, jak to zrobić i ile to kosztuje – poradnik od prawników Prokonsumencki.pl
Podsumowanie
Zanim założysz swój własny serwis ogłoszeniowy, musisz zwrócić uwagę nie tylko na aspekty techniczne związane z działaniem i wyglądem Twojej strony, ale również na aspekty prawne prowadzenia tego typu działalności. Podsumowując, decydując się na uruchomienie portalu ogłoszeniowego musisz pamiętać o takich kwestiach jak:
- [ 1 ] Na początek wybór formy działalności
- [ 2 ] Wybór grupy docelowej Twojego serwisu ogłoszeniowego
- [ 3 ] Wybór odpowiedniego oprogramowania dla Twojego serwisu
- [ 4 ] Regulamin serwisu ogłoszeniowego – co musisz wiedzieć?
- [ 5 ] Polityka prywatności serwisu ogłoszeniowego zgodna z wymogami RODO
- [ 6 ] Wdrożenie RODO w Twojej firmie
- [ 7 ] Zadbaj o profesjonalną opiekę prawną serwisu ogłoszeniowego
- [ 8 ] Chroń swoją markę
Jeśli zamierzasz w najbliższym czasie uruchomić serwis ogłoszeniowy lub jesteś już jego właścicielem, to zachęcamy Ciebie do skorzystania z usług naszych doświadczonych prawników, którzy nie tylko udzielą ci kompleksowego wsparcia prawnego, ale również przygotują dla Ciebie w pełni dopasowany regulamin oraz politykę prywatności dla Twojego serwisu ogłoszeniowego.
